Сотрудники, находящиеся в разъездах, посещающие филиалы компании или в силу служебных обязанностей вынужденные постоянно перемещаться в пределах одного здания, нередко сталкиваются с большими проблемами, если им нужно оперативно распечатать какой-либо документ. При этом они не всегда могут рассчитывать на быструю помощь службы поддержки пользователей — ее сотрудники могут быть заняты более приоритетными задачами. Между тем в условиях напряженной работы персонала корректное функционирование средств вывода информации на печать часто оказывается критически важным для обеспечения бесперебойности бизнес-процессов.
Давайте последовательно рассмотрим три этапа, через которые нужно пройти мобильному работнику для того, чтобы напечатать документ.
Шаг № 1: Работник должен прекратить работу со своим ноутбуком и найти подходящее устройство для печати документов, чтобы оно, например, обеспечивало цветную, двустороннюю печать или, скажем, было снабжено финишными опциями.
Шаг № 2: Работнику нужно понять, как подключиться к найденному устройству, — определить его IP-адрес, DNS, очередь на печать.
Шаг №. 3: Работник должен загрузить и установить нужный драйвер. Или же ему надо позвонить в ИТ-службу, оформить заявку на обслуживание и ждать, пока подойдет соответствующий специалист и выполнит эту работу. Только после этого можно будет послать свой документ на печать.
Если в компании используется широкий набор печатающих устройств разных типов и разных производителей, то ИТ-подразделению приходится поддерживать десятки, если не сотни разных драйверов.
Установив универсальный драйвер печатного устройства (UPD), который обеспечивает пользователей и сетевых администраторов единым интерфейсом, способным работать со множеством разных печатных устройств разных вендоров, ИТ-менеджер может быстро устанавливать и обновлять ПО на устройствах, избавиться от непроизводительных издержек, сократить затраты рабочего времени на поддержку сетевой печати. В результате уменьшится общая стоимость печати и повысится удовлетворенность пользователей работой службы поддержки.
Здесь представлены шесть рекомендаций, призванных помочь в выборе подходящего для мобильных сотрудников решения UDP.
Совет № 1: Выбирайте драйвер, который не привяжет вас к одному вендору. Мобильные пользователи сталкиваются с самыми разными печатными устройствами, поэтому очень важно, чтобы выбранное решение было универсальным.
Совет № 2: Выбирайте драйвер, который прост в установке.
Совет № 3: Обратите внимание на драйверы, поддерживающие обработку данных с учетом местоположения устройства, — они помогут мобильным пользователям выбирать ближайшие к ним устройства.
Совет № 4: Выбирайте драйвер, который умеет в реальном времени автоматически предоставлять информацию о состоянии устройств. С его помощью пользователь сможет выбрать устройство не просто готовое к работе, но и уже снабженное необходимым количеством бумаги нужного размера.
Совет № 5: Выбирайте драйвер, способный производить поиск устройств в изменяющихся подсетях. Многие устройства, которые пользователи находят в сети самостоятельно, сложны и могут принадлежать не одной сети, а нескольким подсетям.
Важно, чтобы решение UPD было в состоянии вести поиск не только в той подсети, в которой находится компьютер пользователя. Это особенно актуально для пользователей беспроводных сетей или подключенных по VPN, поскольку многие из них не в состоянии понять, что выбранные ими устройства находятся совершенно в другой подсети, нежели их компьютеры.
Совет № 6: Другим существенным фактором при выборе UPD-решения является безопасность. Позаботьтесь о том, чтобы выбранный вами драйвер не стал обходным каналом для атак на ваши устройства. Многие принтеры поддерживают ограничение доступа, запрет цветной печати и передачу данных в бухгалтерию. Ваш драйвер должен не только поддерживать эти опции, но и обеспечивать простое управление ими.
ИТ-специалистам требуется время для установки драйверов, тестирования оборудования, выявления неполадок в его работе — все это связано с дополнительными расходами и временными затратами. Гарантируя работоспособность выбранного UPD-решения со всеми печатающими устройствами, подключенными к сети, и снижая требования к квалификации пользователей за счет привычного дружественного интерфейса UDP, ИТ-специалисты могут сократить затраты на обслуживание устройств и сети, а также на обучение пользователей. Мобильные пользователи, в свою очередь, будут в состоянии выполнять свою работу быстрее и в большем объеме.
