Apps Premier Edition работает эффективно, но в ней необходимо устранить некоторые недочеты
Google Apps Premier Edition — это хостовая платформа приложения для организации совместной работы и решения традиционных офисных задач. Она включает настраиваемую стартовую страницу с чатом, электронной почтой, календарем и текстовым процессором, электронные таблицы и простой редактор веб-страниц. Всё это объединено в одном пакете, который Google продает по цене 50 долл. в год на одного пользователя, хотя большинство модулей всё еще имеет приставку “бета”.
Несмотря на то что в наших тестах все компоненты работали хорошо, Google еще предстоит устранить некоторые недостатки своего пакета. Например, у нас возникли трудности при создании событий в календаре с использованием информации, содержащейся в сообщении Google Mail.
Малым и средним предприятиям, у которых отсутствует информационная служба, но есть необходимость в инструментах коллективной работы с календарным планированием, документами и электронными таблицами, а также электронной почтой и чатом, следует обратить внимание на Google Apps.
Входящий в состав Google Apps компонент Mail по сравнению с другими пакетами, применяемыми по запросу для организации коллективной работы, имеет привлекательную цену и предоставляет 10-Гб пространство для хранения сообщений и широко используемые функции поиска Google. Однако бизнес-менеджерам необходимо критически оценить даже такие широкие возможности, если они хотят воспользоваться этим пакетом для коллективной работы в онлайновом режиме.
Например, поиск в настоящее время ограничен пределами отдельных модулей и проводится во всей доступной пользователю информации. Во время наших тестов это приводило к тому, что нам приходилось сводить воедино результаты поиска в модулях Mail, Docs и Sheets (почтовых сообщениях, текстовом процессоре и электронных таблицах) вместо того, чтобы найти всю нужную информацию за один присест. Однако представители Google сообщили, что у компании нет планов создания единого механизма поиска.
Чтобы воспользоваться опциональными дополнениями к Google Apps, разработанными партнерами Google, компаниям придется прибегнуть к помощи квалифицированных ИТ-специалистов или консультантов. Например, фирма Sxip Identity предлагает компонент для однократной регистрации (Single Sign-On, SSO). Благодаря ему мы смогли объединить аутентификационные данные клиентов Google Apps с Microsoft Active Directory.
Из других дополнительных компонентов, позволяющих интегрировать Google Apps в имеющуюся инфраструктуру, отметим CompanionLink для Google Calendar. Он предоставляет возможность синхронизировать запланированные контакты с информацией, хранящейся на PDA и смартфонах с операционными системами Palm, Windows Mobile, PocketPC и BlackBerry. Как правило, подобные продукты стоят около 30 долл. на одного пользователя в год и могут быстро увеличить стоимость Google Apps по сравнению с ценой базового продукта.
Коллективная работа с документами
Нам понравились инструменты коллективной работы в группах, встроенные в Google Docs. Они значительно упростили нам создание более или менее отформатированных документов, позволяющих отслеживать комментарии, внесенные изменения и имеющие отношение к соответствующему документу цепочки сообщений тех членов группы, с которыми мы сотрудничали.
Обмен информацией играет важную роль в организации коллективной работы с помощью Google Apps, а Google Mail (Gmail) представляет собой краеугольный камень системы коммуникаций в Google Apps. Пользователи Gmail уже знакомы со свернутыми цепочками, когда сообщения, направленные участниками определенной телеконференции, сворачиваются в одну строчку в интерфейсе Mail. Мы имели возможность выбирать и разворачивать последовательности сообщений, чтобы просматривать дискуссию в целом от начала до конца. То, что все сообщения аккуратно собраны в одном месте, понравилось нам даже больше, чем экономия пространства, достигнутая благодаря свернутым цепочкам.
Google Mail широко использует последовательности сообщений. Наши цепочки включали послания, направленные как по электронной почте, так и через систему мгновенного обмена сообщениями. В результате вся полученная информация, относящаяся к определенному проекту или теме, была легко доступна. Для инструментов коллективной работы это значительный шаг в правильном направлении.
