ОБЗОРЫ
Новый пакет является одной из крупнейших новаций в истории Microsoft, но у его пользователей возникнет ряд сложностей
Энн Чен,
Майкл Кейтон
Выпуск Office 2007 - один из самых претенциозных и новаторских шагов Microsoft за всю историю компании - вносит крупные изменения и усовершенствования в офисный пакет, давно ставший устоем современной корпоративной среды.
RTM-версия (финальная версия для тиражирования) Office 2007, вышедшая в свет 6 ноября прошлого года, с конца того же месяца начала поставляться по программам корпоративного лицензирования, а с начала нового года поступает в розничную продажу.
Тестовый центр eWeek Labs уделил немало времени проверке нескольких рабочих вариантов нового пакета и пришел к мнению, что корпоративные пользователи расценят Office 2007 как привлекательную замену прежних версий продукта.
Новый интерфейс пакета позволяет легче находить команды, необходимые пользователю. Он включает "ленту" (ribbon) - комбинацию инструментальных панелей, которая меняется в зависимости от выполняемой в данный момент задачи, и кнопку с логотипом Office, заменяющую старое меню File.
Другие новшества пакета заполняют ряд его функциональных пробелов и усиливают графику Office. Так, средство Document Inspector позволяет проверить документ перед его выпуском в обращение, чтобы вычистить метаданные, записи исправлений и примечания, а новый плагин наконец-то вводит в Office функции PDF. А например, с помощью Smart Art вы можете создавать визуально привлекательные диаграммы, особенно полезные в PowerPoint и Excel.
Во всем пакете усилился фокус на групповой работе - в первую очередь это конечно же касается Outlook, Groove и OneNote (см. статью "Office 2007: работа в коллективе", с. 18). Пользователям этих приложений теперь будет гораздо проще, чем прежде, разделять информацию и документы.
Однако несмотря на все усовершенствования, новый пакет вряд ли пойдет нарасхват. Самым трудным конкурентом станут его же прошлые версии, довольно успешно исполняющие свои функции в корпоративной среде.
Интерфейс ленты (в верхней части экрана) является, пожалуй, самым радикальным новшеством пакета Office
Помимо этого рынок предлагает все более зрелые и жизнеспособные недорогие или бесплатные альтернативы Office. И если пользователям большей частью надо редактировать и просматривать простые документы без нужды в изощренном арсенале средств Office 2007, то мы действительно рекомендуем им опробовать такие варианты, как пакет OpenOffice.org, выпускаемый по одноименному проекту, или продукт ThinkFree Online компании ThinkFree. Оба продукта (в отличие от Office 2007) работают в нескольких ОС и, что особенно важно, распространяются бесплатно.
Отметим, что расходы на внедрение Office 2007 будут связаны не только с покупкой лицензий. ИТ-менеджерам придется учесть и стоимость обучения пользователей, и трудозатраты по развертыванию приложений, неизбежно обусловленные значительными изменениями продукта.
При работе с документами, созданными или сохраненными в Office 2003 или более ранних версиях пакета, Office 2007
автоматически дезактивирует недоступные функции
Хотя в перспективе новые возможности и функции пакета помогут повысить производительность труда, его внедрение на первых порах будет вызывать неразбериху и дискомфорт у рядовых пользователей.
