Компания “АйТи”, разработчик системы электронного документооборота и делопроизводства “БОСС-Референт”, реализованной на платформе Lotus Notes/Domino, объявляет о выходе новой версии своего программного продукта 2.53.
Разработчики называют ее главные достоинства:
- более совершенный механизм информирования пользователей системы о появлении заданий, требующих от них внимания;
- возможность контроля действий пользователей;
- обеспечение быстрого поиска документов и расширенные возможности процесса их согласования;
- реализация внутреннего управленческого документооборота организации и интеграция с электронным архивом;
- возможность гибко формировать списки согласования документов из заданного перечня вероятных рецензентов и создавать списки рецензентов “второй линии” (на уровне подразделений);
- более объективное рецензирование благодаря “закрытому” согласованию документов..
Ввести все эти усовершенствования позволил ряд принципиальных новшеств, реализованных в очередной версии “БОСС-Референта”.
Во-первых, отныне любой пользователь системы становится обладателем персонального “кабинета” – специального почтового ящика, являющегося частью новой централизованной информационной базы “Кабинет”. Каждый такой ящик содержит информацию о производственных заданиях, поступивших в адрес сотрудника, причем уведомления о заданиях, от руководства, попадают в “VIP-папку”, а при их отработке автоматически перемещаются в папку “Выполненные”. При такой организации работ значительно уменьшить время реагирования пользователей на поступающие к ним задания.
Во-вторых, в версии 2.53 стало возможным протоколирование всех действий ее пользователей (создание, чтение, редактирование и удаление документов). Это нововведение, ставшее результатом обратной связи с заказчиками “АйТи”, с одной стороны, обеспечивает руководству организации прозрачный контроль и повышение исполнительской дисциплины, а с другой, вынуждает недобросовестных сотрудников пересмотреть свое отношение к документам, требующим их реакции.
В-третих, появившаяся в “БОСС-Референте” единая поисковая система, позволяет задействовать сразу все информационные базы организации, существенно ускоряя поиск необходимых документов по набору атрибутов регистрационных карточек.
В-четвертых, новый функциональный модуль “Служебные записки”, пополнивший арсенал “БОСС-Референта”, обеспечивает создание единого пространства электронного документооборота организации и единый подход к обработке документов, предназначенных только для внутреннего обращения, и корреспонденции, поступившей извне.
Наконец, в-пятых, проблему хранения и включения в процесс документооборота “тяжелых” и редко востребованных документов решила интеграция системы с электронным архивом Saperion (компания “ПроСофт-М”), позволяющим хранить документы неограниченного объема на носителях информации, поддерживающих самые современные технологии. Эта функция будет по достоинству оценена теми, кто по роду своей работы приходится иметь дело с файлами, содержащими образы отсканированных документов. Как известно, в некоторых случаях их объемы могут достигать сотен мегабайт.
Таким образом, новая версия системы электронного документооборота и делопроизводства “БОСС-Референт” способна серьезно повысить уровень исполнительской дисциплины в организации, оперативность работы с документами и качество принимаемых решений, а также расширить номенклатуру материалов, которые могут храниться в электронной форме.
Кроме того, благодаря поддержке системы OCR FineReader 6.0, обеспечиваются немалые возможности импортирования файлов из этой системы в “БОСС-Референт”.
