Объединение управления документами с Internet обеспечивает защищенный организованный способ совместного использования текстов на предприятии
Получили документы, которые надо распространить? Почему бы не описать их на языке HTML (язык разметки гипертекста) и не распространить их по Сети? Кажется, что такое дешевое и простое решение оставит без работы большие фирменные системы управления документами?
Не совсем. Если документы состоят из правил внутреннего распорядка объемом в пять страниц и официального списка праздничных дней компании, их можно, наверное, опубликовать во внутрикорпоративной сети. Но когда любого размера компания обнаруживает, что нужно получать, хранить, индексировать, обозревать, пересматривать, искать, восстанавливать и защищать стратегические документы, становится ясно, что необходима полноценная система управления документами.
Это не значит, что в управлении документами нет места Internet или intranet. На самом деле комбинация программы просмотра World Wide Web в качестве клиентской части и системы управления документами в качестве серверной - это то, что во многих организациях устраивает и пользователей, и отдел информационных технологий.
Спросим Джеффа Хилла. Как вице-президент по технологиям в The kms Companies, коммерческом издательстве (Уобурн, шт. Массачусетс), Хилл должен найти способ дать заказчикам доступ к их собственным данным после публикации - по сути, де-факто сделать kms менеджером своих клиентов. Но соображения защиты и оперативности по-прежнему играют основную роль, и поэтому компания была вынуждена остаться со своей системой управления документами.
"Документы уже были в защищенной базе данных - системе управления документами RDM фирмы Interleaf, и эта база обладает контролем изменений, - объясняет Хилл. - Далее нам надо было найти способ дать покупателям возможность просматривать, считывать и, возможно, добавлять документы".
Это в свою очередь требовало решения того, что Хилл называет "все теми же старыми проблемами", т. е. как подключить пользователей к базе данных, как поддерживать защиту, как должен выглядеть интерфейс и кто его будет писать.
Появление в последние полтора года клиентских инструментов Web специально для управления документами обеспечило Хиллу готовое решение. "Программа просмотра Web решила все проблемы, - сказал он, - kms теперь руководит двумя проектами с помощью ПО Intellecte/Business Web фирмы Interleaf, которое позволяет использовать любую программу просмотра Web для доступа к документам, находящимся в хранилище Interleaf".
Шлюз в Web
По мнению различных менеджеров данных, шлюзы Web могут многое добавить в системы управления документами, которые компании покупают в основном из-за таких характеристик, как библиотечные службы, включая аннотирование, доступ, контроль изменений, блокирование документов и ограниченное ветвление; настраиваемые функции защиты; возможности управления потоком работ, документооборотом и маршрутизацией; мощные средства поиска на основе SQL и по нечеткому описанию.
Добавьте к этому сочетанию интерфейс на основе программы просмотра Web - который становится хорошо известным - и такие системы становятся проще в обучении, дополнении и управлении, чем зачастую ограниченные по возможностям клиентские интерфейсы большинства систем управления документами.
Клиенты Web, помимо этого, гораздо легче приспособить к различным платформам, отмечает Джей Килби, менеджер группы данных по продуктам фирмы Cisco Systems (Сан-Хосе, шт. Калифорния), который собирается начать работать на шести станциях с системой управления документами, размещающей информацию о продуктах и рынке и созданной на основе ПО NovaManage фирмы Novasoft Systems и шлюзового соединения с Internet NovaWeb.
По словам Килби, Cisco будет использовать интерфейсы клиентского ПО Novasoft только для служащих, действительно производящих транзакции по системе. Остальные 80% - пользователи, которые только имеют доступ, но не могут редактировать документы, - получат возможность просмотра через Netscape Navigator.
Использование программ просмотра дает возможность компаниям добавлять новые документы к уже существующему набору. Пользователь, работающий в программе просмотра Web, просто указывает и щелкает, где ему вздумается, не зная о том, что некоторые части документа хранятся вместе, а другие приходят совсем из других баз данных.
Наконец, управление документами на основе Web позволяет компаниям применять одну и ту же систему как для внутреннего, так и для внешнего использования, замечает Лаура Крэбтри, менеджер отдела информационных систем и технологий U.S. Bureau of Mines (Питтсбург).
Это бюро недавно разработало Commom Information Service System (система общих информационных услуг) - систему поиска и распространения, построенную на основе ПО BASIS Intranet Solution фирмы Decision, позволяющую как внутренним работникам, так и внешним клиентам находить и считывать отчеты об исследованиях.
