ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА

Наследник Push-технологии обещает избавить корпоративную среду от излишков электронной почты

Электронная почта, с одной стороны, делает нашу жизнь невыносимой, но с другой - как без нее сегодня обойтись? Этот незаменимый для любого бизнеса инструмент порой камнем виснет на шее офисного работника или специалиста ИТ. Вместо того чтобы своевременно попасть в руки получателя, важная корреспонденция буквально тонет в переполненных ящиках, а необъятные потоки спама и никому не нужных сообщений грозят наглухо заблокировать и серверы, и сетевые каналы.

Высококвалифицированные профессионалы вынуждены тратить свое дорогое время на проверку почтовых ящиков и поиск нужной информации на Web-узлах. Во избежание всего этого многие руководители ИТ решают: "Хватит!" - и переходят на технологию RSS, которую рассматривают как панацею ото всех болезней e-mail.

"Электронная почта никогда не претендовала на роль новостного источника", - уверен Чарльз Кевин Хилл, руководитель ИТ в компании Procter & Gamble (P&G), бытовые товары которой известны по всему миру. По долгу службы ему приходится следить за тем, чтобы интеллектуальные сотрудники фирмы оперативно и без мусора получали необходимые для работы новости.

Грэтч: “Маркетологи Dykona

 просто в восторге от RSS”

В первую очередь это касается двух сотен специалистов, занимающихся распределением задач и приводящих в движение всю основанную на аутсорсинге бизнес-модель P&G. "Из всех интеллектуальных работников именно им приходится сталкиваться с самыми сложными проблемами. Поэтому мы предложили таким специалистам управлять внешними источниками информации с помощью средств RSS", - поясняет Хилл. В этих целях в компании используется программный инструментарий NewsGator Enterprise Server фирмы NewsGator Technologies.

Для исходной аббревиатуры RSS сейчас придумано множество толкований, но чаще всего она расшифровывается как Really Simple Syndication - предельно простое распространение новостей по подписке. Пользователям ПК сегодня предлагается множество программ чтения RSS - браузерных утилит, как правило, бесплатных, получающих по подписке новостные сообщения и выводящих их на экран компьютера.

С тех пор как семь лет назад в браузере Netscape Communicator фирмы Netscape Communications состоялся дебют такой функции, ее популярность среди технически грамотных потребителей постоянно растет. А в нынешнем году технология должна выйти и на корпоративный уровень, чему способствуют сразу два заметных события.

Во-первых, Microsoft улучшила и развила ее поддержку в своем почтовом клиенте Outlook и сервере SharePoint Server, а во-вторых, подразделение Lotus корпорации IBM предусмотрело поддержку RSS в своем Notes Domino 8, выпуск которого намечен на середину 2007 г.

Такая технология прекрасно дополняет блоги, вики и подкасты, столь любимые поколением Y, родившимся в 80-х и 90-х годах прошлого века, то есть именно теми, кто начинает сейчас занимать рабочие места на предприятиях. А ведь RSS как раз и может обслуживать контент и блогов, и вики, и подкастов одновременно.

"Хотя эта технология разрабатывалась с прицелом на бытовых потребителей, она способна принести гораздо большую пользу компаниям, чем отдельным пользователям, - считает аналитик фирмы Forester Research Оливер Янг. - С ее помощью компании нетрудно упростить существующие формы общения, так что эффект становится заметен сразу. RSS делает намного эффективнее электронную почту. Она нацелена на оперативность, на все, что требует повышенного внимания. И приносит ощутимую пользу".

На зарождающемся рынке корпоративных средств RSS активно действуют три начинающие фирмы: Attensa, KnowNow и уже упоминавшаяся выше NewsGator - самая крупная из них. Каждая из этой троицы всеми силами старается сделать себе имя в данной области. Все они усиленно занимаются интеграцией своего инструментария с платформой электронной почты Microsoft Exchange, без которой нечего и думать о проникновении в корпоративную среду.

Реализация достоинств RSS на предприятии - очень серьезная задача для специалистов ИТ, включая Хилла из P&G. "Никаких технических барьеров в RSS нет, а вот психологический возникает. Нужно, чтобы у сотрудников появилось желание пользоваться этой технологией, - говорит он. - Вот только у тех, на кого обрушивается больше всего новостей, остается все меньше и меньше времени на освоение новых технических средств".

