В последние несколько лет тематика корпоративных электронных архивов стала одной из основных на российском рынке систем управления корпоративным контентом (ECM). Наблюдатели связывают этот феномен с целым рядом аспектов, с одной стороны, ростом доли электронных документов в деятельности предприятий, а с другой — с переходом от автоматизации отдельных бизнес-участков к комплексному управлению информационным пространством организации. И в этой связи совершенно справедливо отмечается, что полноценное воплощение концепции ECM во многом базируется именно на идее создания и поддержки единого хранилища самых разнообразных документов, используемых в текущей операционной деятельности предприятий.
Однако уже накопленный опыт создания и поддержки электронных архивов показывает, что для успешного выполнения таких проектов зачастую требуется использование качественно новых ИТ-решений, а также иных методических подходов. Сегодня практическая реализация концепции электронных архивов становится основой для достаточно серьезной коррекции базовых бизнес-процессов организации, а значит, и для реконструкции соответствующих ИТ-систем.
Каково сегодня состояние и динамика развития направления электронных архивов в нашей стране, какие проблемы возникают в этой сфере и как они решаются? Ответы на эти вопросы дают эксперты — представители ряда ведущих российских поставщиков ECM.
Общее состояние дел и основные тенденции
Создание единых хранилищ документов уже несколько последних лет стало устойчивой тенденцией развития российского ECM-рынка, доля таких проектов неуклонно растет — с этим тезисом единодушно согласны все опрошенные нами эксперты. При этом они отмечают, что понятие «единое хранилище» подразумевает в первую очередь единую систему управления хранилищем, которое физически может быть реализовано и в виде набора отдельных архивов специализированного назначения. Важно также понимать, что речь сейчас идет, как правило, о хранилищах документов, в основном о работе с так называемыми операционными документами, непосредственно используемыми в текущей деятельности предприятия и часто имеющими ограниченные нормативные сроки хранения. В частности, это могут быть архивы финансовых и первичных учетных документов, архивы банковских клиентских досье, архивы проектно-сметной документации и пр. «Такой подход позволяет бизнес-пользователю получить единую базу для хранения всех бумаг и корпоративных данных организации, которая структурирована для удобства поиска конкретных документов и имеет разграничение прав доступа в соответствии с позициями сотрудников в компании», — считает директор компании «Энсол Софт» Максим Соин.
Если поначалу к созданию электронных архивов приступили крупные компании, в первую очередь холдинговые структуры, для обеспечения работы удаленных подразделений, то сейчас их все чаще начинают использовать предприятия среднего бизнеса. Кроме того, если раньше архивы появлялись как дополнение к уже существующим системам документооборота, то сейчас автоматизация бизнес-процесс все чаще начинается именно с создания единого архива.
Единые хранилища документов позволяют изменить подход к автоматизации документационных бизнес-процессов, в том числе избавиться от использования целого ряда документов. «Сейчас можно отметить тенденцию отказа от документов как таковых, например в случае со служебными записками и заявлениями, при этом можно кардинально перестраивать процессы и получать максимальный эффект», — отмечает директор по перспективным исследованиям компании Directum Артем Пермяков.
Что же касается архивов для юридически значимых документов долговременного хранения, то здесь успехи не так значительны, поскольку до сих пор не решены вопросы создания соответствующей законодательной базы. Парадоксально, но в эту категорию попадают в первую очередь организационно-распорядительные документы (ОРД), с автоматизации управления которыми и начиналось внедрение СЭД четверть века назад и для которых сегодня по-прежнему основным форматом продолжает оставаться бумага. В то же время как раз для автоматизации работы с ОРД реализуется довольно большое число проектов в крупных организациях, но тут речь обычно идет о создании хранилищ электронных копий бумажных документов.
«Постоянное отодвигание сроков создания нормативной базы долгосрочного хранения документов ставит в сложное положение заказчиков, которые, ориентируясь на анонсированные планы по коррекции нормативных требований, уже начинают проекты, связанные с отказом от бумажных носителей, а потом оказывается, что реализовать свои задумки не могут, приходится или замораживать такие проекты или срочно их радикально менять», — сетует директор по ECM-проектам компании ЛАНИТ Антон Ваганов.
