SamePage организует работу в группах

Заметки из лаборатории

Доступ во "Всемирную паутину" упрощает управление документооборотом

Создавая SamePage 1.1, корпорация WebFlow стремилась предоставить рабочим группам средство, которое бы ускорило групповую работу над документами. Она достигла этого совмещением в своем продукте возможностей управления потоками работ и документооборота с простым доступом в World Wide Web.

SamePage сводит вместе комментарии и ответы на них, что позволяет пользователям

просматривать исходный текст документа одновременно с материалами его обсуждения

Во время тестирования новый пакет позволил быстро организовать иерархическое хранение документов в папках, установить права отдельных пользователей и групп на доступ к информации, а также определить, кто из них вправе создавать новые документы.

Выпущенная в июне версия SamePage 1.1 была подвергнута экспертизе в Тестовом центре PC Week Labs. Ее лицензия на 10 пользователей стоит $3500. Этот пакет рассчитан на работу с Unix-серверами под управлением операционной системы Solaris фирмы SunSoft, однако уже в конце года должен появиться его вариант для Windows NT. В ходе проверки мы использовали браузеры Navigator 2.0 корпорации Netscape Communications и Internet Explorer корпорации Microsoft.

SamePage хорошо подходит организациям, где находят применение разнообразные операционные системы. Он устанавливается на Web-сервере, а в качестве клиентского интерфейса использует браузер "Всемирной паутины". Благодаря этому появляется возможность организовать совместную работу с документами посредством общего Web-интерфейса.

На пути к интеграции

Средства автоматизации документооборота и деловых операций получают в последнее время все более широкое распространение. Они или встраиваются непосредственно в приложения для рабочих групп, например в GroupWise фирмы Novell, или выпускаются в виде добавочных продуктов к таким системам, как Exchange корпорации Microsoft.

В SamePage, однако, реализован другой подход к организации совместного редактирования материалов, отличающийся большей степенью интеграции. Членам рабочей группы теперь не нужно сопровождать документы отдельными приложениями со своими комментариями или обмениваться ими при обсуждении "по цепочке"  -  новый пакет позволяет включать замечания непосредственно в текст документа. Благодаря этому удается ограничиться единой его копией, хранящейся на центральном Web-сервере, доступ к которой получить намного проще, чем к нескольким документам, разбросанным по различным системам рабочих групп.

Просматривая тестовый документ с помощью браузера Web, в конце каждого параграфа мы увидели указатели, позволяющие запустить Comment Editor ("Редактор комментариев") пакета SamePage. Там пользователь может изложить свои комментарии к конкретному параграфу или ко всему документу в целом. Кроме того, эта утилита позволяет ввести в документ ссылки на внешние Web-узлы.

Все комментарии и отклики на них других членов группы сводятся вместе и группируются под соответствующим параграфом, что дает возможность читателю одновременно с документом просматривать и материалы его обсуждения.

Таким образом, у пользователя появляется возможность знакомиться с каждым замечанием в контексте материала и, соответственно, более точно понимать его смысл.

Comment Editor лишен каких-либо замысловатых функций редактирования, но позволяет вводить комментарии как в чисто текстовом формате, так и в формате HTML, для чего снабжен базовым руководством по использованию этого языка. Очень удобной оказалась его функция Preview ("Предварительный просмотр"), которая дает возможность просмотреть внесенные в документ правки перед его передачей на сервер для тиражирования.

Распределение задач

SamePage позволил без всяких проблем распределить между членами группы задания, относящиеся к конкретному проекту.

Контроль за их выполнением также не составляет труда, так как пакет сортирует задачи по именам пользователей и описаниям проектов. В результате мы смогли сосредоточить внимание на отдельных вопросах и проверить состояние каждой из поставленных задач.

При работе с SamePage документы можно хранить непосредственно в этой среде, что очень удобно для обращения к ним членов группы, а также экспортировать их в HTML-файлы. Также предусмотрена распечатка материалов с комментариями и элементами действий (action items) или без них.

К сожалению, эти функции выполняются на весьма примитивном уровне. Сохранять документ на локальных дисках пользователям приходится вручную с помощью команды Save As ("Сохранить как") Web-браузера. По нашему мнению, существует явная необходимость автоматизации процесса экспорта нескольких документов на центральный сервер.

SamePage 1.1 присущи и другие недостатки, от которых нужно избавиться как можно скорее. Так, пакет допускает импорт только текстовых файлов и файлов в формате HTML. Документы, созданные с помощью редакторов Word корпорации Microsoft или FrameMaker фирмы Adobe Systems, приходится преобразовывать в формат HTML.

Управление потоками работ и документооборотом также нуждается в доработке. В SamePage 1.1 каждую конкретную задачу можно поставить только одному члену группы, а процедура определения прав индивидуальных пользователей на доступ к документу чрезмерно усложнена.

Пользователю может потребоваться некоторое время и на то, чтобы приспособиться к интерфейсу редактора Comment Editor, в котором для выполнения одной задачи требуется проведение нескольких операций.

Мэтт Крамер

Со старшим аналитиком Мэттом Крамером можно связаться через Internet по адресу: matt_kramer@zd.com.

СОВЕТЫ КОРПОРАТИВНЫМ ПОКУПАТЕЛЯМ

СИЛА И СЛАБОСТЬ

SamePage 1.1

Корпорация WebFlow

Санта-Клара, шт. Калифорния;

(408) 235-1400 http://www.webflow.com

+        Обладает развитыми функциями группового редактирования и позволяет включать комментарии непосредственно в текст документа, что намного упрощает обработку контекста при их анализе; обеспечивает хорошую кросс-платформную поддержку за счет доступа к документам через Web; позволяет производить распределение задач, благодаря чему достигается выполнение базовых функций управления потоками работ и документооборота.

-        Имеет ограниченные возможности импорта внешних документов; экспорт документов осуществляется вручную; на управление потоками работ и документооборотом накладывает ограничение чрезмерно усложненная процедура определения прав на доступ к документу индивидуальных пользователей.

РЕЗЮМЕ

SamePage 1.1 представляет собой начальную версию и не свободен от ряда недостатков, однако этот пакет предоставляет пользователям хорошие возможности группового обсуждения документов и может быть полезен для многих компаний, ощущающих потребность в организации совместной работы групп, расположенных вдали друг от друга.

ЛУЧШЕ БЫ ВСЕ СРАЗУ

Чтобы экспортировать файл, пользователю приходится сначала вручную с помощью команды Save As ("Сохранить как") Web-браузера сохранить документ на локальном диске. Экспорт нескольких документов на центральный сервер явно необходимо автоматизировать.