Основной причиной, побудившей оператора внедрять данное решение, была необходимость сохранить оперативность управления и динамичности развития в ситуации региональной экспансии. Успех проекта, по мнению компании-разработчика, обеспечило прежде всего построение единого информационно-управленческого пространства, охватившего все уровни организационной структуры МТС.
В качестве базы для создания системы было выбрано решение “БОСС-Референт” фирмы “Аплана”, реализованное на платформе IBM Lotus Domino/Notes.
СЭД МТС представляет собой специальную версию программного комплекса “БОСС-Референт”. Это территориально распределенная многоуровневая корпоративная система, которая к настоящему времени включает более 180 серверов и поддерживает работу свыше 14,5 тыс. сотрудников МТС в более чем 80 городах России и Узбекистана. Как считает Константин Клинов, руководитель проекта со стороны МТС, главный результат её внедрения заключается в значительном повышении скорости принятия решений, что сегодня является необходимым условием увеличения рыночной доли, успешного выхода на новые рынки и повышения общей эффективности бизнеса. Более того, система обеспечивает высокую исполнительскую дисциплину в ситуации значительной удаленности офисов друг от друга.
Функциональные возможности СЭД МТС охватывают все ключевые процессы в области электронного документооборота: коллективную подготовку, согласование, подписание и утверждение документов, формирование поручений и контроль исполнительской дисциплины; обработку входящей и исходящей корреспонденции; работу с организационно-распорядительной документацией (приказы, распоряжения и пр.) и служебными записками. Кроме того, система обеспечивает ведение корпоративных справочников (по организационной структуре компании, штату сотрудников и пр.), которые являются структурным элементом созданного решения.
В ходе проекта выполнена интеграция СЭД МТС с корпоративным порталом и системой технической поддержки внутренних пользователей, реализованной на платформе HP OpenView Service Desk.
Проект стартовал в январе 2004 г. и был полностью завершен в декабре 2005-го. При этом внедрение системы выполнялось поэтапно. Пилотный проект, длившийся с января по ноябрь 2004 г., включал инсталляцию СЭД в корпоративном центре МТС в Москве и в нескольких центрах управления макрорегионами -- “Москва”, “Центр”, а также в офисах, расположенных в Самаре, Краснодаре и Санкт-Петербурге. В течение всего 2005 г. проходило полномасштабное внедрение системы силами “Апланы” с привлечением специалистов региональных отделений “АйТи”, партнеров компании “Аплана” и ИТ-подразделения МТС.
На всех этапах проекта большое внимание уделялось управлению проектными рисками. Так, на этапе полномасштабного внедрения были разработаны планы нивелирования рисков, связанных с возможными изменениями в графиках открытия региональных филиалов, поставки оборудования и т. д.
Для разработки ПО применялись специализированные программные средства IBM Rational. Кроме того, было обеспечено соответствие производственных процессов “Апланы” требованиям международного стандарта качества ISO 9001:2000.
Приобретенная МТС генеральная лицензия на систему “БОСС-Референт” дает возможность неограниченно увеличивать число пользователей СЭД МТС, что отвечает планам компании по открытию новых офисов в России и за рубежом.
Обучение конечных пользователей проводилось специалистами “Апланы”, которые работают и в макрорегиональных офисах МТС, обеспечивая поддержку внутренних пользователей с помощью “горячей” линии.
В настоящее время в стадии завершения находятся два проекта развития системы:
- внедрение нового модуля СЭД МТС “Принятие решений”, поддерживающего сложные схемы согласования документов с переходом по условиям, механизмы делегирования полномочий и совмещения должностей. Его основное назначение — сократить время подготовки и принятия типовых управленческих решений в МТС;
- создание модуля работы с электронно-цифровой подписью, который в перспективе должен обеспечить переход МТС к юридически обоснованному документообороту.
Кроме того, сегодня ведутся работы по интеграции СЭД МТС с другими информационными системами компании, в частности, с системами, поддерживающими работу маркетинговой и юридической служб.
О. П.
