С 1 июня текущего года компания “Аплана”, входящая в группу компаний “АйТи” (www.it.ru), начала распространение новой версии системы электронного документооборота и делопроизводства (СЭД) “БОСС-Референт” v.3, реализованной на платформе IBM Lotus Domino/Notes.
Данное решение ориентировано на потребности коммерческих структур, ФГУПов и государственных органов управления и обеспечивает автоматизацию процессов документационного обеспечения принятия решений, контроля исполнительской дисциплины, а также работы с входящей и исходящей корреспонденцией. Все эти функции могут быть реализованы в организациях и компаниях, имеющих многоуровневую, территориально-распределенную и функционально-проектную структуру.
В третьей версии системы существенно расширены функции согласования документов, что нашло отражение в модуле “Принятие решений”. СЭД поддерживает сложные виды согласования документов, включая переходы по условиям, механизмы совмещения должностей, делегирования полномочий и замещений, а также предоставляет возможности проведения согласований документов в организациях, которые имеют функционально-проектную структуру.
В стандартную поставку “БОСС-Референт” v.3 включены гибкие процессы, задающие правила обработки пяти видов повсеместно используемых управленческих документов: договоров, служебных записок, заявок, организационно-распорядительных документов и проектов исходящих документов. Это, как полагают разработчики, позволяет ускорить выполнение проектов. Кроме того, процессы обработки управленческих документов, встроенные в новую версию обеспечивают стандартизацию процедур документационного обеспечения управления и дают возможность быстро разрабатывать и осуществлять автоматизированные регламенты подготовки и выполнения управленческих решений.
Большое внимание при разработке системы было уделено реализации контрольных функций. На механизм уведомлений можно переложить те действия, которые обычно занимают много времени у сотрудников, контролирующих прохождение документов в организации. Для подготовки отчетов по исполнительской дисциплине дополнительно поставляется генератор отчетов Report’s Man.
В СЭД “БОСС-Референт” v.3 также учтены особенности процедур управленческого документооборота и делопроизводства в организациях, офисы которых находятся на значительном расстоянии друг от друга. В любой момент времени сотрудники таких организаций имеют в своем распоряжении актуальные копии проекта документа, над которым они работают, и могут просмотреть информацию, относящуюся к данному вопросу (сформированные в ходе согласования замечания, поручения, сопутствующие документы и др.) и получить сведения о статусе документа.
Помимо этого, новая версия обеспечивает более высокий уровень отказоустойчивости системы. В первую очередь это достигается благодаря поддержке работы в программном кластере Domino, состоящем из двух серверов — основного и резервного. В случае отказа основного сервера, на котором работают пользователи, происходит их автоматическое переключение на резервный сервер. Также реализованы новые механизмы взаимодействия конфигураций системы, установленных на разных серверах. Передача словарных и справочных данных в распределенной среде выполняется средствами репликации, а данные функциональных модулей системы передаются по протоколу SSL (Secure Socket Layers). По мнению экспертов “Апланы”, это обеспечивает гарантированную доставку связок документов, причем при низких нагрузках на каналы передачи данных.
“БОСС-Референт” v.3 создан специалистами Центра документооборота и заказной разработки на платформе Lotus компании “Аплана”. В ходе работы учитывались требования крупных организаций к характеристикам надежности, производительности, администрирования и развиваемости решения.
Использование платформа IBM Lotus Domino/Notes позволяет вести одновременно доработку системы и ее тиражирование в территориально удаленные офисы организации. Это принципиально важно для больших проектов, в ходе которых могут возникать дополнительные требования к системе со стороны бизнес-заказчиков разных подразделений. Платформа имеет механизмы, которые позволяют одновременно обновлять релизы системы в тех офисах, где она уже была установлена, и устанавливать их впервые. Как утверждают разработчики, это позволяет выполнить обновление системы во всех офисах территориально-распределенной организации буквально за ночь.
Для организаций, не использующих Lotus в качестве корпоративного стандарта почтовой системы, предложен альтернативный способ доступа к функциональным возможностям системы — с помощью браузера Internet Explorer версии 5 и выше.
