Преображение “Гольфстрима”
Проекты
Плюсы и минусы комплексного подхода к автоматизации торгового дома
Все больше фирм в России называют себя системными интеграторами. Они предлагают на рынок “полные” решения, или “системные” проекты. Что же подразумевают системные интеграторы под этими терминами? Какие выгоды сулит такой подход заказчикам?
Как известно, все познается в сравнении и лучше на конкретных примерах. В данном случае в качестве примера был выбран проект автоматизации торгового дома “Гольфстрим”, выполненный на базе системы комплексной автоматизации торговых предприятий IBS Trade.
POS-терминалы не простаивают
В “Гольфстриме” - подразделении крупной холдинговой компании, - нас встретил энергичный двадцатишестилетний менеджер по информационным технологиям, он же системный администратор, Максим Лебедев. Он вел этот проект с самого начала и потому мог рассказать практически о всех этапах его воплощения.
Сервер готов к работе
Еще до принятия решения о разработке проекта холдинговой компании потребовалось расширить торговые площади, так как с увеличением торгового оборота маленькое необорудованное помещение, которое она прежде занимала, оказалось тесным. Было решено арендовать два этажа в просторном здании и заняться комплексной автоматизацией новой торговой площадки. К моменту заключения договора об аренде необходимо было подготовить и заключить договор об автоматизации, с тем чтобы прокладка компьютерных коммуникаций совпала по времени с проведением ремонта арендованного помещения. Это требование, по словам Максима Лебедева, стимулировало поиск исполнителя проекта.
Г-н Лебедев посещал выставки и презентации различных компаний, изучая и сравнивая предложения, беседовал со специалистами, просматривал рекламу и литературу по интересующей его теме. Наконец было отобрано несколько кандидатов для осуществления проекта автоматизации. Среди них были IBS с системой IBS Trade, АО “Софтинвест” с системой SW-Склад и “Интелком”, представлявший автоматизированную систему “Торговый дом”. При выборе исполнителя проекта рассматривались возможности систем по поддержке многопользовательского режима работы, работы с удаленными складами, поддержке POS - терминалов и другое.
В результате окончательное решение было принято в пользу IBS. Весной 1995 года начался монтаж системы, и в мае торговый дом “Гольфстрим” открыл свои двери для первых посетителей.
Секция офисных товаров
В “Гольфстриме” система IBS Trade установлена в таком варианте: ЛВС в основном торговом помещении, представленная сервером и пятью рабочими станциями в разных отделах на обоих этажах и двумя POS-терминалами на базе IBM 4694 POS, имеет модемные выходы на офис, где находится локальный сервер, поддерживающий три рабочие станции, и на два удаленных склада, на каждом из которых установлено по рабочей станции. В процессе эксплуатации системы происходили отдельные сбои. В таких случаях на основе оговоренного в договоре сопровождения проекта специалисты компании IBS выезжали на место и устраняли неисправность. В зависимости от ее сложности срок устранения неисправности колеблется от нескольких часов до нескольких дней. В этом положительная сторона системного интегратора как единого поставщика. В целом Максим Лебедев оценивает работу IBS по сопровождению проекта на “хорошо”.
Какие же еще преимущества системы комплексной автоматизации отметил менеджер по ИТ?
- Постоянный контроль ситуации. Установка автоматизированной системы значительно упростила процесс учета товаров и сделала доступными в любое время его результаты, улучшила контроль за действиями сотрудников, облегчила расчет “резерва товара” (выписанный, но пока не оплаченный товар). Заметно улучшилась работа по цепочке магазин - склад. И наконец стало возможным “прозрачное” ведение “истории” товара, на основании которой ответственные лица принимают решение о его переоценке или списании.
- Подведение итогов. Поскольку в систему заложены все существовавшие на момент установки официальные формы учетности, составление отчетов становится наглядным и удобным. Это экономит рабочее время, ранее расходовавшееся на выполнение таких операций.
- Ускорение расчетов. IBS Trade, работающая под Unix, позволяет быстро получать данные в виде отчетов. В систему заложен механизм по расчетам с поставщиками и автогенерация отчета по долгам. Создание такого сложного документа, как оборотная ведомость за месяц, требует менее 1 часа.
- “Прозрачность” проведения операций. Автоматизированная система ведет журнал учета транзакций. Это позволяет контролировать менеджеров во всех проводимых ими операциях.
- Жесткость форм. Это относится к “минусам” системы. Существуют значительные ограничения на изменение форм, в том числе и форм для внутреннего употребления.
- Открытость для внешних инструментов. Выходной формат документов в IBS Trade - текстовый, что позволяет использовать для обработки данных внешний инструментарий. Например, продолжить их обработку в электронной таблице Excel или текстовом редакторе Word, перенеся на ПК.
- Ускорение ввода информации. Чтение штрих-кодов на POS-терминалах, применение шаблонов при заполнении базы данных о товарах (число наименований которых на сегодняшний день перевалило за 30000), использование стандартных форм а, также получение информации в электронном виде через “Россия - on-line”, клиентам которой “Гольфстрим” стал в конце 1995 года. Все это кардинально интенсифицирует деятельность и значительно сокращает время рутинной работы.
- Приоритетность пользования. В IBS Trade реализована двухэтапная система защиты по уровню доступа. Все приложения имеют список пользователей, которым разрешен доступ. Системный
администратор, имеющий полный доступ, может оперативно изменить право доступа любого сотрудника.
Кроме изложенного, по мнению г-на Лебедева, большим плюсом комплексной автоматизации стала организация обучения. Специалисты компании IBS на своей базе провели недельный курс обучения работе с системой. Использующие систему IBS Trade менеджеры торговых залов, кассиры, кладовщики и руководители прошли полный курс обучения в соответствии со спецификой своей деятельности.
Максим Лебедев доволен. Работа спорится, торговые обороты растут. Да и опыт подобной работы, похвастаться которым в России могут пока очень немногие, открывает перед недавним выпускником МЭИ хорошую перспективу.
Телефон торгового дома “Гольфстрим”: (095) 255-5848.
Андрей Ездаков