| Будьте спокойны: помощь рядом С точки зрения ИТ-менеджеров, развертывание Office 2007 повлечет немало перемен и пользователи компаний далеко не сразу освоятся с новым интерфейсом ленты и новыми XML-форматами файлов. Чтобы облегчить переход на новую версию, Microsoft предлагает ИТ-менеджерам и пользователям целый ряд учебных средств и видеороликов. Лаборатория eWeek Labs с некоторыми из них ознакомилась, и мы считаем, что они будут полезны в обучении пользователей удобным и эффективным приемам работы в Office 2007. Все эти инструктивные материалы бесплатны, и их можно найти на сайте Office Online (office.microsoft.com). В начале тестирования Office 2007 нам потребовалось определенное время, чтобы понять, где находятся те команды, которыми мы часто пользовались в Office 2003. Понимая, что та же проблема возникнет у большинства пользователей, Microsoft выпустила интерактивные справочники команд, которые автоматически переадресуют пользователя, щелкнувшего на определенной команде Excel, PowerPoint или Word из Office 2003, в то место, где эта команда находится в Office 2007. Пользователи, нуждающиеся в практической помощи по работе с Excel и Outlook, могут многому научиться на сайте Office Online. Предлагаются и учебные курсы "Get up to Speed" продолжительностью в 30-60 мин для общего знакомства с пакетом приложений Office 2007 и интерфейсом ленты. Если пользователей волнуют вопросы новых форматов файлов Office 2007, то ИТ-менеджеры могут показать им соответствующий раздел Office Online с видеоматериалами, разъясняющими вопросы новых форматов, использования режимов совместимости и работы с одними и теми же документами в разных версиях Microsoft Office. Кроме того, Microsoft предлагает средства, помогающие организациям в разработке программ обучения персонала при развертывании Office 2007. Инструмент под названием Enterprise Learning Framework задает ИТ-менеджерам серию вопросов, касающихся специфики использования Office, а затем рекомендует учебные темы и их URL-адреса. Энн Чен |
Так, поработав с интерфейсом "ленты", мы постепенно к нему привыкли и оценили его интуитивность, однако при первом знакомстве с Office 2007 нам пришлось немало времени и нервов потратить на поиски местоположения стандартных команд. Руководители компаний должны принять во внимание временные затраты на освоение продукта, а возможно, и первоначальный спад производительности труда, который будет преодолен с привыканием к новому интерфейсу.
ГИП - не единственная крупная перемена в Office 2007. В пакете появился новый базовый формат файлов на основе XML под названием Open XML for Word, PowerPoint and Excel. Вместо привычных расширений .doc, .ppt и .xls имен файлов прошлых версий пользователи Office 2007 увидят соответственно расширения .docx, .pptx и .xlsx. Новые форматы файлов могут вызвать еще больше неразберихи, так что ИТ-менеджерам на первое время можно поменять стандартные установки ПО, чтобы файлы приложений по-прежнему сохранялись в двоичных форматах Office 97/2003.
Для решения проблем с форматами файлов Microsoft, к своей чести, выпустила пакет обеспечения совместимости (compatibility pack). Если пользователь Office 2003 получит файл в новом формате, всплывающее окно предложит ему загрузить по сети и инсталлировать бесплатный служебный пакет объемом 27,1 Мб. Он позволит пользователям Microsoft Office 2000, Office XP или Office 2003 открывать и редактировать файлы нового формата Office XML.
Установив пакет совместимости на ПК с Office 2003, мы убедились, что при попытке открыть и отредактировать файл .docx все сработало точно как надо. Тем не менее ИТ-менеджерам следует быть готовыми к недоуменным вопросам пользователей.
Office 2007 будет поставляться в серии вариантов, включая Office 2007 Enterprise и Office 2007 Professional Plus, лицензировать которые можно будет только для большого количества ПК. В розничную продажу поступят Office Ultimate 2007 (стоимость 679 долл. или 539 долл. для апгрейда), Office Professional 2007 (соответственно 499 долл. или 329 долл.), Office Small Business Edition (449 долл. или 279 долл.), Office Standard (399 долл. или 239 долл.) и Office Home and Student (149 долл., без опции апгрейда).
