ИЗ ПРАКТИКИ
DLA Piper USA (Балтимор) является второй по величине адвокатской конторой в мире, и ее юристам нужны эффективные способы совместной работы и коллективного использования документов - как в собственной организации, так и при взаимодействии с клиентами и другими юридическими консультациями. Ее выбор - Web-платформа групповой работы Documentum eRoom компании EMC, обеспечивающая безопасное использование информации.
Платформа eRoom не только дает DLA Piper конкурентные преимущества в привлечении новых клиентов, но и помогает эффективно сотрудничать с международным сообществом юристов. По информации Майкла Томинны, менеджера систем для коллективной работы DLA Piper, эксплуатация eRoom ежегодно экономит фирме около 15 000 человеко-часов.
"У нас встречаются дела, в которых участвует до 300 специалистов из 40 разных юридических компаний, и им надо сообща использовать документы. Без инструмента, подобного eRoom, управляться с делами подобного масштаба, в которые вовлечены многие фирмы, очень сложно", - говорит Томинна.
В DLA Piper трудится 32 тыс. юристов из 24 стран, и компания имеет 62 офиса. Она образовалась в итоге слияния Piper Rudnick, Gray Cary Ware & Freidenrich и DLA.
Пять лет назад адвокаты фирм, позднее соединившихся в DLA Piper, для совместного ведения дел применяли электронную почту и средства общего доступа к файлам. При отсутствии централизованного места хранения информации юристы, отметил Томинна, тратили массу времени на пересылки материалов друг другу в бумажном виде и по электронной почте.
Томинна, работавший тогда в Gray Cary, решил, что для эффективной совместной работы юристов внутри и за пределами их фирм требуется платформа на основе Web.
Вначале он составил список примерно из 60 вендоров, а затем разослал пяти из них RFP (запросы предложений). Поле выбора сузилось до Documentum eRoom и Lotus QuickPlace компании IBM, и Томинна устроил между этими двумя продуктами подобие конкурса. В итоге, сказал он, верх одержали функциональность и простота использования eRoom.
"Главное, что выделяло eRoom на фоне других продуктов, - подчеркнул Томинна, - была опция конструирования собственных баз данных. Нас подкупила возможность создавать базы данных по своему усмотрению, учитывая разные типы информации и категории пользователей".
В DLA Piper система eRoom работает на серверах Hewlett-Packard под управлением Microsoft Windows Server 2003. В бэк-офисе установлена СУБД Microsoft SQL Server 2000, а для взаимодействия с внешним миром в качестве Web-сервера используется IIS (Internet Information Services) 6.0. Сайт eRoom защищен протоколом SSL (Secure Sockets Layer), и пользователям, чтобы получить доступ к нему, необходимо вводить сложные пароли. DLA Piper адаптировала eRoom к своим нуждам и дала системе название Collaborative Edge. От себя Томинна добавил еще ряд настроек, в частности он удалил кнопки с именами членов группы, чтобы все пользователи были анонимными.
Все за одного
После слияния фирм было решено, что DLA Piper продолжит эксплуатацию eRoom. На сегодняшний день в eRoom действует порядка 1500 виртуальных кабинетов, которые посещают три с лишним тысячи внутренних и внешних пользователей.
Их обучение обращению с системой, по словам Томинны, обошлось без особых трудностей. И это сыграло свою роль в успехе eRoom в стенах DLA Piper. "У нас действует правило 15 минут, - говорит он. - Если юристы не смогут освоить продукт за четверть часа, то он нам не подходит".
В прошлом году Томинна обновил eRoom, перейдя с версии 6 на версию 7, на что ушло 72 ч с учетом развертывания добавочных серверов. Завершив апгрейд, он начал изучать продукт EMC Authentica, который может улучшить управляемость документами eRoom.
| В нашем досье - Компания: DLA Piper USA. - Местоположение: Балтимор. - Задача: DLA Piper потребовалось упростить взаимодействие сотрудников и клиентов при работе над юридическими делами. Прежде персонал адвокатской конторы, имеющей 62 офиса в 24 странах, обменивался документами по разбираемым делам при помощи электронной почты. - Решение: развернуть платформу групповой работы на базе Web, с помощью которой юристы и клиенты смогут взаимодействовать, совместно используя в безопасном онлайновом режиме нужные документы и файлы. При централизованном размещении информации фирма сможет избавиться от лишних операций по взаимной пересылке документов по электронной почте. - Программно-аппаратные средства: Documentum eRoom компании EMC; Sealed eRoom фирмы Sealed Media; серверная аппаратура HP; Microsoft Windows Server 2003, IIS 6.0 и SQL Server 2000. - Дальнейшие планы: DLA Piper изучает продукт EMC Authentica, расширяющий функции управления и, в частности, позволяющий оперировать сроками действия документов и использовать водяные знаки. Источник: eWeek. |
"Наше использование eRoom будет расширяться, а в систему планируется вносить улучшения. Главным из них станет возможность обращения к засекреченным документам. Это будет следующим этапом в совершенствовании групповой работы", - сказал Томинна.