Создание корпоративных электронных архивов документов. Подходы, предложенные ЛАНИТ
Направление электронных архивов — единых хранилищ электронных документов — в последние годы выходит на первый план общей проблематики управления корпоративным контентом. Эксперты практически единодушны в том, что для эффективной реализации подобных проектов необходимы специализированные программные решения именно для такого класса задач; при этом значительно меняются методические подходы к их внедрению. Об опыте создания электронных архивов в компаниях различных отраслей рассказывает директор по ECM-проектам ЛАНИТ Антон Ваганов.
Работа с любыми документами на бумаге уже начинает выглядеть анахронизмом, уверен Артем Пермяков. По его мнению, без качественно проработанного процесса управления документами, а также спроектированного ИТ-решения в области хранения юридически значимых электронных документов невозможно заявлять о наличии в компании полноценного электронного документооборота и цифровых процессов.
«Вектор развития рынка электронных архивов в существенной мере направлен именно в сторону решений, обеспечивающих долговременное хранение электронных документов, — говорит руководитель проектов компании ЭОС Наталья Мошкова, руководитель проектов. — Мы видим, что постепенно исчезает разница между процедурами оформления, обработки и т. д. электронных документов различных сроков хранения, т. е. используются единые подходы подготовки, обеспечения хранения и использования электронных документов как временного, так долгосрочного хранения».
Еще одна тенденция — расширение масштаба решаемых задач как в плане реализуемых функций, так и объемов хранимых документов, в том числе идет переход от частных электронных архивов подразделений к корпоративным, объединяющим различные виды контента. К примеру, в подразделении есть свои документы, бизнес-процессы и информационные системы, которые являются источниками специфической информации. «Электронный архив объединяет различные источники информации, имеющиеся в компании, создавая единую точку входа ко всему многообразию корпоративных сведений, — поясняет руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР Александр Кузнецов. — Это позволяет обеспечить надежное хранение, быстрый поиск и предоставление любых подборок данных в режиме реального времени, регламентировать процессы и освободить учетные системы от непрофильных функций хранения контента».
Важным фактором выполнения всех ИТ-проектов последнего времени является стратегия импортозамещения. Еще совсем недавно считалось, что зарубежные ECM-системы имеют заметные преимущества перед российскими разработками по производительности и возможностям масштабирования. «На старте процесса импортозамещения выбор заказчиком отечественного ПО зачастую определялся именно нормативными требованиями, — вспоминает Антон Ваганов. — Но сейчас на рынке уже есть целый ряд российских решений, вполне удовлетворяющих техническим запросам клиентов и при этом имеющих некоторые преимущества перед зарубежными системами. Характерно, что в области электронных архивов мы видим немало проектов, связанных с переходом с зарубежных платформ на отечественные».
Технологические аспекты реализации электронных архивов
Значимость электронных архивов в деятельности предприятий повышается, при этом уже накоплен отраслевой опыт, позволяющий оптимизировать реализацию ИТ-проектов, не повторяя сделанных ранее ошибок.
«На рынке уже есть понимание, какие средства для каких задач подходят лучше, какие интеграторы имеют соответствующие компетенции и т. д., — говорит Антон Ваганов. — У заказчиков появился четкий набор требований к функционалу электронного архива. И что еще важно — на передний план выходят показатели стоимости и сроков реализации проектов, сегодня нужно не просто решить поставленную задачу, а сделать это с минимальными расходами».
Это наблюдение подтверждает и Наталья Мошкова: «Вендоры все чаще стремятся предложить заказчикам максимально простые с точки зрения функциональности системы, архитектура которых позволяет в дальнейшем безболезненно наращивать функциональность и масштабировать решение. При создании электронного архива мы рекомендуем заказчикам реализовывать проект поэтапно, принимая за основу модульную схему построения архивной системы. Это дает возможность сосредоточить основные функции архива в базовом модуле и наращивать функциональность путем закупки в дальнейшем дополнительных модулей по мере появления потребности в них». По ее мнению, при построении электронного архива заказчики особое внимание уделяют организации безопасного удаленного доступа к хранимым данным согласно существующей ролевой модели доступа. Фактически обязательным является наличие развитого поиска документов, многие заказчикам требуется также функционал поточного сканирования.
Наши эксперты отмечают наличие двух основных подходов к созданию архивов: формирование единого унифицированного хранилища и интеграция специализированных хранилищ. Оба варианта имеют свои плюсы и минусы, сегодня на практике многие компании, особенно средние, идут вторым путем.
