Promina Health Systems ищет недорогой путь рационализации работы подразделений и удешевления делопроизводства в девяти госпиталях
Представьте себе, что перед вами стоит задача - заставить девять разных госпиталей работать как один. Девять регистрационных отделов, девять групп лечащего и обслуживающего персонала, девять административных отделов - и все это должно функционировать как единое целое. А когда все это получится - избавиться заодно и ото всех бумаг...
Неудивительно, что фирма Promina Health Systems (Атланта) остановилась на решении создать внутреннюю корпоративную сеть, хотя до этого она почти не имела опыта работы с сетью Internet.
В начале мая, когда первая версия внутренней сети фирмы охватила 30 пользователей, многие вздохнули спокойно, включая менеджера по информатизации Билла Дотсона.
"Нам хотелось достичь некоторого успеха на старте, а затем двигаться дальше, - сказал Дотсон. - Мы надеемся, что через месяц - полтора у нас будет 200 - 300 пользователей, а уже затем мы закончим развертывание сети в полном объеме. Нужно посмотреть, как все это заработает".
Как и любой другой руководитель проекта, обещающий развернуть внутреннюю корпоративную сеть, Дотсон определил задачи, стоящие перед фирмой, и показал, что их достижение не будет стоить дорого. При развертывании первой внутренней сети компании он не пытался сделать из своих сотрудников экспертов по Internet, а положился на одного из партнеров - фирму Healthdyne Information Enterprises, которая уже имела опыт "искоренения бумаг".
Эксперты считают, что главное - правильно собрать рабочую команду, которая сумеет соединить все необходимые элементы корпоративной сети. "Такие проекты часто разрастаются до огромных размеров и требуют участия самых разных специалистов. Своими силами это сделать очень трудно", - считает Джонатан Нельсон, консультант Internet и президент Organic Online.
К счастью, Дотсон это уже знал. Как руководитель, которому требуется организовать совместную работу 12 500 сотрудников из девяти госпиталей, он давно осознал, что не обойдется без посторонней помощи, и нашел нужных партнеров. После завершения работы проектная документация будет передана фирме Promina.
Луч надежды
Уже более года группа специалистов фирмы Healthdyne и 125 сотрудников отдела информационных технологий фирмы Promina совместно занимаются самыми разными проектами: от архивации до оптических дисков. Примерно четыре месяца назад коллектив начал обсуждать идею использования Internet, что, по мнению Дотсона, было довольно необычно для его сотрудников. "Мы не были готовы широко использовать Internet. Но чем больше мы обсуждали эту идею, тем больше она казалась разумной", - сказал Дотсон.
Затем месяца два назад произошел качественный скачок. Отдел кадров обратился к специалистам по информационным технологиям с предложением рассмотреть возможность использования сети для работы с медицинскими картами и страховыми полисами (это сотни документов), чтобы к ним можно было легко обращаться. Внезапно вспыхнул луч надежды, вспоминает Дотсон, и на свет появился проект создания внутренней корпоративной сети.
Первым шагом стала сетевая обработка полисов и медицинских карт. Второй шаг, жизненно важный для Promina Health Systems, состоял в реализации документооборота на базе такого программного обеспечения, которое позволило бы в ближайшем будущем объединить работу всех госпиталей.
Дэвид Дэйзингер, вице-президент фирмы Healthdyne, принимал непосредственное участие в проекте. "Разработка была достаточно простой, - сказал Дэйзингер. - От концепции до той стадии внедрения, на которой мы находимся сейчас, прошло всего два месяца, причем из нас троих никто не был занят этим полный день".
Дэйзингер исходил из того, что компании нужна технология автоматизации документооборота, и он предложил выбрать ПО Metro фирмы Action Technology. Это означало, что потребуется Commerce Server фирмы Netscape Communications. Для автоматизации обработки страховых полисов группа Дэйзингера использовала ряд доступных в Internet программных продуктов фирмы Microsoft, включая Word, PowerPoint и Excel. "Чтобы связать все это воедино, группа просто начала работать, используя FrontPage", - сказал Дэйзингер.
Сейчас нужно подождать мнения самих пользователей о работе intranet.