Через кнопку Office можно вызвать меню Prepare, позволяющее, в частности, проверить совместимость и задать
ограничения по дальнейшему использованию документа до его выпуска в обращение
При тестировании мы инсталлировали Office 2007 Enterprise (содержащий Excel, Outlook, PowerPoint, Word, Access, Groove, Communicator, OneNote, InfoPath и Publisher) на ноутбук Toshiba Tecra A8. Тот же пакет устанавливали на настольный ПК Micron с процессорами Pentium 4 и видеокартой NVIDIA GeForce FX5920 Ultra в среде RTM-версии Windows Vista.
| Не форсируйте процесс Даже компании - партнеры Microsoft признают, что новые версии Office внедряются в практику с большими задержками. Так, по словам президента одной американской фирмы, занимающейся системной интеграцией, немало его клиентов до сих пор пользуется Office 97, и эта версия отлично работает. ИТ-специалистам, принимающим новое ПО для своих организаций, необходимо соблюсти тактический баланс между новыми возможностями контроля и групповой работы, которые может предоставить Office 2007, с одной стороны, и сильной инерцией пользователей и ростом ИТ-затрат - с другой. Чтобы достичь реального успеха, надо ориентироваться не на технологический рывок, а на хорошо продуманную стратегию управляемого роста возможностей. Имеются четко определенные категории пользователей, которые получат от Office 2007 явные преимущества. Как пример можно назвать отделы, которые занимаются компоновкой и распространением корпоративных документов типа информации для прессы или годовых отчетов и при этом заинтересованы в новых средствах построения библиотек разделяемого контента и в инструментах для выявления и удаления нежелательных метаданных из выпускаемых документов. Надо иметь в виду, что рекламная кампания вокруг Office 2007 и Microsoft Windows Vista может возбудить умы пользователей, которые увидят в их новых возможностях именно то, в чем они сейчас нуждаются. Office 2007 будет активно продвигаться поставщиками, и ответная реакция пользователей в какой-то мере может напоминать поведение ребенка у прилавка со сладостями. Тем не менее часть инспирированных новым ПО запросов можно удовлетворить и с помощью уже имеющихся технологий. Группы поддержки пользователей должны быть готовы рассказать о таких возможностях. Наконец, внедрение Office 2007 может оказаться хорошим поводом для продвижения других инициатив по автоматизации деловых процедур, управлению документооборотом и иным столь же полезным направлениям. Делайте все, что нужно для бизнеса, а вину за временные неудобства можно переложить на Microsoft.
Питер Коффи |
Office 2007 предназначен для использования в системах Windows XP с Service Pack 2 или Windows Server 2003 с SP1. Пакет можно инсталлировать и в Windows Vista Beta 2 или позднейших версий этой системы, однако он не работает с более ранними предварительными вариантами Vista.
Визуальное оформление Office 2007 будет зависеть от используемой операционной системы. Office 2007 в Windows XP SP2 будет иметь обычный голубой тон, но в Vista тот же пакет автоматически оформится в характерный для Vista черный тон Obsidian. Ну и, конечно, Office 2007 можно переключить и в серебристый тон.
Учитывая хронологическую близость Office 2007 и ОС Vista, не стоит удивляться, что Office 2007 использует возможности Vista-интерфейса Aero Glass. Работая с пакетом в Vista, пользователи увидят много очень заметных различий, особенно в облике ленты. Будет ли это "декоративное стекло" отвлекать внимание и тормозить работу, конечно, зависит от конкретных пользователей.
Word 2007
Новый Word 2007 предоставит пользователям больше контроля над данными, будь то криптозащита документов или проверка невидимости исправлений и комментариев перед передачей документа другим лицам.
Новую функцию Document Inspector можно использовать для проверки документов на
присутствие истории исправлений, комментариев и персональной информации,
которые желательно из него удалить
Document Inspector позволяет обследовать документ на присутствие комментариев, записанной правки, истории версий, скрытого текста, колонтитулов и водяных знаков, а также проверить свойства документа и выявить нежелательную персональную информацию, например скрытые метаданные.