Возвращаясь к теме архивов долгосрочного хранения, Артем Пермяков отмечает, что электронные документы на предприятиях создаются во множестве информационных систем, но далеко не все такие документы нужно хранить долго (точнее, даже их доля в общем объеме контента не так велика). В то же время долговременное хранение электронных юридически значимых документов — это непростая техническая задача, реализовывать которую в отдельных системах часто нецелесообразно. «Поэтому мы считаем, что правильным и эффективным решением будет создание отдельной системы, которая будет выполнять все процедуры обеспечения юридической значимости, — уверен он. — Создание такой единой системы хранения позволяет разгрузить оперативные информационные системы, снизить затраты на аппаратные средства, обеспечить высокий уровень безопасности и устойчивость к сбоям».
Говоря о практике применения облачных моделей при создании электронных архивов, эксперты отмечают, что на рынке нет до сих пор единого мнения о преимуществах облаков, как в плане их надежности и безопасности, так и в отношении стоимостных показателей в долгосрочной перспективе. Распространению облачных технологий явно не способствует и существующая сегодня нормативная база, которая порой выглядит еще и довольно двусмысленной. Веб-технологии для обеспечения удаленного доступа применяются достаточно широко, но сами архивы реализуются в основном в варианте онпремис.
Впрочем, предприятия малого и среднего бизнеса, которые сейчас все больше интересуются созданием электронных архивов, чаще склонны к использованию облачных моделей. «Облачная реализация электронных архивов стабильно вызывает интерес у таких заказчиков, — отмечает Максим Соин. — Преимущества этой технологии: скорость развертывания рабочих мест, удобство взаимодействия между распределенными подразделениями, возможность удаленной работы, контроль конфиденциальной информации и пр. Есть компании, которые с охотой это делают и понимают, что это дает им возможность уменьшить затраты и повысить эффективность бизнеса. К тому же предприятия СМБ находятся не под такими жесткими нормативными требованиями, как крупный бизнес».
В свою очередь Александр Кузнецов вспоминает о требованиях импортозамещения: «Сегодня для электронных архивов, тем более с обеспечением долгосрочного хранения, востребованы онпремис-решения на базе промышленных ECM-платформ отечественного производства».
Интеграция архивов с другими ИТ-системами
Создание единого информационно-документационного пространства ставит перед разработчиками целый ряд дополнительных задач, в том числе интеграционных. При этом эксперты подчеркивают, что речь идет часто об интеграции не столько отдельных обрабатывающих систем с архивом, сколько об интеграции ранее действующих автономно систем между собой с целью создания комплексных сквозных бизнес-процессов. Весьма востребована среди заказчиков максимально незаметная для пользователя бесшовная интеграция бизнес-приложений с системами — источниками электронных документов.
В этой связи Наталья Мошкова отмечает, что наличие в организации большого числа различных подсистем (СЭД, ERP, бухгалтерская, кадровая и складская системы и т. д.), слабо связанных между собой, безусловно, усложняет бизнес-процессы, построенные на взаимодействии системы хранения электронных документов с системами — источниками данных. При этом она отмечает, что создаваемая система архивного хранения электронных документов должна обязательно встраиваться в уже имеющуюся ИТ-инфраструктуру предприятия, т. е. иметь возможность взаимодействовать со всеми необходимыми подсистемами.
Для решения вопросов интеграции предлагаются различные архитектурные подходы: единые информационные шины, наборы коннекторов и API, применяются встроенные в прикладные системы функционал или возможности специализированных интеграционных средств. «По нашему опыту, сегодня самый оптимальный вариант информационной интеграции — использование механизмов веб-сервисов», — полагает Антон Ваганов. Такой же точки зрения придерживается Наталья Мошкова: «Сегодня наиболее эффективен сервисный подход к интеграции — создание набора сервисов системы архивного хранения, сквозные бизнес-процессы, построенные с использованием этих сервисов. Хотя достаточно часто применяется и такой традиционный способ, как выгрузка данных из подсистем — источников данных в определенном формате, который принимает к обработке электронный архив».
По мнению Александра Кузнецова, развитие концепции CSP (content service platform, платформа обслуживания информации) как эволюции ECM, когда монолитные платформы трансформируются в сервис-ориентированные решения, позволяет предоставлять пользователям только необходимый набор сервисов, что существенно оптимизирует затраты на внедрение и последующую эксплуатацию.
