МАРГАРИТА ФУЗЕЕВА :ПРАКТИЧЕСКИЙ КОНСАЛТИНГ ДЛЯ СМБ
Не верится, но прошло уже более 100 лет, как итальянский экономист Вильфредо Парето открыл один из основных принципов человеческой деятельности, вполне применимый сегодня практически для любого бизнес-процесса. В 1897 г. он установил удивительное соответствие "20 на 80", которое в базовой интерпретации имеет следующий смысл: 80% того, чего реально достигает человек, отнимает у него лишь 20% затрачиваемого им времени.
Конечно же за прошедший век бизнес-процессы претерпели значительное изменение. Внес свою лепту и второй закон термодинамики, утверждающий, что беспорядок в предоставленном самому себе рабочем пространстве постоянно растет. За счет усиливающейся конкуренции любому движению вперед мешает все более сильное сопротивление окружающей среды. Эти и многие другие факторы привели к тому, что знаменитый принцип Парето сегодня чаще интерпретируется, как "30 на 70". А не так давно у него появилось и современное толкование. И вот новое актуальное звучание этого принципа: 30% усилий приносят 70% результата; при этом 70% усилий тратятся на определение и планирование тех самых 30%, которые обеспечат основной результат.
Кто-то улыбнется, прочитав такое продолжение, кто-то тяжело вздохнет... И не столь важны сами цифры: 20% или 30%? Главное, каждому понятно, что далеко не вся его деятельность эффективна. И как часто итогом рабочего дня становится не усталость, а неудовлетворенность: "Целый день крутился без остановки, а ничего не сделано!" Страшнее всего, если так происходит изо дня в день, тогда остается либо привыкнуть и "заточить" себя в рамках текучки, либо все-таки попытаться найти выход.
Самое очевидное решение - планирование деятельности. Пишите планы, призывают нас теоретики и практики тайм-менеджмента (ТМ), пишите, не ленитесь - глобальные и ежедневные, квартальные и недельные, на месяц и на день.
Да пишем мы, пишем! И инструментов ТМ у каждого найдется достаточно, начиная с банального будильника и заканчивая компьютерными программами. Но не работают они так, как хотелось, не дают удовлетворения от хорошо сделанной работы, именно ТОЙ, что надо было ДЕЛАТЬ СЕЙЧАС, именно той, что даст осознание важности данного момента. Придется признать, что или существующие инструменты ТМ не работают, или мы их недостаточно эффективно используем.
Некоторое время назад мы наблюдали взрывообразный рост интереса к проблемам управления временем - многочисленные курсы, книги, сайты и сообщества любителей ТМ тому свидетельства. Сейчас интерес к этому направлению значительно снизился, и именно потому, что для основной массы тружеников все это "умное и красивое" НЕ работает. Более того, у каждого из нас появились свои "претензии" к теории ТМ или некоторым ее интерпретациям. Например, я принципиально не согласна с многими теоретиками ТМ, настоятельно рекомендующими разбираться с каждой бумагой, появляющейся на столе, с каждым электронным письмом, приходящим в ящик, сразу по мере поступления. Меня это категорически не устраивает, потому что среди приходящих бумаг, писем и даже распоряжений есть такие, на которые не имеет смысла тратить никакого времени. Миф о немедленном просмотре каждой бумаги должен уступить место реальности, в которой большинство бумаг не должны попадать на ваш стол никогда! Хотя это тоже скорее мечта, к ней можно только приблизиться.
| Современная интерпретация принципа Парето: 30% усилий приносят 70% результата; при этом 70% усилий тратятся на определение и планирование тех самых 30%, которые обеспечат основной результат. |
Почему обычно не работает ТМ? Потому, что в реальности "планирование = скучно + нереально + стресс". Постоянно все планировать СКУЧНО, выполнить все планы НЕРЕАЛЬНО, невыполнение планов ведет к СТРЕССУ. Что же делать? Попробуем решить задачу в комплексе: нам нужен инструмент, который позволит значительно сократить затраты на определение тех самых 20-30% основных усилий (назовем их оптимальными). При этом хорошо бы принципиально изменить формулу планирования, превратив ее в "планирование = интересно + реально + оптимальный результат". Вам интересно? Думаете, нереально? Давайте все же попробуем.
