В Вашингтоне были объявлены результаты Интернет-опроса, проведенного на веб-сайте Microsoft Office среди конторских работников в разных странах. В рамках глобального онлайнового проекта по оценке личной производительности в повседневной работе с персональным компьютером “КПД моей работы в офисе” (Personal Productivity Challenge) были получены ответы более чем от 38 000 респондентов из 200 стран.
Исследование показало, что на эффективность использования рабочего времени влияет множество как позитивных, так и негативных факторов. Среди основных отрицательных моментов выделяют проблемы управленческого характера: нечетко поставленные цели и приоритеты, а также организационного — систематическое откладывание выполнения работ на более поздний срок или отсутствие налаженного взаимодействия между членами команды. Всё это снижает результативность труда в течение недели в среднем на треть.
Значимыми факторами эффективного использования рабочего времени являются хорошая организация файлов, документов и электронной почты, а также наличие развитых средств доступа к данным.
Microsoft Office System предлагает ознакомиться со своими методами обеспечения высокой производительности труда на сайте: www.microsoft.com/rus/office/experience.
Но только ли программное обеспечение повышает эффективность работы в офисе? Хроническая нехватка времени — типичная ситуация, за которой прячут, как правило, целую обойму личных и профессиональных проблем. Часто дело тут в неумении планировать рабочее и личное время. Отсюда — недостаточный уровень разделения управленческого труда, отсутствие порядка на рабочем месте, избыток бумаг, бессистемность в работе с документами и корреспонденцией, нервозность в принятии решений.
Планирование рабочего времени занимает не более десяти минут в день, но это позволяет экономить до двух часов. При этом необходимо выделить из неотложных дел самые важные и срочные, распределив их на три категории: А — важные, нуждающиеся в принятии безотлагательных мер; Б — неотложные, но не такие важные; В — второстепенные, но которые тем не менее нужно сделать. Но даже после правильной расстановки приоритетов людям часто не хватает решимости, им свойственно раскачиваться, собираясь с духом, перед всяким трудным или скучным делом.
Кроме того, снижение эффективности работы происходит из-за общения с окружающими. Те короткие фразы, которыми сотрудники считают своим долгом непременно обменяться с коллегами, по наблюдениям специалистов, оказываются, как ни странно, одним из главных источников утечки рабочего времени. Беседы эти происходят повсеместно, а темы — энциклопедически необозримы. Не говоря уже о беседах по “аське” и бесконечных перекурах…
Марианна Фатеева