Компонент мгновенного обмена сообщениями называется Talk. Это интегрированный инструмент, к которому можно получить доступ из окна браузера. Мы могли выйти в чат без установки особой клиентской программы. Однако тем, кто работает с Windows, Google предлагает специальное приложение, обеспечивающее поддержку обмена голосовыми сообщениями с помощью Talk.
Во время нашего тестирования стало очевидно, что инженеры из Google ищут способы применения поискового механизма для выдачи пользователям полезных подсказок. Если почтовое сообщение содержало адрес, то пакет Google Apps во время испытаний предлагал показать его местонахождение на карте. Это происходило довольно часто и стало несколько надоедать, поскольку мы использовали в электронных сообщениях подпись, включавшую адрес редакции eWeek в Сан-Франциско.
Модуль электронных таблиц Google Spreadsheets значительно усовершенствован. Теперь он позволяет почти без проблем импортировать достаточно сложные отчеты о расходах. Мы передавали в модуль Sheets пакета Google Apps многостраничную форму отчета о расходах, включавшую формулы, в том числе поля для вычисления дорожных расходов. Все страницы и формулы за исключением логотипа издательского дома Ziff Davis были импортированы корректно.
Новая технология построения графиков дала нам возможность создать на основе содержавшихся в таблицах данных несложные круговые, столбчатые диаграммы и диаграммы рассеяния. В настоящее время с помощью средств построения диаграмм и большинства других базовых функций Sheets можно решать лишь самые простые задачи. Например, нам не удалась диаграмма, показывающая все наши расходы с правильными обозначениями, поскольку мастер построения диаграмм в Google Sheets не допускает никакой гибкости при организации ячеек, которые можно было бы использовать для создания обозначений.
Мы довольно быстро заметили, что в интерфейсе Google Apps количество открытых окон браузера растет как на дрожжах. Преимущество такого интерфейса заключается в том, что он позволил нам переключаться между окнами нажатием клавиш Alt-Tab и быстро получать необходимую информацию. Недостаток его связан с тем, что в конечном итоге во время тестирования у нас оказывались открытыми по меньшей мере десять окон, и мы начинали в них путаться.
Групповые календари
Групповое календарное планирование в Google Apps представляет собой любопытную смесь общедоступной и личной информации. Это один из модулей, который в наименьшей степени подвергся “гуглизации”. Под “гуглизацией” мы подразумеваем концепцию отказа от метаданных в пользу применения поискового механизма для нахождения всего, что необходимо для работы. В календаре Google Calendar, который выглядит и функционирует так же, как и любой другой используемый в деловых целях календарь, планирование ведется для каждого пользователя, для ресурсов, проектов и любого управляемого событиями проекта.
В том, что отдельные лица обладают собственными календарями, заключен определенный смысл. В ходе нашего тестирования стало также понятно, что распределение событий между календарями, разработанными для каждого самостоятельного проекта и ресурса, представляет наиболее удобный способ просмотра событийной информации. Например, мы создали календарный график выпуска нашей продукции, включавший сроки подготовки как печатной, так и электронной версии. У нас имелся отдельный график резервирования каждой переговорной комнаты и других коллективно используемых ресурсов, таких как телефонные номера для конференц-связи.
Создав несколько календарей, мы получили возможность легко проверять доступность ресурсов при планировании событий. Список имеющихся календарей был представлен в левой части экрана. Можно было легко выбирать нужный календарь, искать календарную информацию, назначать и редактировать события.
Во время использования Google Mail возникали некоторые трудности при включении событий в календарь на основе информации, содержащейся в почтовом сообщении. Сообщение практически всегда считывалось корректно — дата, время и тема совещания автоматически записывались в соответствующие поля сведений о событии. Само событие успешно добавлялось в календарь. Но при этом мы всегда получали сообщение об ошибке, в котором говорилось, что это сделать не удается.
Техническому директору Камерону Стардеванту можно писать по адресу: cameron_sturdevant@ziffdavis.com .
