Искусство создания Notes-приложений

ГРУППОВОЕ ПО

Следуя этим шести этапам, можно на первое время гарантировать, что все идет как надо

Компании, большие и малые, обращаются к пакету Notes корпорации Lotus Development как к платформе, на которой следует строить стратегически важные приложения, позволяющие автоматизировать критичные для бизнеса процессы.

В частности, Notes пригодна для создания таких приложений, как системы автоматизации продаж, системы организации запросов на услуги и сопровождение, БД людских ресурсов.

Причины этого ясны: Notes не только включает в себя среду быстрой разработки приложений, но и неотделимая от нее система электронной почты облегчает создание приложений для управления документооборотом. Кроме того, ее объектно-ориентированная СУБД позволяет организовать хранение составных документов, смонтированных по технологии OLE из различных источников (например, из электронной таблицы Lotus 1-2-3, документа, написанного в Microsoft Word, и какого-либо мультимедийного приложения).

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ СИЛ

Notes является очень мощным инструментом создания приложений, которые могут радикально повысить производительность и ускорить деловые процессы. Учитывая сложность Notes, для облегчения ее внедрения в вашей организации необходимо перспективное (упреждающее) планирование.

Хотя Notes может принести множество выгод организации, включая обеспечение возможности различным группам совместно работать и использовать информацию, распределенную по всему предприятию, это потребует значительных затрат.

Notes  -  это больше, чем некое приложение, устанавливаемое на каждый пользовательский ПК; скорее, это система для работы в масштабах предприятия. Не удивительно, что внедрить Notes на предприятии значительно сложнее, чем текстовый редактор или электронную таблицу. Хотя трудности в значительной мере скрыты от пользователя, тем, кто занимается внедрением Notes, приходится учитывать множество факторов, связанных со свойствами Notes как платформы для разработки приложений. Наряду с такими вопросами, как безопасность и сетевая архитектура, разработчикам приложений под Notes следует включить в план обучение системных администраторов и пользователей.

ЭТАП ПЕРВЫЙ: ПРОБНЫЕ ИСПЫТАНИЯ

Любая организация, пожелавшая внедрить Notes, должна в первую очередь произвести пробную установку с ограниченным числом пользователей, скажем 25 человек, работающих с двумя небольшими Notes-приложениями, достаточно простыми, чтобы можно было внедрить результаты с точки зрения улучшения некоторого текущего процесса.

Пробное приложение должно преследовать три цели. Во-первых, обеспечить практические навыки применения и администрирования Notes. Во-вторых, должны быть ясно видны преимущества для предприятия и участвующих пользователей. И наконец, оно должно доказать руководству, что инвестиции в Notes могут принести существенный доход.

Чтобы добиться этого, список возможных кандидатов на участие в экспериментальном использовании Notes должен быть сформирован лицами, принимающими решения в организации. Поэтому наилучшими приложениями для пробных испытаний будут информационные системы для руководства, БД дискуссий, БД с информацией о складских хранилищах и продажах.

Желательно организовать ограниченный пробный проект, задействовав в нем только один отдел или группу. Скажем, задача должна заключаться в разработке информационной системы продаж одного конкретного изделия, что также связано с получением одобрения нового продукта на всех уровнях предприятия.

Ход пробного проекта должен тщательно контролироваться, что гарантирует быстрое обнаружение проблем. Опрос пользователей следует проводить регулярно, формально или неформально, чтобы точно оценить их отношение к данному приложению.

По прошествии установленного времени результаты работы пробного приложения следует всесторонне проанализировать, в том числе следует выявить все, чему за этот период удалось научиться.

ЭТАП ВТОРОЙ: ЗАКЛАДКА ОСНОВ

Когда после пробного проекта принято решение о дальнейшем использовании Notes, необходимо разработать план построения инфраструктуры. Следует подчеркнуть, что неадекватное планирование может свести на нет всю пользу от внедрения Notes.

План создания инфраструктуры должен включать следующие направления.

Схема аттестации для организации. В Notes применяется иерархическая схема присвоения имен пользователям и серверам, для которой требуется, чтобы имя организации служило частью полного имени пользователя. Notes также допускает использование организационных единиц для разбивки пользователей по различным функциональным и географическим областям; благодаря этому свойству администрирование имен пользователей может делегироваться, а распространенным именам типа Джон Смит может быть присвоено уникальное имя, основанное на его принадлежности к некоторой организационной единице.

Схема аттестации должна быть определена до того, как началось развертывание Notes в организации. Если в схему аттестации вносятся изменения после начала развертывания, каждый должен пройти повторную аттестацию  -  занятие неблагодарное и дорогостоящее.