Создание единого архива документов требует решения и такой серьезной задачи, как унификация нормативно-справочной информации (НСИ). Напомнив об этом, Артем Пермяков говорит о том, что длительность и трудоемкость этапа интеграции будет зависеть от числа используемых систем, их экзотичности, наличия мастер-данных, мощности команды проекта и наличия компетенций по каждой из систем.
Применение интеллектуальных методов обработки документов
Говоря об интеллектуальных средствах, наши эксперты в первую очередь упоминают такие давно известные и широко используемые технологии, как оцифровку содержимого документов при их переводе из бумажного в электронный вид, автоматизированную категоризацию документов, а также развитые средства полнотекстового поиска.
«Электронный архив — это не просто хранилище документов, но и репозиторий всей связанной с процессами использования этих документов информации: метаданных, версий, служебных сведений, информации об участниках бизнес-процессов и принятых решениях, — считает Александр Кузнецов. — Такой объем контента позволяет видеть всеобъемлющую картину производственной деятельности и оценивать управленческие решения. Но для этого контент необходимо структурировать, анализировать и конвертировать в человеко-читаемый формат, за что как раз и отвечает искусственный интеллект (ИИ). Для этого современные ECM-платформы имеют сервисы на базе искусственного интеллекта, которые предоставляют пользователю „умный“ корпоративный поиск, модули анализа, классификации и распознавания документов, отчетности и аналитики. Зачастую электронный архив выступает в качестве интеллектуальной
«Создание электронного архива позволяет подойти вплотную к решению задачи построения общего информационного пространства, объединяющего всю корпоративную информацию: как неструктурированную, так и структурированную, в том числе и генерируемую различными информационными системами, — поясняет Артем Пермяков. — При этом неструктурированную информацию нужно превращать в полуструктурированную за счет извлечения фактов из нее с помощью интеллектуальных механизмов. В этом случае информацию из электронных архивов можно будет полноценно использовать для решения разного рода аналитических задач: делать доступным интеллектуальный поиск, извлечение знаний, обеспечивать анализ и интеллектуальную обработку в экспертных системах и т. д.».
Аккумулируя огромные массивы документов и данных (метаданные документов и т. д.), электронные архивы могут стать базой для построения аналитических отчетов, прогнозирования нагрузки, а также основой для обучения ИИ под конкретные задачи. Однако, подчеркивает Наталья Мошкова, для использования данных архива для вышеуказанных целей необходимо корректно отобрать, классифицировать и оценить документы и данные в момент их поступления из разнородных систем-источников в электронный архив. И здесь нужно иметь в виду то, что при использовании в качестве источников, например Big Data, данные должны быть обезличены с целью соблюдения норм российского законодательства о персональных данных. По ее мнению, интеллектуальные средства могут помочь в решении такой трудоемкой задачи, как отбор документов на хранение и определение сроков хранения электронных документов.
«Современные решения ИИ умеют распознавать и извлекать информацию из неструктурированных документов, классифицировать и заносить их в систему, определять маршрут дальнейшего движения документа с назначением ответственных и подготовкой проектов автоматических ответов на основе исторических данных из переписки. ИИ проверяет комплектность документов, сопоставляет номенклатуру и определяет проводки по первичным учетным документам, находит различия версий, вычисляет возможные риски условий договоров. Такой набор функций уже сегодня имеет современная ECM-система», — говорит Максим Соин.
Соглашаясь со своими коллегами, Антон Ваганов все же отмечает, что на практике электронные архивы пока довольно редко используются в качестве источника новых знаний. «Задачи по извлечению знаний из накопленных массивов документов пока встречаются крайне редко, хотя вполне можно ожидать появления интереса к ним уже в недалеком будущем», — считает он.
Характерные проблемы проектов и их решение
Недооценка сложности — вот одна из характерных и важных проблем реализации проектов по созданию электронных архивов, по мнению Артема Пермякова: «Параметром, определяющим сложность таких проектов, является не число накопленных электронных документов, а число систем-источников и количество видов документов. Кроме того, если говорить о трудностях, то это еще и вопрос структуры: децентрализованные архивы существуют давно, а централизация требует пересмотра всего. Недооценка важности методических мероприятий может существенно повлиять на сроки выполнения проекта и его успешность. Например, должны быть понятно, как распределять документы по делам в автоматическом режиме, должна ли ERP-система „знать“ номенклатуру дел, утвержденную на предприятии; где формировать сдаточную опись — в оперативном или архивном контуре; что делать, если источник пытается передать документ с истекшим сертификатом электронной подписи, и как этого избежать и т. д.».
