Пришло время ввести новую руководящую должность. Этот руководитель должен будет позаботиться, чтобы технологии и нетехнические инициативы повышали производительность труда, пишет CIO компании Box Пол Чапмен на портале InformationWeek.
Давно идет речь о том, что CIO должны участвовать в работе правления, что они не должны рассматриваться как отвечающие исключительно за повседневную работу. Напротив, в них следует видеть мультипликаторов ценности компании. Они не просто применяют технологии для повышения производительности компании и качества ее продуктов. Они приближают компании к клиентам и стимулируют приносящие доход виды деятельности.
Меньше внимания традиционно уделялось применению ИТ в более широком смысле. Обслуживая инфраструктуру компаний, ИТ-подразделения выявляют неэффективные звенья рабочих процессов. ПО способно оптимизировать процедуры и повысить эффективность труда сотрудников. Это стало возможным благодаря способности ИТ хранить огромный объем информации и управлять им, а информация позволяет принимать решения на основе данных.
Одновременно с такой переориентацией ИТ-подразделений получили широкое распространение инструменты, помогающие сотрудникам повысить производительность труда. Все больше ИТ-подразделений ищут способы использования этих инструментов. Для общего руководства этой работой следует ввести новую должность вице-президента по организации рабочих мест (VP of Workplace Productivity, VPWP). Он будет не только отвечать за выбор программных инструментов, повышающих производительность труда, но и вести мониторинг совместной работы сотрудников, в т. ч. удаленной работы, использования конференц-залов и онлайновых чатов.
VPWP предстоит находить способы установления интероперабельности сервисов, устранять возникающие трения и причины низкой эффективности. Имеется множество инструментов организации сотрудничества и обмена информацией при работе над проектом (Slack, Google Chat, Yammer и т. д.). Важно понимать, какие инструменты применяются и как, чтобы сформировать процесс работ, использующий лучшее ПО для создания оптимальной технологической экосистемы.
Выбирая лучшие инструменты, проверьте, позволяет ли платформа создать современную эталонную архитектуру. Приведем в качестве примера Slack. Эта платформа не только предоставляет сотрудникам средства обмена информацией, но и позволяет интегрировать сервисы для рабочих мест, такие как GitHub, Trello, Google Calendar. Интеграция обеспечивает интероперабельность в рамках организации, а кроме того, дает возможность адаптировать условия работы к своим потребностям.
VPWP должен вести мониторинг, как сотрудники применяют инструменты, чтобы понять, насколько умело они это делают. Например, используют ли они интеграцию с партнерами? Если да, то как это отражается на производительности труда? Ответ на этот вопрос позволит понять, может ли данный конкретный случай повысить производительность всей организации. И наоборот, если большинство пользователей не применяют инструменты партнеров, хотя это предусматривалось, значит, это не очень подходящие инструменты или компании, возможно, следует организовать тренинг.
Имеется ряд инструментов, позволяющих VPWP непрерывно отслеживать потребности сотрудников в данных и их работу с данными, чтобы они могли принимать определяемые данными решения. Это касается как качества, так и количества данных. Административная панель каждого программного инструмента позволяет видеть журнал использования, т. е. наблюдать за поведением пользователей и понимать, дает ли инструмент желаемый эффект. В дополнение к таким журналам важно получить целостное представление о загрузке сети с помощью таких инструментов, как Thousand Eyes, и об обращениях к облакам с помощью таких инструментов, как Wavefront или Splunk. Применение подобных инструментов мониторинга позволяет получить представление о тех участках работы, где возможны оптимизация или усовершенствования.
Например, в компании Box посредством анализа данных обнаружили, что излишне много времени расходуется на помощь сотрудникам при подключении к каталогу Active Directory после трех неудачных попыток регистрации. Это отнимало значительную часть имевшейся у ИТ-подразделения полосы пропускания, снижало производительность труда работников и не позволяло им трудиться в выходные дни или вечерами. Благодаря выявленному шаблону была идентифицирована проблема и предложено решение в виде двухфакторной аутентификации с рассылкой уведомлений. Это избавило ИТ-подразделение от многих тысяч обращений, а сотрудников от простоев.
Не следует ограничиваться поиском узких мест, которые создает ПО. В оптимизации нуждается и физическое пространство офиса. VPWP подчиняется генеральному директору, но должен в тесном сотрудничестве с кадровым подразделением (HR) обеспечить полное использование офисного пространства. Сегодня рабочие места часто находятся в открытой и социальной среде, предоставляя возможности для спонтанных встреч и для сотрудничества. Выявляя вместе HR-руководителем трудности, которые испытывают сотрудники с ориентацией в расположении помещений, их резервированием и проведением совещаний в подходящих помещениях, VPWP будет искать способы оптимизировать использование пространства. Существуют сервисы, позволяющие резервировать помещения посредством голоса, и системы регистрации с помощью радиомаячков, которые гарантируют, что зарезервированные конференц-залы не останутся неиспользованными. Такие инструменты облегчают сотрудничество.
Компаниям, в которых нет VPWP, следует подумать о создании такой должности. Она приобретает важнейшее значение. Ведь если сотрудники не обладают гибкостью при выполнении своей работы, более половины из них перейдут в те компании, где такая гибкость предоставляется. Сегодня производительность труда зависит от меняющей рабочую среду технологии, которая играет важнейшую роль с точки зрения не только привлечения и мотивирования сотрудников, но и их удержания. Работники ожидают, что им будет предоставлена возможность организовать сотрудничество в любом месте и в любое время.