Из такой ситуации Хилл нашел следующий выход: выявить наиболее склонных к новым технологиям пользователей, разослать им новостные сообщения с программного сервера NewsGator Enterprise Server, а затем ждать результатов. "Новость передается из уст в уста. Достаточно направить по нужному пути лидеров инноваций, и другие сотрудники сами станут обращаться к вам", - уверен Хилл.

Юридические компании никогда не спешили переходить на новые технологии, однако нынешняя ситуация в области маркетинга подобных услуг подталкивает их к этому, как никогда раньше. Действующая в национальном масштабе юридическая фирма Dykema Gossett из Детройта, скажем, уже развернула у себя NewsGator Enterprise Server, чтобы повысить эффективность работы своих менеджеров маркетинга.

"Когда крупной корпорации требуются юридические услуги, она публикует запрос на предложение RFP, а затем принимает и рассматривает отклики на него", - поясняет Билл Грэтч, менеджер Web-технологий Dykema. Информация о таких запросах и ответных предложениях хранится в базе данных, откуда менеджер по маркетингу Dykema получает сообщения RSS. И персоналу фирмы это пришлось по душе, замечает Грэтч. Первый успех вдохновил его, и было решено с помощью этой же технологии попробовать избавить пользователей от бед электронной почты.

"Универсальная e-mail просто ужасна, - констатирует он. - Она обслуживает у нас восемьсот сотрудников всех рангов, среди которых есть и вспомогательный персонал, и адвокаты, и маркетологи. Всех их страшно раздражает огромное количество мусора в ящике". Пакет же NewsGator тесно интегрирован с Microsoft Outlook и позволяет централизованно управлять всей системой - это и послужило основными аргументами в пользу корпоративной реализации RSS.

Эффектное применение пакету нашла и чикагская компания Spencer Stuart, производящая поиск информации по заказу клиентов. NewsGator Enterprise Server помогает ее сотрудникам постоянно получать самые свежие сведения о производстве потребительских товаров, технологиях, мультимедийных продуктах, финансовых услугах и многом другом. Всем этим областям присущ высокий динамизм, а значит, фирме необходимо непрерывно отслеживать кадровые перестановки, слияния компаний и их переход из рук в руки.

"Мы стремимся поставить RSS на службу всем своим пользователям, - рассказывает старший менеджер компании Треппер Маркелз. - Раньше нам приходилось постоянно посещать интересующие нас сайты и смотреть, не произошло ли там каких-то изменений. Каждый сотрудник вел тогда собственный лист закладок. Благодаря же RSS нам больше не надо самим искать требующуюся информацию - обо всех изменениях мы теперь узнаем автоматически. Вместо бесконечного посещения нужного узла достаточно подписаться на рассылку RSS с него".

Эта технология помогает также следить за состоянием дел в различных отраслях и за потенциальными кандидатами на тот или иной пост. Когда работаешь, скажем, в финансовой области, очень важно иметь возможность оперативно получать информацию о слиянии банков, а также знать с полсотни ведущих маркетологов и главных бухгалтеров. Контролировать разнообразные источники отраслевой информации и доводить эти сведения до сотрудников Spencer Stuart Маркелзу помогает NewsGator Enterprise Server.

Как и Грэтч, Маркелз считает этот административный инструментарий крайне важен для любой корпоративной среды. "NewsGator обладает отличными возможностями администрирования, - отмечает он. - Все средства здесь интегрированы с Active Directory, вы можете добавлять пользователей целыми группами и даже следить, кто получает больше всего новостных сообщений".

Итак, все свидетельствует о том, что 2007 г. станет важной вехой на пути RSS в корпоративную среду. Однако этой технологии присущ ряд слабых мест, способных затормозить переход на нее специалистов ИТ и компаний в целом. Если, скажем, не принять надлежащих мер, реализация системы RSS может привести к резкому увеличению сетевого трафика и вызвать заторы на пути его прохождения.

"Сама по себе технология просто отлична. Вот только многие пользователи склонны недооценивать необходимую для нее пропускную способность каналов связи. А это может создать серьезные проблемы для тех, кто ищет и предоставляет информацию по заказу клиентов" - такого мнения придерживается Брюс Элгорт, один из основателей сообщества открытых кодов OpenNTF.org.

"Подразделениям ИТ следует действовать крайне осмотрительно, - добавляет Элгорт. - Особенно при выходе на гигантские рынки, где на их Web-серверы будут поступать миллионы запросов". В таких условиях следует иметь в виду, что увеличение подписки на сообщения RSS может сократить число запросов к информационным Web-страницам.

