Компания “Поликом Про” внедрила систему электронного документооборота в АО “Кондитерская фабрика им. Н. К. Крупской”. Главной целью проекта, выполнявшегося на базе продуктов IBM Lotus Domino, была автоматизация обработки заявок на закупку, которая позволила бы улучшить контроль за расходом средств и повысить ответственность персонала.
На предприятии правом подачи заявок на закупку обладают более 200 человек, а в процедурах согласования и оплаты участвует несколько десятков сотрудников. Маршруты движения документов при этом различаются в зависимости от предмета закупки и ее стоимости.
В рамках проекта был проведен анализ и моделирование бизнес-процессов. Внедренное решение, автоматизировавшее процессы создания, утверждения и исполнения заявок на закупку, было интегрировано с ERP-системой “Парус”, функционирующей на фабрике, а также с системой электронной почты, благодаря чему каждый работник получает уведомления и напоминания о поступивших в его распоряжение документах и других событиях, связанных с процессом, в котором он занят.
В настоящее время движение “бумажных” заявок на закупку товарно-материальных ценностей на предприятии прекращено, все они производятся в электронном виде и сохраняются в единой БД, что, как утверждает исполнитель проекта, позволило уменьшить количество ошибок и потерь документов.