"Все это для нас очень ново", - считает Дотсон. В качестве примера он приводит обработку счетов. Для этого достаточно вызвать нужный бланк и заполнить его. После этого бланк автоматически направляется на рассмотрение и обработку. Если документ вовремя не обработан, то он автоматически пересылается на более высокий уровень. По словам Дотсона, если все заработает, то это будет только начало. Сотрудники Healthdyne сейчас продолжают работу по автоматизации документооборота, а группа информационных технологий мечтает включить в intranet самые разнообразные возможности. Высказывались, например, идеи создания автоматического телефонного справочника, календаря событий, базовой страницы для каждого специалиста, развития учебных курсов, а также стандартизации обработки невообразимого числа бланков и документов, используемых в разных госпиталях.
Однако прежде, чем до этого дойдет, корпоративная сеть должна охватить не только персонал госпиталя, но также около 300 врачей за его пределами. Дотсон надеется, что через год сетью будет охвачено до 60% персонала и все врачи.
Он не боится, что с руководством возникнут какие-либо проблемы финансирования. Пока на разработку и развертывание intranet Promina затратила менее $100 000. "Это очень недорого", - сказал Дотсон.
Если сравнивать с альтернативными решениями, то они оказываются дороже. До идеи создания intranet Дотсон вынашивал идею использования во всей организации системы Lotus Notes. Однако теперь, когда intranet становится реальностью, он думает, что компания может обойтись и без Notes. "Здесь я руководствуюсь правилом 80 - 20, а именно: если 80% производительности можно получить за 20% стоимости или еще дешевле, то мы сделали правильный выбор", - сказал Дотсон.
Именно поэтому у него не было финансовых проблем с руководством. "Если мы можем получить преимущество в конкурентной борьбе и сделать это дешевле, то это то, что надо", - считает Дотсон.
Валери Райс
1. Проект должен соответствовать цели. Биллу Дотсону, занимающемуся в фирме Promina вопросами информатизации, не пришлось навязывать ей intranet, поскольку необходимость сокращения бумажной волокиты была очевидна и совпадала с целями фирмы.
2. Не беритесь за все сразу. Дотсон отказался от широкомасштабного использования Lotus Notes. Он предложил более дешевый вариант, руководствуясь правилом 80 - 20, т. е. 80% возможностей (в данном случае - возможностей Lotus Notes) за 20% стоимости.
3. Творите! Дотсон не пытался создать свой коллектив разработчиков, а выбрал стратегию долговременного сотрудничества с фирмой Healthdyne Information Enterprises, имеющей необходимый опыт, и регулярно обращался к ее специалистам. Благодаря этому его коллектив смог сосредоточиться на собственных проектах, сроки работ и издержки сократились, что очень порадовало руководство фирмы Promina.
Базовые средства: Фирма Healthdyne Information Enterprises решила использовать пакет ПО Metro фирмы Action Technologies, для которого требуется Commerce Server фирмы Netscape.
Интеграция: Разработчики воспользовались рядом программных продуктов фирмы Microsoft, включая Word, PowerPoint и Excel.
Другие средства: Группа начала с использования Front Page.
Promina Helth Systems
Штаб-квартира: г. Атланта
Число сотрудников: 13 000 и более 300 врачей
Цели создания intranet: Найти недорогой способ связать воедино девять разных госпиталей; рационализировать обработку информации; более тесно связать вместе докторов, госпитали и администрацию.
Происхождение проекта: Promina ставила одну цель - сократить бумажную волокиту. Группа информационных технологий и ее внешний консультант фирма Healthdyne Information Enterprises в качестве решения выбрали intranet.
Штат: Три внешних консультанта под руководством вице-президента по информатизации.
Текущие затраты: Менее 100 000$.
Отчетность: По мере развертывания внутренней корпоративной сети техническая документация будет передаваться заказчику, в группу информатизации фирмы Promina, которая в дальнейшем будет отвечать за техническую эксплуатацию сети.
Наиболее используемые приложения: Сейчас об этом еще рано говорить, однако в стадии разработки находится телефонный справочник, который, вероятно, будет очень популярен.
Текущее состояние: В течение недели intranet охватит 30 - 40 пользователей, но через месяц их станет более 300.
