Notes или intranet? Есть компромиссное решение

Гигант бройлерного бизнеса Tyson Foods подключает традиционное ПО для рабочих групп для решения задач международной торговли, тогда как intranet обеспечивает внутренние информационные потребности

Большинство компаний рассматривают выбор между intranet и ПО для рабочих групп Lotus Notes с позиции "либо - либо". Те, кто еще не закупил Notes, естественно, сомневаются в целесообразности вложения больших средств в эту систему, поскольку задачи распределенной информационной обработки вполне может решить intranet, и за меньшие деньги. Случай с компанией Tyson Foods показывает, что между этими крайностями существует приемлемое промежуточное решение.

Внутренний сервер World Wide Web

фирмы Tyson Foods

Годовые обороты компании Tyson Foods составляют около пяти миллиардов долларов, что делает ее крупнейшим мировым производителем птицы. Tyson обнаружила выгодную форму использования Notes совместно с intranet: каждый подход был применен к соответствующим деловым ситуациям. Такая стратегия восхитила многих наблюдателей.

"То, что делает Tyson,  -  грандиозно,  -  считает Йэн Кемпбел, директор отдела распределенных вычислений консалтинговой фирмы International Data (Фреймингхем, шт. Массачусетс).  -  Компании в конце концов увидят ценность использования такого рода множественных решений, отвечающих их тактическим потребностям".

По словам Стива Хэнкинса, вице-президента отдела информационных технологий (ИТ) фирмы Tyson, компания еще в 1994 году хотела получить "нечто действительно серьезное и быстрое" с помощью Notes. Многие торговые группы внутри компании горели желанием использовать Notes для обмена информацией о заказчиках и получения оперативной отчетности о состоянии дел. Примерно в это же время группа ИТ начала изучать коммуникационные потребности отделов, группируя их по двум категориям: "Notes" и "не-Notes". Как выяснилось, система Notes обеспечивает наилучшее решение в тех случаях, когда требуется поточная обработка, безопасность, маршрутизация, база данных и электронная почта E-mail, и там, где необходима структуризация бизнес-процесса. "Если же отделу требуется просто базовое хранилище информации, то intranet решит эту задачу и быстрее, и проще",  -  считает Хэнкинс.

Отделение международной торговли компании, как одно из наиболее быстро развивающихся, использовало Notes, чтобы поднять ежегодный прирост оборота с 7 до 8%. Торговые поставки в Китай (где горожане любят тушеные крылышки), в Россию (где предпочитают куриные ножки) и Гонконг (где пользуется спросом темное мясо) составляют около 10% годового оборота компании. Перед отделением стояла классическая проблема связи: различие во временны’х поясах создавало трудности для телефонных переговоров между торговыми представителями. Каждое утро по обе стороны Тихого океана кому-то из сотрудников приходилось сортировать внушительную пачку факсов и рассылать их нужным людям.

Электронная почта могла бы стать самым простым решением этой проблемы. Однако торговые представители хотели бы иметь систему поддержки хранения документов, поскольку им в любое время могла потребоваться информация о самых разных заказчиках. Заграничные поставки продукции морским транспортом включают много этапов, поэтому необходима возможность оперативно контролировать рабочий поток. В каждом отдельном случае intranet могла бы удовлетворить многие из существующих потребностей, однако, как утверждает Хэнкинс, "для комплексного решения всех проблем требовалась среда Notes".

Возможностей интегрированной рабочей среды системы Notes, которая требовалась международным торговым представителям для сопровождения потока заказов со всех концов света, Intranet предоставить не могла. Еще одним отделом, который по мнению группы ИТ нуждался в системе Notes, был отдел исследований и разработок, поскольку у него были аналогичные требования к рабочему потоку.

"Notes представляет более гибкие инструменты",  -  считает Хэнкинс. Правильность решения ограничить область применения Notes подтвердилась после того, как компания начала использовать Lotus Inter Notes Web Publisher. Это ПО дает возможность пользователям, не работающим в Notes, просматривать базу данных внутри Notes со страницы Web, в результате чего сотрудники компании Tyson, которым нужен был доступ к информации отдела исследований и разработок, смогли легко его получить.

"Пока еще остается вопрос: где нужна Notes, а где  -  ПО рабочих групп? Простые базы данных для сетевых семинаров очень удобно реализовать в intranet с помощью Web Forum фирмы Digital Equipment,  -  считает Хэнкинс.  -  Однако, когда предъявляются более сложные требования, такие, как безопасность или онлайновая авторизация доступа, Notes действительно делает это лучше". Хэнкинс убежден, что Tyson не расстанется с Notes даже после разрастания intranet. По мнению Кемпбела из International Data, это мудрое решение, поскольку Notes будет сохранять преимущество по многим показателям, например по безопасности. Сейчас из 56 000 сотрудников Tyson только несколько сотен работают с Notes.

