«До конца года еще далеко, можно пока не напрягаться, все успеем». Разбираем, почему эта фраза становится началом конца и как это исправить.

Успехи компании традиционно измеряются по годам. Приятно подвести итоги года на корпоративе и с легким сердцем уйти на каникулы перед новым большим периодом. Но есть нюанс: годовое планирование слишком длинное и потому малоэффективное.

Когда цели растянуты на 12 месяцев, есть риск сильно отклониться от изначального плана: сроки сдвигаются, приоритеты смещаются, актуальность теряется. В разработке продуктов и вовсе лучше каждый квартал пересматривать роадмап развития. Иначе есть риск вообще не получить результат.

В этой статье расскажу о недостатках годового планирования и разберу методику из книги Брайана Морана и Майкла Леннингтона «12 недель в году». А в конце пройдусь и по ее недостаткам.

Что не так с годовым планированием

Наличие годового плана лучше, чем его полное отсутствие. Его можно разбить на кварталы и месяцы, но все понимают, что итоговый результат будет подводиться в декабре. Это значит, что 1-2 провальных месяца ничего не значат, можно потом нагнать.

Ключевая ошибка: мы думаем, что год — это очень долго

После спринтерского рывка для закрытия прошлого года, команде нужны отдых и восстановление. Поэтому в начале следующего периода мы неторопливо раскачиваемся, в надежде позже нарастить темп. Да, мы понимаем, что уже немного отстаем от графика, но нас это не тревожит, ведь впереди еще много времени.

Классический годовой сценарий:

Половину января команда отдыхает. Потом вспоминает, как работать.

Еще несколько месяцев все думают «До конца года еще далеко, можно пока не напрягаться, все успеем».

В середине лета появляется смутное беспокойство. Темп работы нарастает.

Ноябрь и декабрь: команда почти живет в офисе и к концу года выжимает из себя все силы. После такого нужно хорошо восстановиться.

Все повторяется.

Мотивация усиливается с приближением срока сдачи. В годовом планировании это — только последние пару месяцев. Если повезет, команда успеет достичь намеченного результата. Качественно или нет — это другой вопрос. Вполне может случиться и так, что задача окажется слишком сложной, чтобы закрыть ее в ускоренном темпе за пару месяцев до дедлайна.

Методика «12 недель»

Книга «12 недель в году. Как за 12 недель сделать больше, чем другие успевают за 12 месяцев» предлагает действовать по-новому.

Суть методики: вместо того, чтобы планировать на год, а потом до декабря ничего не делать, планируем примерно то же на 12 недель. Неделя — за месяц, квартал — за год. Затем неделя отдыха и повторить.

12 недель = 1 год

Авторы книги уверены, что их методика подойдет всем и поможет кратно увеличить личную или командную эффективность. Ключевые правила:

1. Сформулируйте четкое видение

Если вам предстоит разработать продукт — нужно четко определить, какой финал вы хотите получить. Он должен быть прописан максимально подробно. Отлично, если это будет не только описание самого сервиса, но и набор функций или пользовательских сценариев, которые будут в нем реализованы.

Затем определите, что для достижения этого видения реально сделать за 12 недель. Это и будет тем результатом, к которому команда сейчас будет стремиться.

2. Определите цели и тактику

Здесь нужно прописать несколько главных целей, достижение которых принесет желаемый результат. Затем каждую цель разбить на отдельные задачи. Они должны быть конкретными, выполнимыми и иметь четкие сроки.

Затем нужно спланировать тактику — ежедневные действия команды для выполнения поставленных задач. Итогом должен стать набор недельных планов, выполнение которых приведет к достижению намеченного результата.

3. Контролируйте прогресс

Чтобы эффективно работать с планом, нужно каждую неделю отслеживать прогресс. Рекомендуется выделить 15-20 минут в понедельник, чтобы подвести итоги предыдущей недели и оценить их влияние на новую. Еженедельный план должен быть всегда перед глазами у команды.

Этот подход позволит очень быстро заметить, если что-то идет не по плану, и скорректировать действия. А также быть гибкими при изменении внешних обстоятельств.

