Компания Cognitive Technologies завершила внедрение системы “ЕВФРАТ-Документооборот” в головном офисе Всероссийского банка развития регионов (ВБРР).
Причиной, побудившей ВБРР создать автоматизированную систему управления документами, послужила необходимость упорядочения процессов работы с документами и усиления контроля за их прохождением и исполнением в связи со значительным увеличением объема документооборота ВБРР (более 60 000 документов в год). Кроме того, существенно был затруднен поиск документов из-за отсутствия систематизации их учета и единого хранилища документов.
Для решения этих задач было решено использовать специализированное ПО — систему электронного документооборота (СЭД). В качестве основы для реализации проекта в ВБРР была взята корпоративная система электронного документооборота “ЕВФРАТ-Документооборот”, которая, по мнению заказчика, сочетает современные информационные технологии работы с документами с российскими традициями документооборота. Среди других достоинств этой системы специалисты ВБРР отметили наличие развитых механизмов адаптации под заказчика. Все это вкупе со сравнительно невысокой стоимостью и послужило причиной выбора именно решения Cognitive.
Для внедрения системы в ВБРР была создана рабочая группа, в которую вошли специалисты от Cognitive и управления банка по автоматизации и связи. На первом этапе было проведено обследование и оптимизация текущей организации документационного обеспечения управления, итогом чего стало написание технического задания (ТЗ) на внедрение СЭД. На следующем этапе были проведены работы по адаптации системы под требования ТЗ, в ходе которых в системе были созданы более 10 регистрационных карточек документов, отчетные формы и маршруты движения документов. После этого в ВБРР были установлены серверное и клиентское ПО системы “ЕВФРАТ-Документооборот”. Кроме того, проводилось и обучение пользователей.
В июле 2006 г. система была сдана в опытную эксплуатацию. На этом этапе работать с системой начали сотрудники рабочей группы по внедрению. Ими была протестирована оптимизированная схема документооборота и внесены пожелания по ее модификации, которые были реализованы с помощью штатного инструментария системы “ЕВФРАТ-Документооборот”. После этого началась полномасшатбная опытная эксплуатация системы: к работе с ней были подключены все сотрудники головного офиса ВБРР. По ее результатам руководством банка было рекомендовано осуществить запуск системы в промышленную эксплуатацию.
В настоящее время СЭД используется как система регистрации, хранения и маршрутизации документов, участвующих в процессе документооборота банка, а также как инструмент контроля исполнительской дисциплины. По условиям договора ВБРР закупил лицензию на 100 одновременно работающих пользователей; клиентские места установлены более чем 300 сотрудникам. За месяц в среднем регистрируется порядка 5000 различных документов более чем в 40 потоках, а всего за время опытной и промышленной эксплуатаций зарегистрировано более 9000 документов. Объем БД на сегодняшний день составляет 1,5 Гб.
На этом этапе использования системы “ЕВФРАТ-Документооборот” удалось наладить централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов, протоколов заседаний, планерок, совещаний; повысить эффективность контроля исполнения документов и поручений; сократить временные затраты и повысить производительность сотрудников за счет автоматизации процессов движения и обработки документов; создать единое хранилище документов, позволяющее получать доступ к документам с удобными возможностями просмотра взаимосвязей между ними. Кроме этого, по словам начальника отдела электронного документооборота и контроля Владимира Курлянова, внедрение системы способствовало повышению уровня исполнительской дисциплины персонала за счет обеспечения большей прозрачности документооборота и работы сотрудников.
В будущем ВБРР планирует развивать СЭД по следующим направлениям:
- сформировать базу нормативных документов, которая позволит оперировать электронными документами как юридически значимыми;
- развернуть подсистему электронного архива документов на базе решения “ЕВФРАТ-Документооборот Архивариус”;
- регламентировать процессы списания и хранения документов в архиве;
- тиражировать систему в филиалы и создать единую распределенную СЭД.
