Подготовка нового стандарта для электронного документооборота

СТАНДАРТИЗАЦИЯ

За время, прошедшее с момента создания в 2001 г., европейская спецификация MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records) получила широкое признание сообщества пользователей и разработчиков систем электронного документооборота (СЭД) во многих странах Европы и за ее пределами (подробнее о MoReq см. PC Week/RE, N 41/2006, с. 48). Это вполне понятно, учитывая актуальность проблем повышения эффективности применения СЭД внутри компаний, снижения затрат на их внедрение и сопровождение и обеспечения совместимости систем разных организаций.

Государственные и коммерческие организации в своей деятельности все больше полагаются на электронные документы, при этом не всегда уделяя должное внимание функциональной полноте и степени методической проработки систем электронного документооборота. В этой ситуации следование рекомендациям MoReq позволяет существенно снизить риски, связанные с несоблюдением сроков хранения документов, обеспечением их юридической значимости и информационной безопасности.

MoReq детально описывает функции, которыми должна обладать информационная система, чтобы обеспечить юридическую значимость электронных документов, получаемых и создаваемых в ходе деятельности организаций. Требования MoReq изложены таким образом, что они однозначно понятны и документоведам, и ИТ-специалистам, поэтому MoReq завоевала популярность как своего рода "протокол обмена" между пользователями и разработчиками.

Отметим также, что устоявшееся в нашей стране мнение о национальной специфике отечественного документооборота, отличающегося от международных стандартов, на самом деле сильно преувеличено. Российские разработчики СЭД это уже признают и проявляют повышенный интерес к MoReq. У нас продвижением данного стандарта занимается общественная организация "Гильдия управляющих документацией", на Web-сайте (www.gdm.ru) которой весной прошлого года был опубликован первый официальный перевод этих спецификаций на русский язык (www.gdm.ru/materials/spec_ moreq_2006-01/index.htm).

Но, как известно, любые стандарты и спецификации должны постоянно развиваться, чтобы поддерживать и продвигать новые эффективные подходы. Кроме того, в первой версии MoReq некоторые вопросы электронного документооборота не рассматривались. В частности, не было предусмотрено механизма официального тестирования и сертификации программных продуктов на соответствие MoReq.

Поэтому Европейская комиссия приняла решение провести тендер на создание новой версии спецификации - MoReq2. Обновление и доработка MoReq2 предпринимаются в рамках программы развития сервисов электронного правительства IDABC (см. http://ec.europa. eu/idabc/ en/home) и финансируются из бюджета Европейской комиссии. (Что, кстати, обеспечивает широкую доступность MoReq в отличие от платных стандартов вроде ISO.) MoReq2 должна способствовать достижению целей, заявленных в плане действий по развитию электронного правительства до 2010 г. (i2010 eGoverment action plan), где говорится, что электронные архивы являются ключевым фактором создания э-правительства в Европе.

Тендер на разработку MoReq2, итоги которого были официально объявлены в начале 2007 г., снова выиграла английская консалтинговая фирма Cornwell (www.cornwell.co.uk), автор первой версии MoReq. Подготовку системы тестов для оценки программных продуктов на соответствие MoReq2 осуществит немецкая фирма Imbus AG (www.imbus.de), специализирующаяся в области тестирования ПО. Согласно тендерной документации, в MoReq2 планируются следующие усовершенствования и новшества:

- унификация терминологии со стандартом ISO 15489 и учет изменений в других стандартах и документах, на которые ссылается MoReq: UK TNA 2002, DOMEA CONCEPT (Германия), NOARK (Норвегия), Swedish Transfer Method (Швеция), REMANO (Голландия), Sahke-project (Финляндия), US Department of Defense 5015.2 (США);

- фундаментальное новшество стандарта - разработка системы тестов для оценки и сертификации программных продуктов, их внедрения и предоставляемых услуг. Это превратит MoReq2 из методического пособия в настоящий стандарт, соответствие которому можно будет официально подтвердить;

- MoReq2 должна учитывать национальную специфику. Для этого вводится особая "нулевая" глава для каждой страны, в которой будут отмечены особенности местного законодательства, традиции и концепции документирования;

- разделение MoReq2 на базовые и опциональные модули. Требования базового или опциональных модулей могут быть обязательными или рекомендательными. Допускается автономное тестирование и сертификация отдельных модулей.

Проектом MoReq2 предусмотрены следующие опциональные модули:

- управление физическими и гибридными документами;

- управление информационными материалами и коллективная работа;

- интеграция с системами управления деловыми процессами;

- работа с прецедентами (Case work), т. е. работа по "вопросу";

- интеграция с системами управления контентом;

- электронная подпись, шифрование и электронные водяные знаки;

- распределенные системы (все требования к распределенным системам будут собраны воедино в этом модуле);

- работа в офлайновом и дистанционном режимах;

- определение и описание процессов делопроизводства;

- интеграция с факс-системами;

- категории безопасности (или мандатный доступ).

Согласно планам работы над MoReq2 обсуждение этих спецификаций должно происходить гораздо более широко, в нем примут участие специалисты из разных стран, представители правительственных и коммерческих организаций, фирм-разработчиков и профессиональных объединений. Россию в этом сообществе будет представлять Гильдия управляющих документацией. Она планирует привлечь к обсуждению проекта MoReq2 ведущих российских специалистов, а также пользователей СЭД, чтобы отечественная практика работы с документами нашла свое отражение в новой редакции стандарта.

Как уже было сказано, одно из наиболее существенных новшеств в MoReq2 - процедура сертификации программных продуктов на соответствие требованиям спецификации. Представители гильдии объявили, что их организация будет готова к проведению таких действий сразу же, как будет опубликован окончательный вариант MoReq2 в начале 2008 г.

Однако, по мнению независимого эксперта в области электронного документооборота Станислава Макарова, давно занимающегося проблемой применения MoReq в России, для получения такого сертификата отечественным компаниям предстоит проделать большую работу по доведению своих продуктов до нужного уровня. Для решения этой задачи специалисты гильдии готовы оказать необходимую профессиональную помощь.

Разумеется, от такой сертификации СЭД в выигрыше окажутся прежде всего пользователи, которые получат механизм для оценки программных продуктов, позволяющий принимать решения о выборе системы, полагаясь не на собственную интуицию и рекламные обещания разработчиков, а на комплекс объективных и практичных требований в виде спецификаций MoReq2.