Компания “Электронные Офисные Системы” (ЭОС) выпустила “Архивное дело” — комплексное решение, обеспечивающее безопасное хранение, оперативный доступ и эффективную работу с архивными документами. Оно является тиражируемым (“коробочным”) продуктом, реализующим функции архива организации, а также функции делопроизводственных служб в части формирования и оформления дел.
Система разработана на базе решений для автоматизации ведомственных архивов, выполненных в Совете Федерации Федерального собрания РФ, в Счетной палате РФ и в ОАО “Мосэнерго”. По словам разработчиков, она позволяет:
- выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации;
- гибко настраивать классификацию дел и рубрикацию документов;
- учитывать различные виды документов;
- хранить не только карточки документов, но и электронные образы документов (тексты или отсканированные изображения);
- осуществлять поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, включая поиск по тексту прикрепленных файлов;
- обеспечить удалённый (через Интернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документов с гибким разграничением прав (опция “Читальный зал”);
- формировать основные отчётные формы, утвержденные Росархивом.
В систему также включён функционал для автоматизации делопроизводственных служб в части ведения номенклатуры дел, формирования и оформления дел в том случае, если компания хочет автоматизировать свой архив без внедрения системы документооборота и делопроизводства.
По мнению специалистов Росархива, достоинством системы является то, что она основана на действующей законодательной и нормативно-правовой базе по делопроизводству и архивному делу, а также традиционных, проверенных временем правилах работы отечественных архивов.
В настоящее время ЭОС по заказу Росархива разрабатывает новое поколение программного обеспечения для государственных и муниципальных архивов (условное название “Архивный фонд”), предназначенное в том числе для автоматизации приёма дел на хранение от организаций и предприятий.
