Когда дело доходит до установления стандартов на создание информации, передаваемой по внутрикорпоративной сети, компании используют самые разные методы, начиная от предоставления полной свободы и кончая авторитарным их внедрением
Фирма Sun Microsystems (Менло-Парк, шт. Калифорния) была чуть ли не самой первой и самой горячей поклонницей внутрикорпоративных сетей. Число Web-серверов в ее внутренней сети SunWeb возросло до 2000, и была создана атмосфера абсолютной свободы, стимулирующая сотрудников переводить данные с жестких дисков своих настольных ПК в эту сеть.
Но, похоже, период слепого поклонения подходит к концу. Возникла неотложная проблема контроля информации с точки зрения ее соответствия стандартам до того, как она будет передана в узел Web фирмы. В июле Карл Меске, отвечающий за внутренний узел Web, добился от руководителей фирмы Sun обещания более серьезно отнестись к стандартам и стратегии создания информационного содержания внутрикорпоративной сети.
Меске провозглашает: "Никакой свободы. Все должно быть формализовано. В этом отношении за последние месяцы мы многого добились".
Почему же необходим более структурированный подход? Руководители фирмы Sun уверены, что без жесткой интеграции между внешними и внутренними узлами компания может упустить такие возможности, как электронная коммерция. Достижение интеграции - эта цель была поставлена перед сформированной в июле группой стратегического планирования (Sun Strategic Team), которая должна заниматься как внутренними, так и внешними узлами.
Это вовсе не означает, что до принятия подобного решения фирма Sun не использовала стандарты или процедуры. Базовые страницы сети SunWeb содержали набор стратегий создания процедур, руководств по стилям, инструкции по применению языка HTML и графики и даже был включен учебник для начинающих по принятому в фирме Sun стилю публикаций внутренних и внешних документов. В прошлом соблюдение инструкций проверялось только в тех материалах, которые предназначались для внешнего узла. И не более того. "Мы будем контролировать общие навигационные метафоры, общие методы взаимодействия с пользователями", - заявил Меске.
По словам Блейна Эрвина, старшего аналитика фирмы Forrester Research (Кеймбридж, шт. Массачусетс), руководящие материалы по созданию информационного содержания внутрикорпоративной сети и стратегия компании постоянно совершенствуются. "Мы пока еще находимся в периоде выбора стратегий", - сказал Эрвин.
Стили представления информации варьируются от сильно централизованных до очень свободных, причем крупные компании обычно склоняются к жестким ограничениям. По мнению Эрвина, "компаниям из списка Fortune 1000 очень повезло в том, что они могут значительно ослабить контроль".
Специалисты фирмы Forrester предсказывают, что будет выбран промежуточный вариант: стимулирование всех сотрудников к созданию страниц внутрикорпоративной сети по определенным стандартам в отношении поиска и представления информации. По словам Эрвина, еще предстоит достичь общего согласия по поводу того, что такое соответствующее содержание внутренней сети, как это было сделано для электронной почты. Он утверждает, что "большинство компаний поняли, насколько эффективным оказывается управление информационным содержанием с помощью соответствующих инструкций".
ПО ПРАВИЛАМ
Тем не менее многие компании относятся к разработке инструкций, как к тому, что можно отложить на потом. Например, компания Cracker Barrel Country Stores, представляющая сеть ресторанов и предприятий розничной торговли (Лебанон, шт. Теннеси), недавно запустила в эксплуатацию первую очередь грандиозной внутрикорпоративной сети с хранилищем данных. "Мы всецело сосредоточились на разработке инфраструктуры хранилища данных и заботились главным образом о том, будет ли оно работать, а не о том, будет ли оно хорошим", - сказал Тодд Кук, администратор компьютерных пользовательских систем в компании Cracker Barrel. Теперь Кук и остальные сотрудники группы информационных технологий пытаются установить некоторые стандарты, чтобы помочь пользователям в навигации по только что "испеченной" внутрикорпоративной сети.