Сегодня архивы уже редко создаются в варианте некоторого автономного хранилища, куда просто складируются документы. Как правило, все эти документы активно участвуют в текущей деятельности предприятия, в различных бизнес-процессах. «Учитывая эти аспекты, желательно с самого начала определиться с тем, в каких процессах компании будет задействован будущий электронный архив документов, — считает Максим Соин. — Эти процессы могут быть разными, например связанными с поиском или подбором документов для проведения проверок (как внутренних, так и внешних), внутренние процессы контроля, анализа и проверки договорной или иной финансовой документации и т. д. Отдельной важной составляющей является классификация хранимых в электронном архиве документов и их метаданные и реквизиты. Эти факторы существенно влияют как на процессы загрузки и размещения документов в архиве, так и на поисковые возможности архива и права доступа к контенту».
Иногда сложности возникают в результате увлечения модой. В качестве примера Александр Кузнецов говорит о концепции создания «озер данных», которая подразумевает хранение необработанного контента в исходном формате и его преобразование в нужный вид в процессе выдачи пользователю, а не наоборот — при загрузке в хранилище, как в традиционном электронном архиве. Это актуально для потоковой информации, поступающей в реальном времени, и не подходит при организации управления документами и бизнес-процессами. «Подобные ошибки при выборе технологий частые „гости“ на этапе постановки задачи», — уверен он.
Классический подход к созданию электронных архивов подразумевает то, что сначала в организации должна быть разработана и утверждена концепция хранения электронных документов, в том числе как будут обеспечиваться нормативные требования к долгосрочному хранению. Однако на практике нередко компании откладывают утверждение такой концепции «на потом». «Исходя из нашего опыта, при таком подходе в дальнейшем высока вероятность столкнуться с риском архитектурных и иных ограничений для последующего развития функциональности системы, — говорит Наталья Мошкова. — При оценке и планировании проекта построения электронного архива мы считаем ошибочным также отказ учитывать необходимость модификации функциональности систем — источников электронных документов. Это влечет увеличение сроков и стоимости проекта в целом (от разработки до внедрения) и формирование некорректных ожиданий у руководства относительно результатов проекта. При реализации проектов создания электронных архивов важно отталкиваться от задачи обеспечения удобного использования электронных документов архива, отвечающего потребностям конечных пользователей. Ошибкой является разработка архива, ориентируясь в первую очередь на задачу обеспечения учета и хранения электронных документов или на удаление из СЭД и подсистем массива документов, не подлежащих хранению, тем самым снижая объемы БД. Хранение электронных документов без обеспечения их использования по большому счету не имеет смысла».
Со своей стороны Антон Ваганов выделяет три типичные проблемы: «Первая — желание руководства создать именно единое хранилище документов, на практике реализовать это достаточно сложно, а главное, зачастую и не нужно. Вторая — недостаточная проработка всех сценариев использования архива, в результате чего порой выясняется, что выбранная архитектура не очень оптимальна для той или иной задачи. Третья сложная задача — миграция данных из унаследованных работающих систем в новый архив».
К сожалению, серьезной проблемой на пути создания современных электронных архивов (а точнее, на пути повышения эффективности работы предприятий на базе современных ИТ) является традиционное отставание законодательства от потребностей рынка и возможностей ИТ. «До сих пор не урегулированы процессы передачи на архивное хранение документов в электронном виде, — сетует Александр Кузнецов. — Единые подходы к реализации подобных проектов отсутствуют, поэтому внедрение электронного архива, где необходимо обеспечить юридическую значимость архивного делопроизводства, требует отдельной методологической проработки. Подобные вопросы могут быть решены только на законодательном уровне».
«Законодательство запаздывает, — солидарен с ним Артем Пермяков. — В этих условиях некоторые решения приходится брать на себя команде проекта и заказчикам. Тут важно держать связь и иметь волю на доведение проекта до успеха. Поэтому подобные проекты были скорее уделом лидеров-визионеров, но со вступлением в силу нового ФЗ-63, надеемся, они будут встречать меньше сопротивления».
По мнению Натальи Мошковой, именно неполнота нормативной базы в части регулирования работы с электронными документами требует от самих заказчиков высокой методической проработки процессов обеспечения сохранности электронных документов: разработки концепции хранения электронных документов, написания методических рекомендаций по организации работы с электронными документами с момента их создания.