Брюс Элгорт из OpenNTF

 предупреждает: сообщения

RSS способны создать

сетевые заторы

Проблематично, по оценке Хилла, выглядит и развертывание системы RSS там, где используется сразу несколько разнотипных почтовых платформ. "В смешанных средах эта технология наталкивается на множество препятствий", - признает он исходя их опыта своей работы с Lotus Notes и Microsoft Exchange. Особенно сложно оказалось реализовать единый вход пользователя в систему. Сервер Microsoft SharePoint Server и клиент Outlook, как выяснилось, не обеспечивают аутентификации RSS на клиентских системах.

Создать RSS не так уж сложно

В мире Web 2.0 умение вручную кодировать файлы RSS требуется зачастую так же, как и умение создавать и редактировать исходные тексты документов PDF. На первом этапе освоения этой технологии компания быстро находит множество готовых приложений, способных автоматически преобразовывать в сообщения RSS любую информацию из блогов, с платформ управления контентом, из поисковых механизмов и даже операционных систем. Но, как и в случае со средствами автоматической генерации Web-страниц, очень скоро становится ясно, что "машинные" письма RSS содержат отнюдь не то, что хотел бы включить в них человек. Может оказаться и так, что автоматика использует вовсе не тот стандарт RSS, который лучше всего подходит для конкретного бизнеса.

К счастью, файлы RSS редактируются довольно легко. В большинстве случаев изменить такое письмо даже проще, чем подготовить базовый документ HTML. Дело в том, что содержимое сводки RSS хорошо понятно человеку и полностью соответствует привычной структуре метаданных.

Взять хотя бы стандартные теги RSS наподобие <title> (заголовок), <description> (описание), <pubdate> (дата публикации) и <link> (ссылка). Чувствуете? Что заключено между этими служебными словами, понятно без всяких синтаксических справочников. Открыв такое письмо в обычном текстовом редакторе, сразу же понимаешь, о чем идет в нем речь.

Несколько труднее определить, какие версия и стандарт RSS лучше всего подойдут в том или ином случае. На заре развития этой технологии единого толкования аббревиатуры RSS не было. Одни расшифровывали ее как RDF Site Summary (сводка сайта с применением инфраструктуры описания ресурсов), другие - как Really Simple Syndication (предельно простое распространение новостей по подписке), третьи - еще как-то. В такой обстановке соперничающие между собой группы создавали несогласованные версии формата, что в конце концов привело к путанице.

Свою лепту внесло сюда и недавнее появление стандарта Atom. Призванный, по идее, устранить различия между разными вариантами RSS и теснее связать синдикацию со стандартами XML, он стал по существу очередной разновидностью синдикации, которую должен был унифицировать (таким, по крайней мере, представляется положение дел на данном этапе).

И все-таки даже в сегодняшней многоформатной среде RSS сходств гораздо больше, чем различий. Достаточно научиться создавать и редактировать такие сообщения в одном формате - и никаких проблем с работой в других не возникнет.

Те, кто не боится черной работы, кто готов сесть за текстовый редактор и приняться за составление файла RSS вручную, найдут массу ресурсов, описывающих все входы и выходы таких стандартов. Хорошим подспорьем здесь может стать сайт AtomEnabled (www.atomenabled.org). Пошаговые инструкции по созданию сообщений в формате RSS 2.01 опубликованы по адресу: www.xul.fr/en-xml-rss.html. Ценную информацию можно, естественно, найти и на Web-узле консультативного комитета RSS Advisory Board (www.rssboard.org).

Джим Рапоза

И все же даже эти трудности не в силах серьезно задержать распространение RSS. Как отмечает Янг из компании Forrester, сегодня функциями RSS обрастает все больше основных приложений. В качестве примера он приводит пакет Spanning Salesforce 3.0 фирмы Spanning Partners, с помощью которого Salesforce.com рассылает своим торговым агентам информацию о новых потенциальных покупателях и контактах. А делается это по технологии RSS. Особую ценность такая возможность приобретает, когда человек находится в пути. С учетом этого разработан формат NewsGator Go For Windows Mobile, пригодный для вывода сообщений RSS на экраны мобильных устройств.

На будущее Янг предсказывает появление программных компонентов, которые смогут "переговариваться" посредством сообщений RSS. "Если корпоративные приложения поддерживают эту технологию, то они вполне могут обмениваться информацией в формате XML", - уверен он. Таким путем, скажем, программа управления цепочечными поставками станет оповещать системы управления торговым персоналом о наличии той или иной продукции.