Ранее я уже вводила такое понятие, как Оптимальный Конечный Результат (ОКР). Назначение своего ОКР для разных областей жизни можно назвать "установкой жизненных приоритетов". Очень важно понимать, что ОКР - это не то, что НАДО делать, а то, чего я по-настоящему ХОЧУ достичь. Поэтому для правильного определения своего ОКР в разных областях жизни нужно вначале хорошо подумать. "Хочу" - может быть на уровне инстинктов, а может быть осознанным, может быть эмоциональным или интеллектуальным. То есть "ХОЧУ" - это осознанная МОТИВАЦИЯ.
Перечислим основные правила для определения своих ОКР.
1. Можно устанавливать ОКР на длительный срок, но чтобы избежать грубых ошибок, обязательно разбейте его на обозримые этапы (полгода, три месяца, месяц), для каждого из которых установите свой ОКР. Обозначенные вами промежуточные ОКР должны приводить к конечному результату, установленному вами.
2. Определите несколько важных для себя жизненных категорий, в каждой из которых вы будете определять свой ОКР. Например, можно выделить четыре основные категории:
- профессиональные и интеллектуальные приоритеты (повышение профессионального уровня, карьерный рост, развитие способностей...);
- финансовые приоритеты (накопление сбережений; покупка квартиры...);
- физическое состояние (поддержание хорошей физической формы, укрепление здоровья...);
- отношения с людьми (семья, близкие, друзья, сотрудники...).
3. В каждой категории составьте список того, что для вас важно достичь на данном этапе. После составления возвращайтесь к этому списку несколько раз, вычеркивая то, что менее важно, объединяя дублирующие пункты. В окончательном списке не должно быть слишком много пунктов (не более трех - пяти). Главное - вы должны быть уверены, что поставленные цели - это то, что вы действительно ХОТИТЕ сделать, а не то, что вам нужно делать.
4. Перепишите список так, чтобы все пункты выражались в активной позитивной форме, например: добиться повышения зарплаты, достичь финансовой независимости, помириться с тетей... Такие формулировки позволяют легче планировать свои действия, чем фразы типа "установить хорошие отношения с...", "не просить денег у родителей" или "не ругаться с тетей".
5. Используйте свой список ОКР в сложных моментах для того, чтобы определить, как действовать. Тогда у вас появится универсальный критерий при разрешении тупиковых ситуаций: имея несколько одинаковых по важности дел назначенных на одно время, нужно проверить их на соответствие ОКР - дело, которое больше отвечает вашим ОКР, должно иметь более высокий приоритет.
6. Разработайте систему поддержки. Для этого можно использовать самые разные мероприятия. Например, выписать все главные ОКР на маленькие карточки, положив их туда, где они будут попадаться на глаза (ежедневник, портфель, рабочий стол), либо создать в электронном виде задачи Outlook, заметки на рабочем столе. Можно просто регулярно читать список ОКР - это стимулирует и "двигает" будущее в нужном направлении.
Если частое попадание на глаза какой-то цели вас раздражает, а не стимулирует, то это признак того, что ОКР поставлен неправильно - ведь должно быть то, что вы ХОТИТЕ, а не то, что НАДО. Найдите того, кому вы сможете рассказать о своих достижениях в назначенный срок. Когда некому отчитаться, то легко отклониться. Если кто-то ждет информации о ваших достижениях, это увеличивает ваши шансы на успех. Хорошо работают ободряющие фразы на видных местах или в записной книжке, например: "Сегодня - великий день, я закончу замечательную презентацию, которая заставит всех клиентов покупать и увеличивать мой доход!" Обязательно награждайте себя за осуществление очередного шага на пути к ОКР. Если в беседе с руководством вы оказались на высоте, не растерялись и спокойно доказали свою правоту, то обязательно наградите себя (скажем, тем, что вовремя уйдете с работы).
С установкой приоритетов в отдельной области мы разобрались. Но как быть, если важная цель в профессиональной области противоречит первой строчке в списке ОКР для семейных отношений? А если выбирать нужно не между двумя направлениями, а учитывать все четыре? В свое время для разрешения таких ситуаций мы с моим партнером Александром Фузеевым придумали простой инструмент, который назвали "оптимизирующий квадрат". Его применение позволяет учитывать большое количество критериев и принципиально повысить вероятность оптимального выбора. Это и будет темой нашего следующего разговора.
С автором статьи можно связаться по адресу: margo@starcons.ru.
