CIO приходится непрерывно решать проблемы, над которыми бьется его команда, пишет на портале InformationWeek Суреш Самбандам, генеральный директор компании Kissflow, создавшей платформу цифрового рабочего места корпоративного уровня, которую используют свыше 10 тыс. клиентов в 160 странах.

У каждого ИТ-подразделения независимо от его численности есть свои проблемы. Хотя некоторые из них постепенно меняются с течением времени, большинство остаются потенциально неразрешимыми загадками.

Каковы сегодня основные проблемы, изматывающие ИТ-специалистов? Есть ли способ решить их раз и навсегда? Вот составленный на основе личного опыта список пяти наиболее часто встречающихся проблем и практические рекомендации по их решению.

1. Время расходуется на решение утомительных задач

Даже если у вас небольшое ИТ-подразделение, ежедневно справляться с шквалом заявок, требованиями предоставления новых функций и поддержанием обратной связи непросто. Может показаться, что для каждой группы пользователей следует назначить менеджеров, которые будут распределять задачи между собой. Но такое решение отнимет массу времени и сил.

При более внимательном рассмотрении вы заметите, что большинство требующих ручной работы и повторяющихся задач порождаются устаревшими системами. Если ваши системы модернизированы, утомительные задачи возникают в результате неэффективного использования инструментов. В США работники расходуют лишь 40% времени на выполнение основной работы. Поэтому инвентаризация всех систем и обнаружение корреляции между устаревшими системами и утомительными задачами позволит устранить работу вручную и поможет ИТ-подразделению выявить, что необходимо оптимизировать для сокращения времени на выполнение повторяющихся задач, таких как резервное копирование вручную.

2. Работа с нарушенными процессами

Многие ИТ-подразделения ежедневно обнаруживают нарушенные процессы. Но они так привыкли к этим неэффективным процессам, что почти их не замечают. Простое удаление нарушенных процессов показывает, что из-за них не удавалось сделать какую-то работу вовремя или в рамках выделенных средств. Кроме того, нарушенные процессы заставляют сотрудников весьма критически оценивать деятельность ИТ-подразделения. Они не понимают, что те не могут исправить нарушенные процессы с помощью технологии.

Необходимо глубокое понимание существующих процессов, чтобы выявить и устранить причины их неэффективности. Важно также преодолеть разрыв между ИТ-специалистами и прочими подразделениями, изучив внутренние потоки работ на предмет разрывов. Когда это будет сделано, количество концентрирующихся вокруг ИТ нарушенных процессов вроде отсутствия оперативного ИТ-обслуживания и трудностей с заказом новых устройств значительно сократится.

3. Отсутствие прозрачности ИТ-подразделения

Если ИТ-подразделение невелико, вы, как правило, хорошо знаете, чем занимаются сотрудники. Когда все регулярно общаются, легко оставаться в курсе событий. Но по мере роста числа сотрудников и разнообразия их функций все труднее сохранять прозрачность.

ИТ как командный вид спорта. Как футбол, где в команде должны быть непробиваемые защитники, подвижные полузащитники и сильные нападающие, каждый со своими уникальными качествами. Сотрудники ИТ-подразделения должны обладать разнообразными талантами и подготовкой. Необходимы и внимательные разработчики клиентской части, и мощные разработчики серверной части, и устрашающего вида тестировщики, и менеджеры текущих операций. А вы должны организовать их гармоничное взаимодействие и совместную работу.

Вот тут и возникает необходимость в прозрачности, которая будет только возрастать по мере роста ИТ-подразделения. К счастью, вам не нужно полностью пересматривать порядок его работы. Проблему можно решить за счет создания гибкой рабочей среды, разделив сотрудников на небольшие самоуправляемые группы. Это позволит менеджерам видеть, кто чем в данный момент занимается.

4. Как справиться с горами бумаг

Имея в своем распоряжении любые технологии, большинство ИТ-подразделений тем не менее тратят массу времени на работу с бумагами, связанную с аттестацией, квартальными отчетами и заявками на покупку. Хотя в большинстве этих процессов теперь используются не бумажные документы, а сообщения электронной почты и электронные таблицы, это не привело к большому прогрессу. В условиях, когда почти 90% ИТ-специалистов утверждают, что их заставляют двигаться в ускоренном темпе, у них нет ни времени, ни возможностей, чтобы автоматизировать выполнение этой работы.

Но они не могут позволить бизнес-пользователям стать жертвами теневых ИТ, т. е. использовать несанкционированные устройства или приложения, которые подвергают риску конфиденциальные данные. Хотя в подобных случаях традиционные инструменты разработки ПО не дают экономического эффекта, проблема эффективно решается с помощью средств разработки Low-code, которые позволяют удовлетворить потребности пользователей. Такие платформы дают возможность обойтись без создания инструментов с нуля.

5. Как справиться с избытком данных

Поскольку в большинстве случаев потребности ИТ-подразделений в данных носят краткосрочный характер, возможно, будет трудно обнаружить проблемы, скрывающиеся в архивах и изолированных хранилищах данных. Если резервные копии важных файлов хранятся на 5-дюймовых дискетах, то скорее всего их уже невозможно считать. По мере старения носителей данных ИТ-подразделения должны постоянно переносить их на новые средства хранения, чтобы избежать потери данных.

Выполнить это требование, возможно, будет непросто, поскольку организации применяют множество инструментов для сбора и хранения данных. Чтобы ускорить процесс, не жертвуя точностью, ИТ-подразделениям необходимо предварительно создать модель данных предприятия, учитывающую требования к данным, предъявляемые различными департаментами. Когда модель будет четко определена, подразделения смогут использовать ПО ETL (извлечение, преобразование, загрузка) для получения данных из различных источников и без особых усилий решить проблему избытка данных.

Не бойтесь оказаться лицом к лицу с вашими проблемами

Ближайшая задача ИТ-подразделений — понять будущие потребности бизнеса. Поскольку технология непрерывно развивается, ИТ обладают такой мощью, что могут вознести или сокрушить любую организацию.

Только 22% сотрудников считают, что руководство компании точно знает, в каком направлении ей нужно двигаться. Сохраняя свою значимость и непрерывно решая проблемы, которые отнимают все силы ИТ-подразделения, CIO способны обеспечить организациям устойчивый успех.