Компания Cracker Barrel приняла на работу художника-графика для разработки легко воспринимаемых инструкций, которые должны будут обеспечивать определенную степень однородности при создании 200 базовых страниц внутрикорпоративной сети. С организационной точки зрения, эта должность находится в ведении отдела, отвечающего за взаимоотношения внутри коллектива и контролирующего вопросы содержания и представления информации во внутренней сети. Первоначально Кук считал, что отдел информационных технологий должен координировать все вопросы, касающиеся внутрикорпоративной сети, но его взгляды изменились, и он вздохнул с облегчением. "Я больше не хочу заниматься информационным содержанием, - сказал он. - У нас не только нет опыта, нам еще не хватает ни времени, ни специалистов".
В создание соответствующего содержания свой вклад могут внести различные отделы. Кук направил бизнес-аналитиков по информационным технологиям к разным специалистам, чтобы выяснить их потребности в информации. Он надеется на то, что выбранные из каждого отдела "суперпользователи" помогут скоординировать работу над созданием содержания, когда наступит время для этого.
ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ВАРИАНТ
Некоторым компаниям нравится подход, взятый на вооружение корпорацией National Semiconductor (Саннивейл, шт. Калифорния), занимающейся производством полупроводников. Полтора года назад, приступая к созданию внутрикорпоративной сети, Конни Делетис, вице-президент корпорации, отвечающая за информационные технологии, осознала важность общего подхода для обеспечения легкости в использовании. Вот почему для управления как внутренними, так и внешними узлами компания создала Совет по Web (Web Counsel), возглавляемый Делетис и руководителями отделов маркетинга и развития. Эта группа разрабатывает "мягкие" инструкции.
"Мы не группа диктаторов; наша цель заключается лишь в разделении информации, - пояснила Делетис. - Нам не нужна жесткая структура".
Поставив задачу упорядочения информационного содержания на 2000 Web-серверах внутрикорпоративной сети, Меске из фирмы Sun выполнил часть своей работы. "Поначалу это было занимательным, а впоследствии стало весьма серьезным делом", - с тоской заметил Меске.
Ориентируясь на будущее, Меске старается, чтобы SunWeb не пала жертвой своего успеха. "Мы не большой остров, и наши острова должны быть связаны между собой", - сказал Меске.
Лорен Гиббонс Пол
К заместителю редактора Лорен Гиббонс Пол можно обратиться по адресу: lauren_paul@zd.com.
Разные миры
Хотя целью всех узлов внутрикорпоративной сети является обеспечение связи, существует огромное различие между тем, как создается, интегрируется и обеспечивается сопровождение информационного содержания во внутренней сети компании и в ее узле в Internet.
INTRANET
Цель: Распространение внутрикорпоративной информации между сотрудниками. Проблемы защиты информации облегчаются использованием брандмауэров, поэтому компаниям свойственно заблуждаться в отношении свободного доступа к тем типам внутренней информации, которая могла бы помочь работникам выполнять свою работу.
Проблемы сопровождения: Обеспечение точности информации необходимо в том случае, если служащие полагаются на внутрикорпоративную сеть; однако, вероятно, будут существовать и другие источники, к которым работники могут обращаться, если в узле внутрикорпоративной сети не будет самых последних данных.
Стандарты: Многие компании не хотят вводить стандарты и затрачивают ресурсы на упорядочение внутренних страниц. Проблема в том, что работники и отделы свободно обращаются с информацией и с тем, что они считают подходящим.
INTERNET
Цель: Бо’льшая часть коммерческих узлов распространяет информацию между потенциальными клиентами. Представление информации в узле должно жестко регламентироваться для поддержания соответствующего имиджа корпорации.
Проблемы сопровождения: Обеспечение точности и обновление информации очень важны для внешнего узла. Если пользователь не находит то, что ему нужно, или если узел не содержит свежей информации, пользователь, скорее всего, перестанет обращаться к этому узлу.
Стандарты: Поскольку это необходимо для создания и поддержания имиджа корпорации, представление информации во внешнем узле Web должно, по всей вероятности, бдительно охраняться отделом маркетинга корпорации.