В то же самое время, когда Tyson приглядывалась к Notes, Донни Драммондс начал работать в качестве сетевого администратора intranet. Он за три месяца установил базовую структуру для сервера отдела информационных технологий (аппаратные средства стоили менее $10 000). Платформой разработки сети intranet стал Purveior WebServer, обеспечивший сотрудникам возможность доступа к серверам Windows NT и серверам Open VMS фирмы DEC.

"Мы обнаружили, что разработка intranet проходит проще и дешевле, чем об этом пишут",  -  сказал Джим Беннетт, менеджер сетей LAN/WAN компании Tyson. Поскольку цена Notes за последний месяц значительно упала, то, по оценке Хэнкинса, стоимость клиентской части Notes и intranet примерно совпадает. Однако эксплуатационные расходы для Notes выше, так как для этой системы требуется квалифицированный и высокооплачиваемый персонал, а с intranet вполне могут работать старшеклассники. Стоимость одного сотрудника тут и там несравнима",  -  считает Хэнкинс.

Автономия intranet

Вначале разработчики экспериментировали с графикой в intranet, но менеджеры других отделов решили, что ею не стоит злоупотреблять. "Людям нужна такая информация, которую можно легко воспринимать и использовать. Поэтому нам пришлось искать оптимальный баланс между формой и содержанием",  -  сказал Беннетт.

Каждый отдел отвечает за поддержание своих данных в сети intranet-сети. Как сообщил Драммондс, компания не требует, чтобы вид intranet-страниц отделов соответствовал базовой странице в глобальной сети Internet, которая формирует имидж компании для всего мира.

Самостоятельность отделов позволяет им быстрее вводить информацию в intranet. Обслуживающий персонал сети контролирует лишь появление "самовлюбленных чудаков и недисциплинированных пользователей". Бо’льшая часть информации во внутренней сети имеет статический характер и напоминает корпоративную доску объявлений с каталогами персонала, почты E-mail и местными каталогами, содержащими данные о всех удаленных подразделениях компании. Внутренняя сеть с самого начала была ограничена общедоступной информацией, что позволило компании Tyson отсрочить детальное обсуждение вопросов безопасности. "Сейчас нам нужна более надежная защита, поэтому мы обсуждаем возможность безопасности а ля Notes",  -  сказал Хэнкинс. Ряду сотрудников из проекта Notes было поручено разобраться в долгосрочной стратегии фирмы Microsoft в отношении глобальной сети Internet и попытаться понять, какое влияние она может оказать на прикладное программное обеспечение компании Tyson. "Вопрос в том, как именно эта технология повлиет на наши разработки, ведь мы уверены, что такое влияние неизбежно. Наша цель  -  использовать технологии Microsoft для улучшения и удешевления приложений",  -  считает Хэнкинс.

Tyson пытается также определить, во всех ли случаях intranet лучше традиционных средств. Отдел связи, например, ввел в intranet внутренний журнал компании, который раньше посылался сотрудникам по почте. Теперь отдел проводит опрос, чтобы узнать, понравился ли им такой способ распространения.

Хэнкинс также хочет убедиться в экономической эффективности intranet, что не менее важно. Например, размещение в intranet телефонного справочника компании, который ранее распечатывался, дало Tyson годовую экономию в 360 тыс. долл., но Хэнкинс хотел бы иметь более детальный экономический анализ. "До сих пор мы обращались с intranet как с игрушкой, а сейчас нам необходимо присмотреться к этой игрушке более внимательно. То, что в intranet публикуется информация различных отделов, не приносит Tyson никаких доходов",  -  полагает он.

Кемпбелла из International Data не удивило бы, если бы анализ результатов использования intranet вернул компанию Tyson к тому, с чего она начинала, то есть к Notes. Кемпбелл считает, что компании, которые, как Tyson, начинают целенаправленно использовать Notes для конкретных целей, затем по мере изучения возможностей этой технологии часто расширяют ее применение .

ДЖО МЮЛЛИХ

Основные средства: Purveyor WebServer фирмы Process Software, Open VMS Server корпорации Digital Equipment, Windows NT Server, E-mail, Exchange и Word корпорации Microsoft, а также WordPerfect фирмы Novell.

Базовое ПО: Lotus Notes.

Средства доступа: Inter Notes Web Publisher фирмы Lotus.

Компания Tyson Foods

Штаб-квартира: Спрингдэйл, шт. Арканзас.

Причина: Сотрудникам, разбросанным по 200 отделениям компании, требовались более совершенные способы обмена информацией.

План: Предоставление широких полномочий для развития совместной работы.

Как все начиналось: После оценки задач условно были выделены две группы: "Notes" и "не-Notes". Вторая группа получила возможность доступа к данным Notes с помощью Inter Notes Web Publisher.

Штат: Один Web-мастер в intranet, в обязанности которого входило также создание внешнего узла. Помощь нескольких человек из отделения информационных технологий.

Любимые приложения: По заявлению Стива Хэнкинса, вице-президента ИТ, еще на начальном этапе создания intranet существовал принцип  -  никаких "явных фаворитов" среди приложений. Наверное, чаще всего используется телефонный справочник.

Текущее состояние: 20 000 пользователей имеют доступ в intranet.