Домены. Понятие “домен” в Notes определяет группу пользователей и серверов, которые совместно работают с общей книгой имен и адресов, содержащей информацию о пользователях, серверах и группах наряду с информацией, необходимой для маршрутизации и тиражирования почты. Так как крупные организации имеют великое множество пользователей, им для облегчения работы с памятью, возможно, захочется создать несколько таких книг. А если существует большое число доменов, то всем, отправляющим почту в другой домен, придется после имени пользователя добавлять точное имя домена. Хотя один домен можно разбить на несколько отдельных доменов, затраты времени на это слишком велики.

Использование специализированных серверов. Когда имеется более, скажем, 200 пользователей Notes, настает время заняться разбиением серверов Notes по функциональному признаку. Это позволит настроить серверы на выполнение конкретной задачи.

Например, администраторы могут предусмотреть отдельные “почтовый” Notes-сервер, Notes-сервер для БД (который будет тиражировать данные сервера-концентратора), Notes-сервер-концентратор (рекомендуется для компаний с числом Notes-серверов больше трех), а также шлюзовой сервер.

План тиражирования. Клиент-серверная архитектура платформы Notes требует тиражирования данных между различными Notes-серверами и пользователями. Тиражирование между Notes-серверами должно быть четко скоординировано по времени, чтобы избежать их перегрузки. Когда в организации установлено более трех серверов, настоятельно рекомендуется иметь план тиражирования по схеме “ствол - ветви” (hub - spoke).

Соединение в сеть. В плане организации сети следует уточнить, каким образом каждый сервер будет связываться с другими серверами, а также каким образом локальные и удаленные пользователи будут соединяться с Notes-серверами.

Следует указать используемый сетевой протокол, и необходимо принять решение, будет ли достаточно с точки зрения производительности иметь для связи с удаленным узлом коммутируемую телефонную линию. Если ожидается напряженный трафик в удаленный узел, необходимо предусмотреть соединение с какой-либо региональной вычислительной сетью.

Связь с удаленными узлами. Если имеется большое число пользователей, подключающихся к сети по коммутируемым линиям, самое лучшее для организации работы с ними  -  использовать многопортовую карту, например, Digiboard фирмы Digi International.

Модемы можно установить прямо в Notes-серверы или для обеспечения доступа к ЛВС удаленных пользователей использовать какое-нибудь инструментальное средство. Последнее позволяет входить в саму ЛВС, а затем получать доступ ко всем ее услугам, включая Notes-серверы.

Маршрутизация почты. В планах построения инфраструктуры следует отметить, как пользователи Notes будут осуществлять доступ к другим почтовым системам, Internet или другим провайдерам онлайновых услуг.

План мониторинга серверов. Для минимизации времени простоя сервера такие ведущие производители серверного оборудования, как IBM и Compaq, предлагают средства наблюдения за серверами с уведомлением администраторов, если в оборудовании или системе происходит отказ.

Наряду со средствами событийного и статистического мониторинга, входящими в Notes, фирма Lotus продает пакет NotesView, который позволяет осуществлять мониторинг Notes-серверов из пакета OpenView корпорации Hewlett-Packard  -  платформы управления, построенной на базе протокола SNMP.

Спецификации на серверное оборудование и ОС. Хотя серверное оборудование под Notes и ОС следует выбирать исходя из ожидаемой нагрузки на сервер и сведений о связях организации с поставщиками, сегодня широкую поддержку получают Notes-серверы, работающие под OS/2.

Планы резервирования и устранения последствий катастроф. Следует сформулировать отдельный план ежедневного автономного резервирования баз данных Notes. Механизм тиражирования может также использоваться для создания резервного Notes-сервера, который можно быстро включить в сеть взамен отказавшего. Резервные копии на магнитной ленте позволят восстановить уничтоженные документы.

Использование пейджинговых и факсимильных шлюзов. Пейджинговые и факсимильные шлюзы расширяют функциональность Notes и должны рассматриваться как часть плана инфраструктуры.

Интеграция с существующими системами и реляционными БД. Некоторые Notes-приложения могут потребовать регулярного перемещения данных в существующие системы и реляционные БД, например БД людских ресурсов и системы инвентаризации.

ЭТАП ТРЕТИЙ И ЧЕТВЕРТЫЙ: КТО И ЧТО

На третьем этапе развертывания следует определить, кто будет формировать идентификаторы пользователей и серверов, кто будет выполнять монтаж и установку серверного и клиентского ПО и оборудования, а также наметить временные рамки, в которых все эти задачи должны решаться.

