Федеральная налоговая служба (ФНС) России — крупнейшее ведомство в структуре государственных органов нашей страны. Ежегодно туда поступают и обрабатываются более 200 тыс. документов от граждан, юридических лиц и государственных организаций. Поэтому одной из главнейших задач ФНС было создание системы управления документами.
|
|
В качестве основы ведомственной системы электронного документооборота (СЭД) ФНС был выбран программный комплекс “БОСС-Референт”, собственная разработка компании “АйТи” на платформе Lotus Domino/Notes. Совместный проект “АйТи” и Главного научно-исследовательского вычислительного центра ФНС России (ГНИВЦ) по созданию СЭД стартовал в 1999 г. и предполагал три этапа.
В течение 1999-го был реализован пилотный проект внедрения системы в одном из подразделений центрального аппарата (ЦА) ФНС. И уже в 2001 г., после окончания полномасштабного развертывания СЭД, в системе работали свыше 1000 сотрудников. Тогда же по результатам опытной эксплуатации было принято решение о тиражировании СЭД в региональных структурах налоговой службы.
В ходе второго этапа (2002—2004 гг.) проектная команда выполнила внедрение СЭД в 82 Управлениях Федеральной налоговой службы (УФНС) по субъектам РФ. Кроме того, в 2003-м было осуществлено опытное внедрение системы электронного документооборота в семи межрегиональных инспекциях по федеральным округам и семи межрегиональных инспекциях по крупнейшим налогоплательщикам.
Завершающий этап создания единой ведомственной СЭД стартовал в 2005 г. В ходе его реализации в систему будут включены около 1500 районных, межрайонных и городских инспекций ФНС.
В течение 2005-го специалисты “АйТи” совместно с сотрудниками ГНИВЦ ФНС внедрили систему в инспекциях Москвы, Московской области и Санкт-Петербурга — всего 116 объектов. На сегодняшний день СЭД, охватывающая эти инспекции, запущена в промышленную эксплуатацию.
В целом функциональные возможности СЭД ФНС охватывают все ключевые процессы ведомства в области документационного обеспечения управления, включая обработку входящей и исходящей документации, работу с организационно-распорядительными документами, служебными записками и поручениями, а также ведение единых ведомственных справочников (организационная структура ведомства, информация о сотрудниках и пр.).
Архитектура СЭД ФНС построена с учетом иерархической структуры ведомства и содержит более 50 баз данных (БД).
Главной особенностью ФНС является трехуровневая система канцелярий. Собственную канцелярию имеет не только руководитель ведомства, но и его заместители, а также руководители департаментов. В связи с этим на уровнях ЦА и управлений действует многоканцелярская структура, что позволяет обеспечить работу с документами различных групп только тем пользователям, которые наделены соответствующими правами доступа. Сотрудники районных инспекций работают с БД “Канцелярия-ИФНС”, созданными специально для каждой инспекции. В СЭД автоматически формируются еженедельные реестры о доставленных и зарегистрированных в управлениях налоговой службы документах, которые передаются в ЦА. Аналогичные реестры поступают из районных инспекций в соответствующее управление.
Более того, такие БД, как “Для служебного пользования” (для документов с высокой степенью конфиденциальности) и “Заявления граждан” (для обращений налогоплательщиков), разделены для ЦА, управлений и инспекций.
В СЭД ФНС также реализована возможность архивирования документов БД “Канцелярия”. Архивы региональных управлений, инспекций и ЦА автономны.
И наконец, специально для сотрудников налоговой службы была разработана система дистанционного обучения, которая учитывает все особенности СЭД ФНС и является ее модулем.
Как отметил Георгий Ломинашвили, начальник отдела сопровождения и внедрения ПО электронного документооборота ГНИВЦ ФНС России, в настоящее время 70% документооборота ФНС ведется в электронном виде, а число пользователей системы превышает 30 тысяч. “В результате внедрения СЭД сократилось время обработки документации. Стало возможным быстро осуществлять передачу информации между структурными подразделениями Федеральной налоговой службы, а, следовательно, принимать решения и согласовывать документы”, — сказал он.
