Каждое предприятие так или иначе сталкивается с проблемами расчета заработной платы, оперативного учета движения кадров, планирования структуры организации, штатного расписания и кадровой политики, а также ведения административного документооборота по персоналу и учету труда, не говоря уже о трудностях найма сотрудников на вакантные должности и ведения архивов без ограничения сроков давности. И каждая компания заинтересована в повышении эффективности работы кадровой службы при решении этих задач. На химико-фармацевтическом комбинате “Акрихин” для этого запланировали внедрить автоматизированную систему управления персоналом “БОСС-Кадровик”.

Цели и задачи автоматизации

К концу 90-х годов на комбинате существовала “лоскутная автоматизация”. Вплоть до деноминации рубля налоги по заработной плате считались вручную. Штат предприятия превышал 1,5 тыс. человек, а потому задача эта была очень трудоемкой. Сложности возникали и при сдаче отчетности в налоговую службу и пенсионный фонд.

В 1997 г. в рамках сотрудничества с компанией “АйТи” на комбинате внедрили первую систему автоматизации бизнес-процессов, при этом кадровый документооборот был автоматизирован с помощью набора модулей, впоследствии выделенного “АйТи” в самостоятельное программное средство “БОСС-Кадровик”.

Но шли годы, и система с DOS-интерфейсом и устаревающей СУБД не могла уже обеспечивать требуемый уровень функционирования ПО на предприятии. Поэтому в 2000 г. перед “Акрихином” остро встал вопрос о внедрении современной тиражной системы управления персоналом. Это было обусловлено еще и тем, что динамично развивающейся компании был необходим инструментарий не только для выполнения рутинных операций кадрового документооборота, но также и для управления персоналом.

Выбор решения

При выборе новой системы ИТ-специалисты комбината рассмотрели модули управления персоналом (от штатного расписания до подготовки отчетности в ПФР и другие контролирующие органы), включенные в состав таких продуктов, как “АиТ”, Platinum, Scala, “БОСС-Кадровик” и др. В конечном итоге они пришли к выводу о целесообразности приобретения системы отечественного производства с хорошей проработкой особенностей российской законодательной базы и остановились на системе управления персоналом “БОСС-Кадровик” на платформе Microsoft SQL Server. Одним из решающих аргументов в ее пользу стало и то, что у сотрудников ИТ-отдела уже имелся богатый опыт работы с предыдущей версией этой системы на платформе Scalable SQL.

Описание проекта

Для внедрения ПО на “Акрихине” была создана рабочая группа, в которую вошли специалисты ИТ-службы, представители службы учета персонала, бухгалтеры. Руководителем проекта со стороны комбината был назначен Игорь Сорокин, в настоящее время занимающий должность заместителя директора по ИТ, а со стороны “АйТи” -- Владимир Авсеев, главный конструктор системы “БОСС-Кадровик”.

Внедрение проходило в один этап одновременно в трех подразделениях “Акрихина”: в отделах мотивации, кадров и в бухгалтерии. За шесть месяцев были инсталлированы модули “Штатное расписание”, “Кадры”, “Расчет заработной платы”, “ПФР”. Процесс внедрения был завершен к 1 января 1998 г. Это была первая версия “БОСС Кадровика”. В 2000 г. комбинат перешел уже на новую версию.

О заказчике

Химико-фармацевтический комбинат “Акрихин” — одно из крупнейших в России предприятий по выпуску готовых лекарственных средств. Cвою деятельность компания начала в 1936 г. с производства лекарства против малярии “Акрихин”. Сегодня в номенклатуре комбината более 150 наименований препаратов всех основных фармакотерапевтических групп, 83% выпускаемой продукции входит в “Перечень жизненно необходимых и важнейших лекарственных средств и изделий медицинского назначения” Правительства РФ. В марте 2007-го стратегический пакет акций “Акрихина” приобрела польская компания “Польфарма”. В настоящее время на предприятии трудится более 1600 человек.

Многие доработки, выполненные специалистами “АйТи” при реализации этого проекта, впоследствии вошли в тиражную версию ПО “БОСС-Кадровик”. Например, по словам Елены Дёминой, начальника отдела программного обеспечения “Акрихина”, для формирования сведений, направляемых в пенсионный фонд, в модуль “Штатное расписание” были добавлены поля по условиям работы, которые отражались в “Индивидуальных сведениях”, а также расширено его меню с учетом того, что в “Акрихине” существует “План по труду”. В модуле “Расчет заработной платы” стало возможным работать по списку “Табельный номер”. Необходимые изменения были произведены и в других модулях.

В процессе внедрения возникли проблемы и организационного плана. Несмотря на то что конечным пользователем системы является бухгалтерия (расчетный отдел), для полной реализации процесса управления кадрами сотрудникам других служб приходилось заносить информацию, не имеющую отношения к их работе. Были проблемы и с внедрением модуля “Учет кадров”, так как в тот момент в отделе кадров функционировала локальная программа с огромными возможностями по подготовке отчетности. Но поскольку “БОСС-Кадровик” является открытым продуктом, позволяющим без особого труда вносить в него необходимые изменения, в процессе внедрения удалось учесть все особенности предприятия.

Итоги

По словам Елены Дёминой, в результате внедрения системы “БОСС-Кадровик” на “Акрихине” не только повысилась эффективность работы службы управления персоналом, но и снизились издержки за счет своевременной и точной уплаты налогов с фонда заработной платы физических лиц. Сотрудники компании получили удобное и надежное средство ведения расчетов с персоналом и формирования отчетов для внешних организаций: налоговой инспекции, пенсионного фонда. В настоящее время на “Акрихине” функционируют пять модулей системы “БОСС-Кадровик”: “Штатное расписание”, “Кадры”, “Расчет заработной платы”, “ПФР” и “Табельный учет”. И на данный момент закуплено 30 пользовательских лицензий. Важно также отметить, что “БОСС-Кадровик” интегрирован с используемой на комбинате с 2001 г. ERP-системой Navision.

В 2003 г. из Департамента систем управления персоналом «АйТи» была выделена дочерняя компания "БОСС. Кадровые системы", которая на сегодняшний день является производителем и правообладателем системы "БОСС-Кадровик". И после завершения проекта внедрения на “Акрихине” поддержкой системы занимается партнер компании "БОСС. Кадровые системы", компания "Омега Плюс", которая восстанавливает все пользовательские наработки после обновления системы (как правило, это происходит в течение одного рабочего дня). В планах следующего года стоит внедрение модуля “Управление кадровыми процессами”.