Когда система Notes уже развернута и работает, необходимо организовать ее администрирование на регулярной основе. План четвертого этапа  -  создание системы администрирования  -  должен определить, кто будет отвечать за административные функции на каждом узле или сервере.

В задачи администрирования входят контроль доступа к серверам, резервирование данных серверов, мониторинг серверов, установка новых серверов и пользовательских машин, установка файлов с идентификаторами новых пользователей, архивирование документов, контроль доступа к БД через списки контроля БД (Database Access Control Lists), правила доступа и группы, комплектование персонала “справочного стола” для обработки вопросов и проблем пользователей.

Пакет Notes часто может оказаться наилучшим средством администрирования функций “справочного стола”; он даже в продажу поступает с шаблоном приложения для создания “справочного стола”.

ЭТАП ПЯТЫЙ: ФАКТИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА

Кандидатуры для Notes-приложений должны тщательно анализироваться, чтобы появилась уверенность в правильном выборе Notes в качестве их платформы.

Приложения, в которых требуется постоянное обновление данных, такие, как системы учета предварительных заказов и инвентаризации, не годятся на роль Notes-приложений. Это не реляционные базы данных, в них отсутствует заложенная в Notes идея блокировки записи.

Как и в отношении всего нового, разработчикам Notes-приложения, чтобы приобрести навыки и достичь определенного уровня уверенности, следует начать с БД попроще. Дискуссионные форумы и приложения типа информационных хранилищ данных программировать легче, чем приложения для управления документооборотом на базе почтовой маршрутизации.

Организации, в которых ожидается большой объем “домашней” работы, должны утвердить стандарты разработки приложений. Чтобы гарантировать, что разработчики в случае необходимости смогут завершить проекты своих коллег, следует определить стандартные способы присвоения имен, документирования и использования в Notes-приложениях полей, форм, программ просмотра и макросов. Следует устанавливать стандарты безопасности, включая использование правил доступа, имен авторов, читателей и групп.

ДАЛЕЕ СЛЕДУЕТ ИГРОВОЙ ПЛАН

Перед написанием приложения разработчикам в среде Notes следует прежде всего провести интервьюирование, чтобы сформулировать требования к приложению и его описанию. Далее, чтобы сохранить целостность корпоративных данных, им следует предпринять меры по обеспечению безопасности доступа.

После проверки приложения с помощью небольшого пробного проекта разработчику необходимо полностью задокументировать приложение для пользователей и персонала информационных систем. Затем пользователи и персонал должны пройти обучение работе с приложением. После этого приложение устанавливают на сервер(ы).

Там, где это уместно, вновь созданное Notes-приложение следует интегрировать с любыми существующими системами и реляционными БД, а также с такими инструментами, как пейджинговые, факсимильные и почтовые шлюзы. В заключение после установки приложения разработчики должны гарантировать эксплуатационную поддержку и убедиться, что имеются соответствующие планы резервного копирования.

Хотя Notes поставляется со сложной средой разработки приложений, версия 3 этого пакета остается ограниченной в отношении использования формул и макросов, которые не являются столь мощными, как “чистые” языки программирования типа Visual Basic или Си++.

Кроме того, приложения Notes должны работать в среде графического интерфейса Notes, что также ограничивает его возможности.

Чтобы обойти это ограничение, можно создать автономное приложение, которое не будет требовать работы под Notes, однако будет иметь доступ к данным Notes на Notes-сервере. В число инструментов для создания такого приложения входят Lotus Notes ViP фирмы Revelation Technologies, который является совершенным средством разработки приложений, или Visual Basic, или C++ вместе с интерфейсами прикладного программирования HiTest корпорации Lotus, который позволяет обеспечить доступ к данным Notes.

ЭТАП ШЕСТОЙ: ОБУЧЕНИЕ

Этап обучения, хотя у нас он стоит последним пунктом, начинается одновременно с первым этапом и продолжается в течение всего процесса развертывания и приведения в действие системы Notes. Надлежащая подготовка необходима как для обслуживающего персонала, так и для пользователей.

Пользователи должны пройти специальный курс, который сфокусирован на конкретных приложениях и среде для своей организации. Продолжительность курса составляет приблизительно 4 - 8 ч; он включает в себя использование почты Notes и новых Notes-приложений. Следует включить в курс любые особые соображения относительно мобильных пользователей.

Корпорация Lotus предлагает два 8-часовых курса в помощь пользователям. Курс этой компании Basic Notes Concepts охватывает вопросы передвижения в Notes, использования БД и электронной почты. Курс Notes for Technical User посвящен таким понятиям “мощного пользователя”, как тиражирование БД Notes на локальные машины, использование объектов технологии OLE в документах Notes, поиск по полному тексту, создание частных программ просмотра, а также импорт/экспорт информации.

