Бытует мнение, что в последние годы в области применения информационных технологий для решения практических задач наша страна стабильно отстаёт от Запада примерно на пять лет. Поэтому на отечественном ИТ-рынке заглядывать в будущее якобы весьма просто — надо лишь следить за тем, куда движется соответствующий западный сегмент. Но сегмент сегменту рознь. Вот что рассказал нашему специальному корреспонденту Владимиру Митину генеральный директор компании “Электронные офисные системы”, член Гильдии управляющих документацией Владимир Баласанян.

PC Week: Что можно сказать о тенденциях и перспективах развития в нашей стране систем электронного документооборота (СЭД)?

Владимир Баласанян: Прежде всего хочу отметить, что в области СЭД мы не можем механически переносить на нашу ИТ-почву западный опыт. Дело в том, что традиции отечественного документооборота существенно отличаются от зарубежных. Если в западной практике за судьбой конкретного документа обычно следил только один служащий, то в России — ещё со времён Петра I — документ, как правило, существовал отдельно от конкретного человека. Чем крупнее и “ветвистее” организация, тем более сложный путь в ней проходят различные входящие, исходящие и внутренние документы.

За рубежом эту проблему решали так: один человек вел документ от его создания (поступления в организацию) до выполнения, после чего помещал документ в соответствующую “папку готовых бумаг”, доступ к которой имел определённый круг лиц. Поэтому большинство западных систем электронного документооборота изначально строились как набор электронных папок, к которым организован коллективный доступ и в которых тем или иным способом отображаются все стадии жизненного цикла документа.

В России также неоднократно предпринимались попытки сделать ответственным за документ одно лицо (последний такой случай зафиксирован на рубеже 20--30-х годов прошлого века в Наркомфине), но все эти попытки заканчивались тем, что многие важные деловые бумаги (в том числе и финансовые), попросту говоря, бесследно исчезали. Поэтому наша страна пошла по пути создания специальных делопроизводственных и архивных служб, контролирующих прохождение документов и отвечающих за их сохранность. В работе этих служб есть много нюансов и своего рода ноу-хау, со временем закреплённых в нормативах.

Иными словами, в нашей стране workflow-процессы (направление, согласование, утверждение, исполнение, контроль документов и т. д.) начали отлаживаться и шлифоваться задолго до начала всеобщей компьютеризации. И осуществляя переход на ЭДО, в России опираются и на отработанные бизнес-процессы, и на развитые документационные службы.

Кстати, отсюда и различие терминов. В английском языке нет слова, в точности соответствующего русскому “документооборот”, там для работы с документами есть словосочетание “document (record) management”, а иногда используемый у нас термин “docflow”, введен, если не ошибаюсь, в начале 90-х годов Давидом Яном, основателем компании ABBYY.

На Западе же документационные workflow-процессы начали обкатывать и шлифовать уже в электронном варианте. Поэтому нельзя сказать, что отечественные СЭД развиваются по тому же пути, что и западные. И едва ли в обозримом будущем отечественные СЭД исчезнут как отдельный класс и сольются с системами коллективной работы над документами, образовав некий новый вид ПО для решения комплексных задач. Это, разумеется, не означает, что системам коллективной работы над документами в нашей стране нет места под солнцем.

PC Week: Не превратятся ли СЭД в одну из составных частей ERP- и CRM-систем?

В. Б.: Едва ли. Это системы различного назначения и требования к ним предъявляются разные. Целью документационной системы, СЭД, является обеспечение эффективных сервисов работы с документами: регистрация, обработка, хранение, юридическая значимость, обеспечение управленческого процесса принятия и исполнения решений. И эти сервисы предоставляются для решения самых разных задач, далеко не всегда решаемых ERP- или CRM-системами. Практика показывает, что СЭД внедряют даже те организации, в которых давно и успешно используются мощные ERP-системы. Другой вопрос, что эти системы должны работать не изолированно, а уметь взаимодействовать друг с другом.

PC Week: Некоторые эксперты заявляют о том, что системы электронного документооборота рано или поздно сольются с системами хранения электронных данных. Вы с этим мнением согласны?

В. Б.: Эти мнения также имеют западные корни и в значительной степени базируются на том, что за рубежом во многих компаниях архивы и канцелярии не являются разными структурными подразделениями. К тому же практически в любой стране есть государственные архивы, решающие вполне конкретный класс задач, никак не связанный ни с документооборотом, ни с коллективным редактированием документов. Да и вообще, всё идёт не к конвергенции различных ИТ-систем, а к их мирному сосуществованию и взаимодействию. Даже такая мощная компания, как Microsoft, не может предложить коллекцию продуктов, решающих все задачи пользователя. В этом есть свои плюсы — делать ставку на продукты одного производителя всегда опасно.

PC Week: Будут ли системы электронного документооборота развиваться по отраслевому признаку? Иными словами, не идёт ли дело к тому, что одни компании будут специализироваться на СЭД для государственных организаций, другие — на СЭД для банковских структур и т. д.?

В. Б.: Разумеется, в каждой отрасли есть определённая специфика документооборота. Но, на мой взгляд, в документообороте компаний, относящихся к разным отраслях, больше сходства, чем различий. Так, позиции развиваемой нами СЭД “Дело” очень сильны в государственном секторе (по данным консалтингового агентства DSS Consulting, в 2006 г. на эту систему приходился 71% всех внедрений систем электронного документооборота в данном секторе), ТЭК (67%), пищевой промышленности (63%), финансовых и страховых компаниях (51%), НИИ и образовании (47%) и сфере услуг (44%). В то же время позиции СЭД “Дело” слабее в металлургии (25%), нефтегазовой и химической промышленности (20%) и строительстве (10%). Но это вызвано не функциональностью систем данного семейства, а, скорее, нашей недостаточной маркетинговой активностью и, отчасти, уровнем их информатизации.

PC Week: Не произойдёт ли расслоение документооборотных систем по типам поддерживаемых документов? Не возникнет ли ситуация, что одни компании будут специализироваться на создании систем, облегчающих работу с бумажными документами, а другие — с электронными?

В. Б.: Системы, которые облегчают работу только с бумажными документами-подлинниками (путём создания электронных регистрационных карточек и/или электронных копий этих документов), на мой взгляд, обречены на вымирание. Однако пока трудно представить себе организацию, в которой циркулируют и хранятся лишь электронные документы. Поэтому будущее принадлежит комплексным системам, работающим с любыми первичными документами — как бумажными (точнее, неэлектронными), так и электронными. Можно отметить, что интерес к рабочим местам СЭД, поддерживающим юридически значимый электронный документооборот и функции работы с ЭЦП, неуклонно растёт. В то же время электронные оригиналы, находящиеся в реальном делопроизводстве или хранящиеся в архивах, пока исключение, чем правило. Но так будет не всегда и совсем скоро ситуация может измениться на прямо противоположную.

PC Week: Спасибо за беседу.