Одни части базы данных открыты для всех, другие - только для определенных пользователей, третьи - только для служащих бюро.
Вместо того чтобы программировать эти типы соединений Web самим, менеджеры могут теперь выбирать из множества продуктов мосты управления документами.
Многие удачные решения в области управления документами уже созданы или только выходят на рынок вместе с продуктами для Web. Предложения от Interleaf, Novasoft и Information Decision делят рынок с @mezzanine корпорации Saros и Accelerata фирмы Documentum, а вскоре появятся еще и пакеты от фирм Open Text, PC Docs, Action Technologies и Intergraph.
По сути, как считает Линда Майерс-Тьерни, аналитик корпорации International Data (Фреймингхем, шт. Массачусетс), ПО для Web становится рубежом в индустрии управления документами. "Всем поставщикам систем управления документами к концу года необходимо иметь стратегию, ориентированную на Web, иначе не выжить", - предсказала она.
Те, кто думает о будущем
Этим продуктам предстоит пройти еще долгий путь, прежде чем зазор между ними заполнится, но менеджеры отделов информационных технологий предупреждают, что не могут использовать технологию "подключи и работай", прежде всего из-за того, что другой части программного обеспечения - хранилищам документов и дружественному к программам просмотра клиентскому ПО - требуется программирование и настройка.
Профессионалы по технологиям из различных организаций, от малого бизнеса до глобальных предприятий, заявляют, что внедрение системы управления документами на основе Web занимает, по самым грубым оценкам, около полугода, а при крупных системах - до 15 месяцев.
Решая, какой продукт приобрести, менеджеры делают акцент на том, что компаниям нужно искать систему, которая была бы достаточно гибкой, чтобы обеспечить быструю разработку уже сейчас, но при этом достаточно открытой для адаптации к еще не разработанным стандартам и объектам. Это ключевое условие, когда имеешь дело с таким быстро развивающимся явлением, как Internet.
"Я рекомендовал бы искать поставщика, который достаточно гибок, чтобы меняться вместе с приливами и отливами Сети", - сказал Кристофер Шоки, инженер по информации подразделения InkJet Supplies Business Unit (Корваллис, шт. Вашингтон) компании Hewlett-Packard.
HP выпустила приложение для распространения документов, построенное на основе ПО фирмы Documentum, хранилище, способное вместить около 32 Гб данных, которое будет обслуживать 5000 пользователей. "Мы хотим быть гибкими и даже в случае смены поставщика по-прежнему сохранять все документы", - сказал Шоки.
Проверки и балансировки
Защита информации - один из главных доводов компаний при покупке систем управления документами - задача первостепенной важности, когда компании решают открыть хранилища документов для более широкой аудитории.
Хорошей новостью является то, что корпорации не теряют ни одного встроенного в серверы механизма защиты, когда они открывают двери в Internet.
"Идя по Web, вы все равно входите в базу данных", - говорит Килби. Когда мы просим ввести пароль для входа, мы по-прежнему проверяем доступ на основе Web с тем же паролем Novasoft".
Гибкость системы защиты является решающей для тех менеджеров, которые хотят иметь возможность разрешить одним пользователям и запретить другим доступ подокументно.
Парадоксально, но эти системы, зачастую защищающие ключевые стратегические данные фирмы, теряют их в общей смеси, как говорят менеджеры. Механизмы слияния, поддержания целостности и сопровождения данных должны быть локализованы и тщательно протестированы до введения системы в эксплуатацию.
"В большинстве случаев неудачи разработчиков происходят оттого, что данные, которыми они управляют, неправильны", - сказал Килби. Когда выходит новая система, "люди видят данные в значительно более наглядной форме и начинают замечать ошибки".
В качестве противоядия Килби рекомендует компаниям провести жесткие испытания для отдельной группы тестеров.
"Нужно проверять постоянство данных", - сказал Рич Дункан, менеджер объектного планирования подразделения IT Program Management Office компании Frank Russel (Такома, шт. Вашингтон), специализирующейся на управлении инвестициями, выпустившей систему автоматизации отделов продаж на основе ПО корпорации Saros.
Когда компании выпускают новую систему управления документами, "происходит определенное количество объединений. Вы должны быть уверены, что используемые вами данные постоянны".
Трэйси Мэйор
С Трэйси Мэйор, независимым автором из Беверли, шт. Массачусетс, можно связаться по адресу tmayor@shore.net.