Среди функций кнопки Office присутствует удобное меню Prepare, позволяющее подготовить документы к распространению, задав ограничения на круг лиц, имеющих право редактировать, копировать и распечатывать документы. Мы также могли добавлять цифровую подпись, делать документ доступным только для чтения, просматривать и править его свойства. Однако для безопасного редактирования информации нам пришлось обратиться к ПО Acrobat 8 компании Adobe Systems, гарантирующему полную вычистку всех следов предшествовавшего текста.
| Резюме для руководителей Office 2007 Новая версия Office 2007 широко известного офисного пакета Microsoft принесет целый ряд новых возможностей и перемен, которые могут и обрадовать пользователей, и усложнить им жизнь. Традиционные меню теперь заменяют кнопка Office и новый интерфейс ленты, изменяющийся в зависимости от текущих задач пользователя. Стандартными форматами файлов Office стали новые форматы Open XML, хотя бесплатный пакет обеспечения совместимости позволит использовать документы Office 2007 в Office 2003 и в более ранних версиях пакета. Очень полезны усовершенствования в сфере безопасности и возможность проверки документов на присутствие скрытого текста, записи исправлений и комментариев. Тем не менее ИТ-менеджеры должны быть готовы к потенциальным осложнениям, включая необходимость обучения пользователей и вопросы совместимости форматов файлов. Дополнительная информация - на сайте office.microsoft.com. Ценовой анализ. Office 2007 предлагается в серии вариантов, включая Office 2007 Enterprise и Office 2007 Professional Plus, лицензирование которых будет доступно лишь для большого числа ПК. В розничную продажу поступят Office Ultimate 2007 (стоимость 679 долл. или 539 долл. для апгрейда), Office Professional 2007 (соответственно 499 долл. или 329 долл.), Office Small Business Edition (449 долл. или 279 долл.), Office Standard (399 долл. или 239 долл.) и Office Home and Student (149 долл., без опции апгрейда). Организациям, не нуждающимся в сложных функциях Office 2007, можно посоветовать менее дорогие или бесплатные пакеты, например OpenOffice.org, ThinkFree Online компании ThinkFree или StarOffice фирмы Sun. Краткий список аналогов - WordPerfect Office X3 корпорации Corel. Главное достоинство пакета Corel - наличие многих функций, включенных в Office 2007, в сочетании со знакомым интерфейсом, похожим на Office 2003 (www.corel.com). - OpenOffice.org 2.0 (разработка проекта OpenOffice.org). Бесплатный офисный пакет, поддерживающий целых семь различных платформ (www.openoffice.org). - StarOffice 8 корпорации Sun. Полнофункциональный пакет офисных приложений, поддерживающий разные платформы и гораздо более дешевый, чем Microsoft Office (www.sun.com/software/star/staroffice). - ThinkFree Online компании ThinkFree. Альтернативой Office может служить и пакет ThinkFree, включающий бесплатную онлайновую версию ThinkFree Online и версию, действующую на базе сервера, под названием ThinkFree Server (www.thinkfree.com). |
| Оценка основных характеристик | |
Удобство | Хорошо |
Совместимость форматов файлов | Отлично |
Функциональность | Отлично |
Возможности взаимодействия | Хорошо |
Производительность | Хорошо |
Первое, что увидят пользователи Word 2007, это, конечно, новый ГИП, однако они обратят внимание и на шрифт Calibri, заменяющий Times New Roman по умолчанию. В нижней части экрана они заметят также удобный счетчик слов, а любителям писать в интернет-блоги наверняка понравится инструмент, позволяющий сформировать пост в Word и сразу отправить его в блог. Word 2007 поддерживает прямую отправку сообщений в блоги многих провайдеров, включая сервисы Windows Live Spaces, Blogger, TypePad и WordPress.
При открытии файла .doc, созданного в Word 2003 или предыдущих версиях приложения, без преобразования в .docx пакет Word 2007 действует в режиме Compatibility Mode, который обеспечивает совместимость путем блокирования функций, не имевшихся в более ранних версиях Word.
Чтобы выделить больше экранного места для самих документов, мы могли минимизировать ленту на время, пока она не нужна. Ее можно быстро развернуть, щелкнув на закладке, связанной с интересующим вас действием.