4. Фокусируйтесь на прогрессе, а не на результате

Здесь авторы предлагают оценивать прежде всего действия команды — выполнение поставленных задач. Чтобы команда оставалась мотивированной, гораздо важнее сосредоточится на прогрессе, а не на конечном результате.

Например, чтобы продвинутся с главными целями, на текущую неделю назначено 10 задач. Коллеги справилась с 8, остальные 2 в процессе. Если фокусироваться на результате, то команда не выполнила свой план. Если ставить упор на прогресс, то эффективность этой недели — 80%. Кроме того, еще можно посмотреть, насколько решенные задачи приблизили достижение главных целей.

Фишка в том, что вы видите, насколько приблизились к достижению цели, потому что расписали каждый шаг к ее выполнению. Если общего результата иногда приходится долго ждать и промежуточный прогресс не всегда понятен, то здесь вы каждую неделю обновляете роадмап проекта.

Почему 12-недельное планирование — хорошая идея

1. Больше предсказуемости и гибкости

Чем дальше от вас финальный результат, тем меньше возможности предугадать будущее. При годовом планировании можно постараться прописать, что и в какой месяц должно быть выполнено, но составить план на каждую из 52 недель — нереально. Даже если это сделать, любое изменение превратится в снежный ком, который сотрет все планирование.

Точность прогноза действий и результатов 12-недельного плана намного выше, его гораздо легче адаптировать к внешним изменениям. А подведение итогов помогает корректировать и улучшать планы следующих периодов.

2. Четче фокусировка

Большинство годовых планов подразумевает многозадачность. Чем дольше команда раскачивается, тем больше параллельных процессов ей предстоит выполнить ближе к концу периода.

В 12-недельном планировании вы определяете всего несколько ключевых целей и составляете пошаговые задачи для их выполнения. Это поможет тратить меньше времени на переключение и перестать рассеивать внимание.

3. Больше мотивации для команды на рутинные задачи

В годовом плане важнее всего выполнить намеченный результат. К такой большой цели может быть психологически сложно подступиться: кажется, что впереди неподъемное количество работы. Это — одна из причин всеобщей прокрастинации в начале года.

Начать выполнять цель любого размера как раз и поможет пошаговый план задач. А отслеживание прогресса по целям позволит команде почувствовать больше контроля: их действия сегодня напрямую влияют на будущий результат работы.

Что с методикой не так

В книге есть моменты, с которыми я не согласен. Выделил возможные риски:

1. Погрязнуть в микроменеджменте

В 12-недельной системе планирование идет от общего к частному, и завершается тем, что каждый день недели четко расписан. Сотрудникам такой режим может показаться слишком строгим, а руководитель рискует зачахнуть над контролем выполнения плана. Поработать руками у него уже вряд ли получится.

Слаженной команде профессионалов будет достаточно недельного плана с задачами и сроками их выполнения. Пусть сами настраивают свой рабочий день, тем более в тонусе их будет держать еженедельная оценка эффективности.

2. Высосать все силы из сотрудников

Для выхода из зоны комфорта и достижения кратного роста, авторы книги рекомендуют работать на пределе возможностей и создавать себе «продуктивное напряжение». В частности, не уходить с работы, пока действие, запланированное на текущий день, не будет выполнено.

Такой подход может быть эффективным в краткосрочной перспективе, но если работать так постоянно, это приведет к скорому выгоранию сотрудников. Нужно соблюдать баланс между результативностью работы и комфортным режимом труда.

Подведем итог

Краткий чек-лист для перехода на 12-недельное планирование:

  • Сформулируйте четкое видение и определите, что реально успеть сделать за 12 недель.
  • Пропишите несколько ключевых целей, которые помогут достичь намеченного результата. Каждую цель разделите на шаги-задачи и составьте 12 недельных планов.
  • Контролируйте прогресс. Каждый понедельник выделяйте 15-20 минут, чтобы подвести итоги прошлой недели и проговорить планы на текущую.
  • Фокусируйтесь на отслеживании еженедельного прогресса, а не на выполнении результата. Это поможет сохранять мотивацию в период работы над долгосрочными целями.

Евгений Перов, директор продукта в корпоративном мессенджере Compass