Знание может быть силой Notes. Но без соответствующей инфраструктуры предприятия компании не могут использовать данные, к которым необходим постоянный доступ
Управление стратегическими данными в Notes. Это было задачей для 20 с лишним старших должностных лиц из отделов информационных технологий, собравшихся в декабре во временно приспособленном под штаб нью-йоркском отеле, чтобы попытаться найти - и решить - одну из самых надоевших проблем, мешающих развитию Notes.
Фирма Coopers & Lybrand LLP, имеющая 33 000 клиентов в Notes и более 2000 баз данных Notes по всему миру, оказалась в центре этого водоворота. Согласно Алану Барену, менеджеру Strategic Technology Group фирмы C&L и одному из главных запевал на встрече, скорость, с какой Notes распространялась по организации, оказалась ловушкой: Notes увеличила возможности пользователей, но при этом породила цепочку островов баз данных и избыточных приложений, что мешает полноценно использовать информацию для успешного ведения конкурентной борьбы.
"Никто не рассчитывал, что вы будете хранить всю важную информацию, к которой необходим постоянный доступ, под Notes, - сказал Барен. - У нас оказалась разреженная, похожая на расширенную трубу матрица приложений и связанные с ними наборы данных".
Знание - сила
Фирма C&L, как и другие первопроходцы, установившие во многих отделах Notes, столкнулась с необходимостью выработки компромиссов. Внедрение Notes, как правило, происходившее либо стихийно, либо по приказу высокого начальства, начинало жить своей жизнью, часто в отсутствие традиционных стандартов для разработки приложений и политики корпорации по отношению к имеющемуся ПО. Это открыло путь новому классу задач управления данными и знаниями, не полностью охватываемых не только самим Notes (даже и новой версии 4.0), но и ПО, расширяющим его функции, или поставщиками хранилищ данных. Эти компании, к примеру, жалуются на спирально растущую стоимость разработки избыточных приложений и хранения избыточных наборов данных. Хуже того, их эксперты опасаются, что необходимая в условиях конкуренции информация не используется разумно.
Вопросы управления знаниями возникают, когда пользователи пытаются найти нужную информацию, хранящуюся в разнообразных базах данных Notes, и получить к ней доступ. С потоком информации из Internet, хлынувшим в компании, эта проблема лишь усилилась.
Хотя проблемы типа "а куда же это я смотрю" были особенно актуальны для компаний, внедрявших Notes стихийно, они взимали дань и с организаций, устанавливавших ПО более централизованным способом. Такое случилось, к примеру, с фирмой Andersen Consulting, имеющей более 1400 официально сертифицированных баз данных Notes с сотнями локальных приложений. Как сказал Дейв Дурфи, бывший консультант по технологии в Andersen, теперешний президент Teamwork Intermedia - консультативного центра Notes в Бруклине (шт. Массачусетс), хотя высокое начальство и объявило Notes стандартом, Andersen все еще возится с отдельными группами, использующими собственные приложения и стандарты.
По словам Дурфи, Andersen боролась с приложением Notes, которое функционировало как единственная точка входа. С его помощью пользователи могли задавать базу данных, с которой они собирались работать на ПК, и направлять запросы в море разбросанных Notes-серверов фирмы. Чтобы справиться с появлением избыточных данных, Andersen назначила "привратников" из различных подразделений, они вместе с центральным отделом информационных систем пытаются тщательно проверять и объединять различные базы данных Notes. Кое-чего они уже добились, но процесс еще не закончен.
Под копирку
Разработка приложений для Notes в отделах предприятия - еще одна область, в которой наблюдается дублирование. Часто многочисленные группы внутри компании обладают собственными вариациями на тему приложений Notes и связанных с ними данных, которые использовались бы лучше, если бы с ними работала компания.
Посмотрим на большую финансовую компанию East Coast, где Notes быстро стала предпочитаемой платформой, которая следит за клиентами, изучает рынок, корпоративные связи и работает с данными, поступающими в реальном времени. Разрабатывая свою версию каждого приложения, компания вскоре поняла, что у каждого есть свои особенности. И вот решение: она быстро обуздала разработку и начала кампанию по внедрению наилучших бизнес-правил и созданию глобальной инфраструктуры Notes.
"Теперь у нас есть хранилище повторно используемых объектов для приложений Notes, которые можно проверить в деле, - сказал вице-президент по технологиям, который предпочел остаться неизвестным. - Стало ясно, что 20% приложений выполняют 80% необходимых функций".
Более дюжины сотрудников фирмы выделены для приобретения практики в Notes. Группа инфраструктуры отвечает за тиражирование и внедрение глобальных средств для мониторинга серверов и диагностики проблем, другая группа выполняет ежедневные операции и обслуживание, консультационная группа определяет самые лучшие практические рекомендации и обеспечивает качество.
Поэтапный подход
C&L со временем планирует создать в масштабах всей фирмы хранилище как для структурированных, так и для неструктурированных данных. Первым пунктом плана, рекомендованного консультационной фирмой Connexus Consulting Group (Андовер, шт. Массачусетс), является создание комплекта из четырех приложений для Notes: библиотеки ссылок на газеты, "белых книг" (англ. официальное издание) и т. п.; системы слежения за маркетингом/клиентами; центра для сбора и рассылки предложений; хранилища адресов клиентов и анкет - все это разрабатывается централизованно и предоставляется каждой группе.
В рамках следующего этапа C&L оценит такие продукты, как ReplicAction фирмы Casahl Technology, NotesPump корпорации Notes и Notrix Composer фирмы Percussion, чтобы объединить данные Notes с традиционными структурированными данными, хранящимися в системах компании с непрерывным доступом. Далее C&L планирует создать хранилища масштаба всей компании, которые охватят как традиционные данные, так и неструктурированную информацию Notes.
Как объяснил Барен, чтобы достичь этой цели, C&L надеется, что Lotus внедрит более мощное средство Notes. Возможности Notes 4.0 поддерживать более 4 Гб данных и объекты данных Lotus Script, о которых было объявлено в декабре, выведут Notes на дорогу к стратегической архитектуре данных предприятия, добавил он. "Смысл в том, чтобы разделить структуру хранения данных Notes с каждым приложением", - сказал Барен.
Представители Lotus (Кеймбридж, шт. Массачусетс) говорят, что разработчики также должны применить традиционную технику хранения данных. "Им нужно внедрять инструменты и концепции, которые они используют, в другие продукты Notes для предприятий", - сказал Питер О’Келли, старший менеджер продукта Notes.
Для компаний, просто облегчающих внедрение Notes, мыслить в терминах влияния их на предприятие - значит предвосхитить многие из проблем управления данными. Формализация и следование набору наилучших бизнес-правил - это необходимость, считает Марк Тебб, президент консультационной корпорации Lante (Чикаго). Немаловажное место в списке занимает отображение правил присвоения имен для людей и серверов, а также установление модели тиражирования и синхронизации. Проведение определенной политики в отношении владения данными и создание стандартов разработки тоже существенны.
Хираму Клаудио посчастливилось побывать по обе стороны баррикады. Важный участник внедрения Notes в C&L, Клаудио играет по правилам с тех пор, как начал внедрять Notes в фирме Time. "Time повезло, что у человека, внедряющего Notes, сейчас больше опыта, чем когда он занимался этим в C&L", - сказал он.
Бет Стеклол
Адрес электронной почты Бета Стекпола: beth_freedman@zd.com.
