Руководители подразделений и менеджеры должны быть уверены, что подчиненные не только своевременно выполняют поставленные задачи, но и действуют с максимальной продуктивностью. Портал eWeek обобщил результаты ряда исследований и сформулировал советы, как улучшить производительность командной работы и решить проблемы, которые ей препятствуют.

Руководитель команды или владелец предприятия несут ответственность за то, как подчиненные выполняют свои должностные полномочия, но она должна выходить далеко за рамки стандартных процедур проверки пунктов выполненной работы. Это связано с тем, что очень часто выполнение ежедневных обязанностей превращается в рутину и из-за этого продуктивность человеческого труда начинает падать. Среди других причин — нехватка ресурсов, отсутствие или недостаток мотивации, угнетающая атмосфера. Можно ли создать более комфортные условия повседневной работы, чтобы поддерживать продуктивность труда на должном уровне? Ниже приводятся семь советов, которые помогут решить эту проблему.

Управляйте временем, установите сроки выполнения работы и предельно допустимые сроки. Отслеживая время выполнения задачи, сотрудник обязуется выполнить ее в установленные сроки. Если же он приступает к решению задачи, но у нее нет определенных сроков реализации, ее выполнение может затянуться. 96% руководителей, опрошенных Dimensional Research, заявили, что их подчиненные часто допускают просчеты, поскольку не занимаются учетом времени (таймингом). Можно взять на вооружение простой прием: составить перечень всех задач на день/неделю/месяц и назначить сроки выполнения. Со временем можно будет убедиться, что это помогает ускорить выполнение задач.

Рынок предлагает множество приложений, которые помогают вести список дел. Они варьируются от элементарных офлайновых стикеров до серьезных программных пакетов для управления проектами, применяемых в солидных компаниях. Естественно, в последние годы, когда все больше приложений «перебирается» в онлайн, в Интернете появилось немало ресурсов, помогающих управлять списками дел. Выберите то предложение, которое лучше всего подходит вашей команде и позволяет наладить наиболее комфортное сотрудничество.

Поддерживайте обратную связь с командами, сообщайте ей о прогрессе. Команда справляется с проектом в срок? Почему бы не подбодрить сотрудников? Это вызовет у них дополнительный прилив энтузиазма. В конце концов, недостаточно мотивированные сотрудники снижают производительность команды в целом. Менеджерам нужно как можно чаще общаться с членами команды, обсуждать детали проекта, пути решения проблем, чтобы они чувствовали, что их мнение и вклад ценятся. Формированию управленческих навыков способствует постановка краткосрочных целей, где подробно описаны действия и обязанности каждого члена команды. Сотрудники, которые поддерживают со своими менеджерами обратную связь в виде дельных советов или конструктивной критики, могут оказывать значительное влияние на формирование бизнеса в правильном направлении. По данным Dimensional Research, 43% сотрудников, которые ощущают свою востребованность, сказали, что общаются с руководством, по крайней мере, не реже одного раза в неделю.

Минимизируйте отвлекающие факторы, используя специальные приложения. Мы живем во времена, когда человека со всех сторон атакуют приложения и технологии. Множество устройств, наполненных многочисленными приложениями, и бесконечный поток уведомлений отвлекают от более важных событий. Находясь на работе, сотрудник тратит много времени, например, на электронную почту: большую часть дня приходится читать письма и писать на них ответы, тогда как остальное время отнимают приложения и уведомления. Насколько ответственно люди применяют технологии? Дошло до того, что у некоторых появилась зависимость от них. Избавиться от нее можно при помощи методов, которые помогают сделать больший объем работы, не утруждая себя бесконтрольным чтением чатов.

Как показывает отчет исследовательского подразделения Economist, сотрудники более креативны, продуктивны и чувствуют удовлетворенность своей работой, если их рабочие места оснащены мобильными технологиями. Правильно подобранные инструменты коммуникации и совместной работы помогают значительно сократить беспорядочность уведомлений, перенеся недавние чаты, общие файлы и любимые хаки для общения в отдельную локацию. Более того, эти инструменты позволяют объединять все любимые приложения в одну простую платформу.

Избегайте выполнения нескольких задач одновременно. Иногда бывают ситуации, когда сотрудник вроде бы провел напряженный день, но в итоге оказалось, что он сделал не так уж много. С чем это связано? Многим приходится одновременно выполнять несколько задач, что приводит к тому, что ни одна из них не доводится до логического конца. Работа с уклоном в мультизадачность может оказаться контрпродуктивной, распыляя усилия сотрудников. Лучше поставить определенную задачу и не позволять сотрудникам переключаться на другую, пока она не будет выполнена. Нужно также исключить отвлекающие факторы в виде постоянно трезвонящего телефона или мессенджера, который постоянно напоминает о себе новыми сообщениями.

Геймификация рабочего места. Если изо дня в день выполнять одну и ту же монотонную работу, то очень легко потерять мотивацию. Один из способов обеспечить активное участие членов команды — мотивировать их, превращая обычные задания в своеобразные игры. Обычные ежедневные задачи типа подачи отчетов, обмена мнениями можно геймифицировать при помощи знаков отличия и наград. Другой способ повысить мотивацию сотрудников — стимулировать их быстрее достигать своих целей.

Разберитесь с «парадоксом присутствия». Все больше и больше компаний работают с сотрудниками, которые находятся вне офиса. К таким относятся фрилансеры, консультанты, стажеры и удаленные сотрудники. Их сложнее мотивировать, чем офисных работников, потому что они находятся вдали от команды. Таким образом, организации должны принимать адекватные меры, чтобы работники, работающие удаленно, не теряли командный дух. Чтобы обсудить работу с ними, менеджерам нужно переходить на обычные аудио- и видеовызовы.

Отдыхайте от работы. Без перерывов на отдых иссякает энергия даже у самых трудолюбивых сотрудников. Как показывают научные исследования, он необходим, чтобы поддерживать постоянный уровень производительности, что особенно важно при выполнении сложных задач. Работа без передышки на длинной дистанции приводит к устойчивому снижению продуктивности труда. Чтобы избежать выгорания, лучше всего спланировать короткие перерывы — это поможет вернуться к работе с удвоенной энергией.