Для администраторов систем Lotus предлагает два курса. Оба имеются в двух вариантах: либо обучение на базе компьютера CBT (Computer Based Training), либо традиционное  -  под руководством преподавателя. Вводный курс проводит администраторов по процедурам инсталляции серверов и клиентов Notes, администрирования процесса тиражирования БД, по основам почты и безопасности в Notes.

Курс для совершенствующихся дает более опытным администраторам уроки мониторинга Notes-серверов, аттестации и формирования доменной структуры, а также рассматривает вопросы производительности сервера.

Разработчики приложений могут также выбирать между CBT и курсом с преподавателем.

Вводный курс охватывает такие вопросы, как конструирование форм и программ просмотра, а также основные элементы проектирования БД Notes.

Второй курс обращается к более сложным темам: приложение для сложного документооборота на базе почты, встраивание OLE-объектов в формы, приглашение пользователя к обмену информацией, просмотр данных из БД Notes и не-Notes, а также осуществление более совершенных мероприятий по обеспечению безопасности.

Говард Гринберг

ПОСТРОЕНИЕ ИНФРАСТРУКТУРЫ

Сильный проект разработки в среде Notes должен:

Разработать схему аттестации данной организации, в которой каждому пользователю будет присваиваться свое уникальное имя; для крупных компаний часто наилучшим путем является разделение пользователей на организационные единицы на базе функциональных и географических различий.

Решить вопрос о доменной структуре. По правилу “большого пальца” крупные организации должны иметь большое число доменов, что гарантирует “управляемость” размеров их книг адресов и имен.

Организовать специализированные серверы, такие, как почтовый Notes-сервер, Notes-сервер-концентратор и шлюзовой Notes-сервер, если размер организации оправдывает такую конфигурацию.

Определить надлежащую схему тиражирования, включая временной график синхронизации передачи данных между различными Notes-серверами и пользователями.

Разработать план сети, в котором описывается, как каждый сервер будет осуществлять связь с другими серверами, а также как будет организована связь локальных и удаленных пользователей с Notes-серверами. Убедитесь, что вы указали, какой сетевой протокол будете использовать, а также достаточно ли модема для соединения с удаленным узлом.

Спланировать, как системы электронной почты и Internet будут производить соединение с Notes-серверами.

Разработать план мониторинга Notes-серверов, который охватывал бы регулярное техническое обслуживание.

Определить требования к серверному оборудованию и ОС с учетом ожидаемой плотности трафика.

Сформулировать план автономного резервирования и устранения последствий катастроф

Решить вопрос о том, следует ли установить пейджинговые и/или факсимильные шлюзы. Сделайте это сейчас, иначе вы потеряете массу времени и денег, занимаясь этим уже после того, как внедрение началось.

Определить, каким образом уже установленные существующие системы и реляционные БД, включая системы учета, БД людских ресурсов и системы инвентаризации, впишутся в общую картину.

ШАГ ЗА ШАГОМ

Внедрение Lotus Notes

Запустить пробный проект, скажем, для 50 пользователей, работающих с одним или двумя небольшими Notes-приложениями, которые достаточно просты и в то же время могут оказать ощутимое влияние на организацию в плане улучшения некоторого процесса.

Разработать план формирования инфраструктуры, который всесторонне детализирует такие вопросы, как аттестация, домены, серверное оборудование и ОС, тиражирование, связь между пользователями и всеми серверами Notes, маршрутизация почты, мониторинг и техническое обслуживание серверов, планы резервного копирования и восстановления данных в случае сбоев, факсимильные и пейджинговые шлюзы, интеграция с существующими системами. Помните, что неспособность планировать равносильна провалу ваших планов.

Составить план развертывания для полного внедрения, включая вопросы, кто и что будет делать, а также что и когда будет происходить.

Определить, кто будет выполнять функции администрирования системы Notes и как это администрирование будет происходить. Это включает в себя все: от контроля доступа к серверам до резервного копирования данных и переаттестации пользователей. Использование Notes в качестве платформы для “справочного стола” может оказаться предельно полезным.

Разработать приложения, которые будут использовать Notes в качестве платформы. Короче говоря, любые приложения являются кандидатами для внедрения в Notes, за исключением тех, в которых должно происходить постоянное обновление данных (например, учета). По мере того как Notes распространяется по организации, пользователи часто начинают настойчиво требовать создания конкретных приложений.

Сформировать исчерпывающий план обучения с использованием собственных экспертов по Notes, учебных консультантов или компьютерных курсов, организованных самой корпорацией Lotus.