Факторы, определяющие стратегию хотдескинга (Hot Desking, незакрепленные офисные рабочие места) — начиная от местонахождения команды и заканчивая предоставлением устройств, — могут быть разными, поэтому сфокусируйтесь на том, что работает именно в вашей организации, пишет на портале No Jitter Ирвин Лазар, президент и главный аналитик компании Metrigy.
Компании продолжают формировать оптимальный подход к поддержке гибридной работы, и одна из частых тем для обсуждения, — это Hot Desking. Идея хотдескинга проста — создать рабочие пространства, которые сотрудники могут использовать для индивидуальной работы по мере необходимости, когда они находятся в офисе. Эти пространства не обязательно резервировать для исключительного использования конкретными сотрудниками, их можно резервировать для использования по расписанию. Переход от концепции к реальной реализации требует решения нескольких ключевых вопросов и согласования стратегии хотдескинга с общим подходом к совместной работе.
Metrigy недавно провела опрос 935 компаний в Европе, Северной Америке, Австралии и некоторых регионах Юго-Восточной Азии, чтобы выяснить, как они подходят к внедрению хотдескинга в своих организациях. Примерно в четверти компаний, которые его уже применяют, используются следующие возможности.
Управление предоставлением рабочих мест. Примерно половина тех, кто поддерживает хотдескинг, развернули приложение для управления резервированием мест и устройств. Популярные примеры включают Envoy, OfficeSpace, Robin, Wisp by Gensler и WorkInSync. Совсем недавно ведущие поставщики решений для совместной работы, включая Microsoft, Webex и Zoom, добавили возможности хотдескинга или установили интеграцию с перечисленными выше специальными приложениями для управления рабочим пространством, чтобы обеспечить резервирование и предоставление мест и устройств.
Локализация. Некоторые компании могут пожелать сгруппировать команды физически в одном месте. Например, если члены команды по разработке ПО или маркетингу одновременно находятся в офисе, то, если позволяет пространство, имеет смысл разрешить им бронировать рабочие места рядом друг с другом, чтобы облегчить сотрудничество.
Расписание. Одна из проблем компаний, поддерживающих хотдескинг, — это согласование доступности с потребностями. Если у вас достаточно места, чтобы обслужить, скажем, только половину потенциальных сотрудников офиса, а все хотят прийти в среду, вы быстро обнаружите, что превысили лимит возможностей. Для преодоления этих проблем некоторые компании внедряют графики для рабочих групп. Например, отделы продаж могут использовать хотдескинг в понедельник и вторник, отделы по продуктовые команды — в среду и четверг и т. д.
Приложения для выделения рабочих мест очень важны для получения инсайтов об их использовании в прошлом, но прогнозирование использования в будущем может быть сложным и потребовать проведения опросов сотрудников или работы с руководителями групп для установления соответствующих политик.
Предоставление устройств. Мы не пришли к единому мнению относительно типов устройств, которые компании предоставляют в хотдескинг. Наиболее популярными являются мониторы, позволяющие тем, кто приносит в офис свои ноутбуки, воспользоваться преимуществами большого экрана. Другие обычно выделяемые устройства включают настольные телефоны и высококачественные веб-камеры для проведения видеоконференций. Некоторые компании предоставляют гарнитуры, хотя часто из-за соображений гигиены многие люди чувствуют себя неловко, надевая гарнитуру, которой пользовались другие. Более половины компаний, чьи сотрудники регулярно делят время между офисом и домом, предоставляют им несколько гарнитур: одну для офиса и одну для дома. В этом сценарии эффективным средством хранения личных устройств в офисе являются шкафчики. Только около 25% компаний требуют, чтобы сотрудники приносили свои гарнитуры с собой.
Еще один набирающий популярность вариант — это предоставление настольных устройств «все в одном». Эти устройства, используемые в сочетании с системой управления хотдескингом, позволяют сотрудникам регистрироваться на устройстве по прибытии и иметь легкий доступ к приложениям для совещаний и других видов совместной работы, а также получать высококачественное видео и аудио. Наконец, около 35% компаний предоставляют USB-устройства громкой связи, также обеспечивающие высокое качество звука благодаря шумоподавлению.
Обеспечение безопасности. В компаниях, которые развертывают специальные устройства, ИТ-персонал должен обеспечивать удаление информации о пользователе и автоматический выход сотрудника из системы после истечения срока резервирования или некоторого периода бездействия. Последнее, с чем хочет столкнуться любая компания, — это когда сотрудник занимает выделенное ему рабочее и видит информацию о звонках, сообщениях и других активностях предыдущего пользователя.
При правильной реализации хотдескинг может быть эффективным средством максимального использования доступного офисного пространства, чтобы гарантировать, что те, кому нужны индивидуальные рабочие места, могут зарезервировать их до прихода в офис, с соответствующими возможностями для совместной работы. Однако отсутствие проактивного подхода может привести к хаосу, разочарованию, головной боли для бизнеса и ИТ.