К новому интерфейсу ленты несложно привыкнуть, однако некоторые аспекты Word все еще нас озадачивают. Например, с ростом объема документов возникает и усиливается проблема "исчезновения" текста. Когда Word осуществляет автоматическое выравнивание абзацев, текст на дисплее не всегда синхронизирован с фактическим текстом в файле. Из-за этого, когда мы возвращались назад, чтобы вставить слово в какое-то предложение, оно иногда вклинивалось в середину другого слова. Мы уже сталкивались с аналогичными неприятностями в Word 2003, но в Word 2007 эта проблема, похоже, усугубилась.
Microsoft расширяет опции Office
Среди вариантов поставки Office 2007 появились версии Enterprise, Ultimate и Home and Student,
отражающие разную комплектацию пакета приложений.
Мы надеялись, что в новых Word и Excel появится некий онлайновый компонент, обеспечивающий сетевой доступ к документам без использования электронных рассылок или развертывания SharePoint Server. К сожалению, такая функция пока что отсутствует.
PowerPoint 2007
PowerPoint 2007 обзавелся графической функцией Smart Art (доступной также в Excel и Word), которая позволяет добавлять в презентации изящные диаграммы и графику. В PowerPoint 2007 также появились темы, представляющие собой шаблоны с информацией о дизайне слайдов. Пользователи могут создавать собственные темы и повторно к ним обращаться либо выбирать подходящий вариант из набора готовых тем, имеющихся в самом PowerPoint или в ресурсах Microsoft Office Online (office.microsoft. com).
При помощи SmartArt даже технически неопытный пользователь может превратить простую диаграмму
или маркированный список в элегантную графику
Наряду с темами в PowerPoint 2007 теперь есть средства, позволяющие проектировать и сохранять заказные макеты слайдов. Их можно многократно использовать, что избавляет от необходимости копировать и вставлять макет в новые слайды. Мы убедились, что эта функция действительно очень ускоряет процесс создания презентации.
При использовании PowerPoint вместе с Office SharePoint Server 2007 у пользователей появляются возможности для групповой работы, включая общий доступ к централизованной библиотеке контента слайдов Slide Library, находящейся в SharePoint Server. Это позволяет перепрофилировать уже имеющийся контент под другую презентацию или быстро импортировать слайды, стандартно включаемые во все презентации компании.
Помимо этого в SharePoint Server компании могут управлять процессами проверки и официального утверждения презентаций PowerPoint 2007, а также инициировать и протоколировать их.
Хотя первые бета-варианты Office 2007 содержали поддержку PDF, между Adobe Systems и Microsoft остались некоторые разногласия, и в окончательную версию пакета эта поддержка напрямую не включена. Тем не менее PDF-функцию можно добавить в Office 2007 в форме вспомогательного модуля Microsoft Save as PDF, загружаемого через Интернет. Аналогичным образом Microsoft предоставляет и добавочный модуль для XPS (XML Paper Specification).
Оба компонента, каждый размером менее 1 Мб, имеются на сайте office.
microsoft.com, и мы очень быстро и легко загрузили и инсталлировали их. Презентации PowerPoint можно создавать и сохранять в различных форматах, включая PDF и XPS. То же самое относится и к документам Word и Excel. Хотя другие офисные пакеты, в частности OpenOffice.org и Corel WordPerfect, уже давно позволяли сохранять файлы в форме PDF-документов, в Microsoft Office эта возможность появилась впервые. Будем надеяться, что PowerPoint последующих версий Office будет поддерживать Adobe Flash - уже работающую функцию аналогичного пакета StarOffice фирмы Sun Microsystems.
Excel 2007
Ленточный интерфейс наиболее явно демонстрирует свои преимущества в Excel 2007, обеспечивая гораздо более удобный доступ к усовершенствованным функциям обработки электронных таблиц.
Excel 2007 также предлагает улучшенные графические возможности, в том числе великолепные трехмерные диаграммы и графики, не требующие особого труда пользователей.
