Учредитель и генеральный директор компании-разработчика мессенджера Flock Бхавин Туракхиа перечисляет на портале eWeek важные факторы, которые могут подрывать производительность труда вашей команды, и предлагает способы устранения этих проблем.
Руководитель подразделения или владелец компании должен требовать от сотрудников не только своевременного выполнения заданий, но и максимальной продуктивности. Однако следование определенным процедурам может быть скучным, что снижает продуктивность работы. Такой же эффект могут иметь нехватка ресурсов, недостаточные стимулы и общая унылая обстановка.
Обеспечение высокой производительности офисного труда — вечная задача менеджмента. Туракхиа предлагает семь решений этой проблемы.
Расчет времени, плановый срок, крайний срок
Отслеживая время выполнения заданий, вы ориентируетесь на завершение их к назначенному сроку. 96% менеджеров утверждают, что сотрудники допускают ошибки при планировании времени. Чтобы избежать их, составьте список заданий на день, неделю, месяц с указанием плановых сроков. Вы увидите, что это ускоряет выполнение заданий. На рынке представлено много приложений для планирования работы.
Поддерживайте обратную связь с сотрудниками и сообщайте им о продвижении работы
Если ваша команда работает хорошо, сообщите ей об этом. У недооцениваемых сотрудников слабеет мотивация, что имеет мультиплицирующий эффект для производительности труда всей команды. Важно проводить беседы, давая почувствовать работникам, что они вносят ценный вклад. Умение определить краткосрочные цели с подробным описанием действий и распределением ответственности свидетельствует о высоком уровне менеджмента. Менеджеры поддерживают обратную связь по крайней мере раз в неделю с 43% втянутых в активную работу сотрудников.
Минимизируйте отвлекающие факторы с помощью приложений
Мы перегружены приложениями. Люди носят с собой несколько устройств, на которых установлены многочисленные приложения, выдающие непрерывный поток уведомлений. На работе чтение электронной почты и создание ответных сообщений занимают основную часть времени, а оставшуюся нередко съедают приложения и уведомления. Согласно исследованиям, сотрудники, эффективно использующие мобильную технологию, отличаются более творческим подходом, повышенной удовлетворенностью работой и высокой производительностью труда. Инструменты организации обмена информацией и сотрудничества позволяют значительно сократить поток беспорядочных уведомлений. Информация сотрудников в чатах, файлы, которыми они поделились, и их устные сообщения можно собрать в одном месте. Более того, эти инструменты позволяют интегрировать любимые приложения на одной простой платформе.
Избегайте одновременного выполнения множества заданий, чтобы уменьшить потери контекста
Часто случается, что весь день вы были заняты, а сделали не так уж много. Если присмотреться повнимательнее, окажется, что это происходит потому, что вы пытаетесь одновременно решать так много задач, что ни одной из них не уделяете того внимания, которого она заслуживает. При этом в значительной мере утрачивается контекст задач. Сотрудник не должен переключаться на другое задание, пока не выполнит первое. Даже если это потребует больше времени, чем вы планировали. Если ему мешают телефон или мессенджер, их следует отключить.
Геймификация рабочих мест
При решении рутинных задач день за днем легко утратить мотивацию. Одним из способов вызвать энтузиазм сотрудников является геймификация повседневных, рутинных операций. Например, раздача значков и вознаграждений, стимулирование более быстрого достижения целей.
Избегайте ловушки «парадокса присутствия»
Многие сотрудники находятся вне офиса — фрилансеры, консультанты, стажеры и работающие удаленно. Нужны особые усилия, чтобы их мотивировать, чтобы они не утрачивали командный дух. Поэтому не пренебрегайте аудио- и видеоконтактами с ними для обсуждения работы.
Устраивайте перерывы
Даже лучшие сотрудники не могут работать в полную силу без регулярных перерывов. Исследования подтверждают, что короткие паузы при выполнении заданий, требующих длительного времени, помогают поддерживать постоянный уровень производительности труда, которая при отсутствии перерывов снижается.
