Чтобы сделать данные доступными более широкой аудитории, фармацевтический гигант Eli Lilly "прописывает" связь между системой управления документами и корпоративной сетью

 

За каждой заявкой на регистрацию нового лекарства, подаваемой в Управление по пищевым продуктам и лекарствам, стоят горы бумаг: многие и многие папки с техническими отчетами, в которых подробно рассматриваются бессчетные тома лабораторных исследований и других данных, требуемых федеральными нормами. Компания Eli Lilly (Индианаполис, шт. Индиана) отчаянно искала способ справиться с бумажным наводнением.

 

Первая попытка была сделана в 1994 году, когда Eli Lilly развернула сложную и дорогостоящую систему управления документами (Enterprise Document Management System) Documentum фирмы Documentum (Плезантон, шт. Калифорния). Но поскольку цена лицензии на Documentum составляет около $1000 за рабочее место, из 26 000 разбросанных по всему миру сотрудников Lilly доступ к системе имели лишь 500 человек. Хотя Documentum решила наиболее тяжелые проблемы персонала, занятого разработкой продуктов, компания продолжала искать способ предоставить преимущества системы более широкому кругу сотрудников без таких больших затрат.

 

Облегчение наступило, когда работники отдела ИТ решили разработать собственный мост между Documentum и корпоративной сетью ELVIS (Eli Lilly Virtual Information System  -  виртуальная информационная система Eli Lilly), чтобы все сотрудники Lilly могли получать доступ к информации, хранящейся в базах данных Documentum. ELVIS работала с 1994 года и использовалась для стандартных приложений intranet, таких, как инструкции о политике компании для сотрудников и телефонные справочники. В настоящее время система связывает 8000 сотрудников, а еще 8000 присоединятся к ним до конца года.

 

"Это соединяет надежность, обеспечиваемую системой управления документами, с дешевизной и легкостью в использовании, характерными для World Wide Web", -  считает Сьюзет Рот, системный аналитик Lilly.

 

Соберемся вместе

 

Создание моста между двумя мирами было необходимо. Персонал Lilly, занятый разработкой продуктов, знал, что надежность системы Documentum играет решающую роль при работе с тем потоком документов, который составляет фундамент заявок на регистрацию новых лекарств. Возможность хранения информации в нескольких форматах, управление версиями, средства обеспечения безопасности и управления потоком работ были непременным условием создания технических отчетов. Используя Documentum, "вы извлекаете (check out) документ, когда работаете над ним, так что никто другой не может с ним работать", -  объясняет Рот.

 

Это означает, что всегда можно быть уверенным, что работаешь с нужной версией документа. Для фармацевтической индустрии, где может циркулировать несколько утвержденных и неутвержденных версий, это имеет решающее значение. Внося изменения, нужно знать, работаешь ли с утвержденным документом или с самой свежей неутвержденной версией.

 

Учитывая ограничения по стоимости, отдел ИТ фирмы Lilly понимал, что дать более широкому сообществу пользователей доступ к информации, содержащейся в Documentum, можно, только интегрировав ее с коммуникационными возможностями ELVIS. Кроме того, существовало еще несколько мелких проблем, которые можно было решить, связав корпоративную сеть с Documentum.

 

Легкость использования

 

Один из примеров  -  запросы. Как отмечает Рот, Documentum включает очень мощные средства создания сложных запросов, но пользоваться ими не слишком легко, а для простого поиска  -  неудобно. С другой стороны, механизм поиска во внутренней сети был абсолютно примитивным.

 

Другим больным местом было обучение. Для работы с Documentum каждому сотруднику требуется несколько часов обучения. Эта проблема еще больше усложняется, если речь идет о персонале, находящемся за границей. В то же время быстро научиться получать доступ к данным Documentum из программы просмотра Navigator корпорации Netscape Communications можно с помощью несложной инструкции, которую отдел ИТ просто раздавал сотрудникам.

 

Грязная работа

 

Компании часто боятся сами разрабатывать программы для связи между системами, но, как рассказала Рот, в случае Lilly процесс оказался быстрым и недорогим. Используя HTML-формы, системный аналитик Эрик Уолф создал интерфейс между Documentum и ELVIS примерно за месяц. Единственные затраты были связаны с оплатой его труда. Впрочем, сегодня необходимость ковать для этого собственное связующее звено стала спорной: фирма Documentum теперь предлагает добавочный модуль Accelera для связи системы управления документами с внутрикорпоративными сетями.

 

Сейчас, когда установлена связь между Documentum и ELVIS, пользователи Lilly могут из Netscape Navigator выполнять поиск в Documentum. Однако не вся информация, находящаяся в Documentum, доступна автоматически. Из соображений безопасности сначала необходимо подать администратору корпоративного хранилища данных (corporate data steward) заявку и доказать, что эта информация действительно необходима для работы. Одна из целей такого жесткого контроля в том, чтобы избежать расходования полосы пропускания на доступ к информации, которая не критична для бизнеса. Когда заявка одобрена, администратор создает учетную запись Documentum, после чего пользователь получает свободный доступ к этому конкретному виду данных.

 

По словам Ларри Уорнока, директора Documentum по развитию, его компания очень довольна тем, что Web-браузеры открывают многим доступ к большому объему информации при значительно меньших затратах, чем покупка новых лицензий на Documentum. "Для нас взрыв intranet  -  это прекрасно. Мы можем доставлять информацию большей аудитории. Объем нашего рынка вырос", -  заявил Уорнок.

 

Рот отмечает, что главный урок, который компания извлекла из этого опыта, состоит в осознании выгод интеграции закрытых технологий и внутренней сети, позволяющей использовать лучшие стороны каждого продукта. "В течение прошедшего года интерес к управлению документами рос как снежный ком, потому что люди видят, что информация представляет ценность для корпорации. Этот интерес увеличила intranet, потому что доступ к ней теперь есть у каждого работника", -  говорит Рот.

 

ЛОРЕН ГИББОНС ПОЛ

 

ИНСТРУМЕНТАРИЙ

 

Основной: корпоративная система управления документами Documentum фирмы Documentum; программа просмотра и сервер корпорации Netscape Communications; Microsoft Office корпорации Microsoft.

 

Страховка: Documentum теперь предлагает Accelera  -  добавочный модуль, который позволяет связать Documentum с intranet.

 

Как оплатить расходы

 

Будьте умеренны. Не многие руководители будут беспокоиться о доказательствах возврата инвестиций, если предлагаемый проект, который даст сотрудникам больше данных, обойдется лишь в месячную зарплату программиста.

 

СТРОИМ INTRANET

 

Eli Lilly and Co.

 

Штаб-квартира. Индианаполис, шт. Индиана.

 

Число работников. 26 000 человек в 150 странах.

 

Цели и INTRANET. Lilly хотела дать большему числу сотрудников доступ к данным технических отчетов и избежать при этом расходов на дополнительные лицензии на систему управления документами Documentum, доступ к которой имели всего 500 сотрудников. Решение: разработать программу, связывающую Documentum и корпоративную сеть ELVIS.

 

Как это произошло. Используя HTML-формы, системный аналитик создал интерфейс между системами. Единственные затраты были связаны с оплатой его работы в течение месяца.

 

Любимые приложения. Поиск технических отчетов по определенному фармацевтическому соединению, чтобы гарантировать, что не повторяешь дорогостоящий технический эксперимент.

 

Неожиданная выгода. Все были потрясены тем, какой выигрыш можно получить при интеграции технологий,  -  например системы управления документами и внутренней сети.

 

Текущее состояние. Доступ к intranet имеют 8000 сотрудников, а еще 8000 присоединятся к ним до конца года.