В нашей компании работают и офисные, и удаленные сотрудники. Поэтому взаимодействие в онлайне — неотъемлемая часть работы. А еще это процесс, который руководителю нужно постоянно настраивать и отлаживать. Иначе он будет съедать кучу времени, не оставляя сил на управленческие задачи.
В этой статье расскажу, с какими проблемами я сталкивался при общении с сотрудниками и дам пять советов, как сделать коммуникацию эффективной.
Трудности руководителя при общении с сотрудниками в онлайне
От качества коммуникации в команде зависит рабочая обстановка, производительность и, в итоге, уровень дохода компании. Это требует от руководителя не только управленческих навыков, но и глубокого понимания межличностных взаимодействий.
В команде, где не настроено эффективное взаимодействие, сотрудники дергают друг друга и руководителя по мелочам, что отнимает кучу времени от решения рабочих задач. Либо каждый сидит в своем вакууме, что может приводить к крупным ошибкам и трате еще большего количества времени на их решение. Общение в онлайне вносит свои сложности.
В чат написал и ждешь ответ, что сложного?
Важная особенность проблем в коммуникации состоит в том, что они начинаются с мелочей и растут, как снежный ком. Если вовремя их не заметить — лавина недовольства накроет всю команду и будут жертвы.
Ошибки в расчетах и неправильные решения можно отследить, исправить и больше так не делать. Но, с общением в онлайне все сложнее. Я выделяю для себя четыре ключевые проблемы:
1. Потеря невербальной коммуникации. При общении в мессенджерах мы не видим выражение лица и мимику собеседника, не слышим голос. Это может привести к недопониманию с обеих сторон из-за потери нюансов в текстовых сообщениях. Руководителю приходится тратить дополнительное время на разъяснение задач и коррекцию недоразумений.
Пример
При личном общении простой вопрос руководителя «Когда будет готов отчет?», воспринимается спокойно, если руководитель спокоен.
При переписке тревожный сотрудник может подумать, что руководитель недоволен и просит поторопиться, раз спрашивает о статусе задачи.
2. Сложность обучения и делегирования. Когда сотрудник делает новую для себя задачу, зачастую проще сесть вместе с ним перед компьютером и показать пример выполнения. При работе в онлайне для этого требуются созвоны и текстовые инструкции. Руководителю может казаться, что проще и быстрее самому сделать задачу, чем тратить время на уточнения.
Пример
Сотрудник сказал, что понял, как составить смету для контрагента, но он не понял.
Руководитель тратит время на объяснения или пишет подробную текстовую инструкцию. Затем еще ждет переделанный результат.
3. Потеря контроля за временем. В онлайне сложно следить за тем, сколько времени сотрудники реально тратят на рабочие задачи. Вне офиса не видно, кто сидит на месте, а кто на обеде. Эта неопределенность затрудняет оценку эффективности.
Пример
Руководитель пишет сотруднику, тот отвечает через 3 часа. Непонятно, работал ли он над своими задачами и пропустил сообщение или был на долгой прогулке в парке.
4. Снижение мотивации сотрудников. При личном общении сразу понятно, что люди — не роботы. Мы узнаем, как настроение, обмениваемся шутками и даем друг другу невербальные сигналы поддержки.
Взаимодействие в онлайне может превратить работу в обмен статусами задач и получение новых. Это снижает мотивацию сотрудников и может привести к их профессиональному выгоранию. Руководителю нужно находить способы вдохновлять коллег дистанционно, чтобы сохранить команду.
Пример
Дизайнер на удаленке делает простые визуалы для соцсетей. Через год увольняется, чтобы делать 3D-моушн.
Никто и не знал, что он интересуется этим направлением. Такой дизайн нужен компании, но сотрудник уже согласился на другой оффер.
Все эти факторы в совокупности делают управление командой более сложным и могут значительно замедлить процессы. Руководителю необходимо их отслеживать и понимать, как с этим работать.
Пять советов для эффективной коммуникации
Я думаю, что основная задача руководителя при управлении командой — обеспечить быстрый обмен информацией и комфортную атмосферу, в которой люди захотят остаться работать и будут расти как специалисты.
Вот несколько правил, как эффективно взаимодействовать с сотрудниками и сократить время на коммуникацию:
1. Выберите сервис для корпоративного общения. Определите один общий канал связи и договоритесь, что все рабочие вопросы будут решаться именно там. Это поможет избежать информационного хаоса и сэкономит время, так как сотрудники будут знать, где искать необходимую информацию.
2. Создайте виртуальное рабочее пространство. Основа эффективной работы офиса и сотрудников на удаленке — выстроенная система для совместной работы. Настройте облачное хранение данных и утвердите онлайн-инструменты для подготовки документов, создания презентаций и проведения созвонов.
Выбирайте сервисы, которые доступны для всех операционных систем, четко выполняют свои функции и понятны в использовании. Это поможет ускорить процессы, контролировать нагрузку сотрудников и сделать коммуникацию более прозрачной и эффективной.
3. Организуйте эффективные созвоны. Созвоны могут быть настоящим пожирателем времени, если проводятся для того, чтобы создать видимость контроля. Но с правильным подходом они становятся мощным инструментом взаимодействия.
Регулярно проводите стратегические встречи и обсуждайте с коллегами результаты совместной работы и планы на следующий период. Привлекайте участников команды к принятию решений через мозговые штурмы и обсуждения, где каждый может высказать свое мнение. Это укрепит связь в коллективе и приведет к более обдуманным решениям.
4. Делегируйте с умом. Делегирование — неотъемлемая часть эффективного менеджмента и возможность высвободить время для стратегического управления. Самые первые в очереди — те задачи, которые отнимают много времени, но не требуют регулярного участия.
Чтобы не тратить слишком много времени на контроль, важно делегировать с умом. Выясните сильные стороны каждого участника команды и распределите задачи по их компетенциям. Это поможет достичь лучших результатов при минимальных усилиях.
5. Инвестируйте в обратную связь. Понимание потребностей и переживаний сотрудников — важный элемент успешного взаимодействия. Это мотивирует команду работать лучше, помогает руководителю вовремя скорректировать проблемы и создать открытую атмосферу.
Регулярно запрашивайте и предоставляйте фидбэк. Изучите и используйте разные формы обратной связи: поддерживающую, корректирующую и развивающую. Вместо акцентирования внимания на проблемах и недостатках, сосредоточьтесь на поиске решений и усилении сильных сторон сотрудников.
Подведем итог
Взаимодействие с командой — искусство, требующее баланса и системности. Я надеюсь, что эти советы помогут вам настроить эффективную коммуникацию и достичь лучших результатов при минимуме затраченного времени. Вот главные тезисы статьи:
- При общении в мессенджерах мы не видим выражение лица и не слышим голос собеседника. Старайтесь делать свои сообщения понятными, уделяйте внимание тону общения и уточняйте детали, чтобы избежать недоразумений.
- Учить сотрудников и делегировать задачи дистанционно может быть сложнее и дольше, чем при личном взаимодействии. Помните, что это — вложение в будущую эффективность команды и вас, как руководителя.
- Удаленная работа усложняет отслеживание занятости сотрудников. Постарайтесь настроить систему оценки эффективности и установить правила, когда команда должна быть на связи.
- Коммуникация не должна ограничиваться обменом задачами. Чтобы поддержать мотивацию сотрудников, уделяйте внимание коммуникации: общению, обмену интересами, обсуждению трудностей и успехов.
- Определите единый мессенджер для корпоративного общения. Это избавит сотрудников от информационного хаоса и ускорит доступ к нужной информации.
- Создайте виртуальное рабочее пространство для эффективной работы как в офисе, так и удаленно. Используйте облачное хранение данных и понятные инструменты для совместной работы.
- Проводите регулярные стратегические созвоны с командой для обсуждения результатов и планов. Вовлекайте сотрудников в принятие общих решений через мозговые штурмы.
- Освободите время для стратегического управления. Делегируйте задачи с учетом компетенций сотрудников, чтобы достичь лучших результатов с минимальными усилиями.
- Запрашивайте и предоставляйте регулярную обратную связь, сосредоточьтесь на поиске решений и усилении сильных сторон команды. Это поможет поднять мотивацию и создать открытую атмосферу.