Используя новую графическую подсистему, мы легко создавали всевозможные варианты представления данных, от секторной диаграммы до диаграммы рассеивания. Среди опций Excel имеются и биржевые диаграммы, и диаграммы в виде разрезанного торта или набора кружков. В Excel 2007 все эти разновидности диаграмм смотрятся намного привлекательнее, чем в Excel 2000 или 2003.
Следует добавить, что Microsoft постаралась упростить работу с более сложными функциями. Например, создавая сводные таблицы PivotTables, пользователи теперь могут перетаскивать поля в любое место, где их желательно отобразить. Очень важно, что приложение стало работать с гораздо более крупными массивами данных, а таблицы Excel вмещают до 1 048 576 строк и 16 384 столбцов.
Outlook 2007
В Outlook 2007 пользователи найдут не только новый интерфейс "ленты", но и другие важные перемены. Как это уже было с версией 2003, ряд существенных усовершенствований привязан к Exchange Server (точнее, к Exchange Server 2007). Но и помимо них Outlook приобрел ряд новых функций, повышающих эффективность работы и при взаимодействии с прошлыми версиями Exchange или другими серверами электронной почты.
ГИП Outlook 2007 имеет два главных новшества: во-первых, в нем появился интерфейс ленты в окнах форм Outlook, например New Message и New Calendar, а во-вторых - новая панель To-Do в основном интерфейсе Outlook. Кроме этого разработчики Microsoft добавили в приложение еще ряд относительно мелких, но тонких усовершенствований, облегчающих просмотр и организацию информации.
Мы убедились, что инструментальная лента Outlook 2007 обеспечивает такой же удобный и контекстно-зависимый доступ к функциям приложения, как и в других компонентах Office.
Панель To-Do, расположенная по правому краю главного окна, является факультативным элементом интерфейса и позволяет быстро просмотреть календарь, задачи и помеченные сообщения. Из этой панели можно вызвать левое навигационное окошко Outlook 2007 с календарем на месяц.
Нам понравилось, что панель To-Do импортирует задачи из других приложений Office 2007, в том числе Project 2007, OneNote 2007 и Windows SharePoint Services. Заменяя представление Mailbox прошлых версий Outlook, эта функция отлично информирует пользователей о предстоящей работе и может постоянно присутствовать в качестве системы напоминаний. В первую очередь она понравится пользователям с крупноформатными мониторами, так как подобное окно занимает порядочное место на экране.
Пользователи могут работать в режиме минимизированной ленты, расширяющем рабочее пространство документа
Microsoft ввела ряд усовершенствований в управление совещаниями, особенно в их календарном планировании. Главное из них, Scheduling Assistant, требует взаимодействия с Exchange Server 2007. Ассистент планирования облегчает организацию совещаний, выбирая наиболее свободные окна в персональных календарях участников этих совещаний.
Одна из наиболее удачных функций обновленного Outlook - групповой просмотр графиков доступного времени - не требует Exchange Server 2007. Пользователи Outlook 2007 могут выслать почтовое сообщение, непосредственно информирующее о степени их занятости на определенный период времени. К этому сообщению прилагается вложение с той же информацией в формате iCal. При тестировании этой функции мы могли ограничить объем информации, разделяемой через сообщение, только данными о свободном и занятом времени.
Общие возможности управления совещаниями усиливает и интеграция нового Outlook с OneNote 2007. Те, кто использует OneNote для составления повестки дня и назначения времени совещаний, будут довольны, что информация Outlook 2007 сможет передаваться в область заметок OneNote.
В аспекте управления электронной почтой Outlook 2007 приобрел пару функций, непосредственно привязанных к Exchange Server 2007, включая возможности управлять личным почтовым автоответчиком и взаимодействовать с управляемыми папками Exchange Server 2007. Управляемые папки позволяют компаниям организовывать электронную почту в соответствии с нормативными требованиями.
В Outlook 2007 появился ряд добавлений, облегчающих управление информацией. Нам понравилась новая методология пометки и категоризации значимости сообщений, позволяющая классифицировать их цветом.
В целом мы пришли к выводу, что в рутинных задачах вроде сортировки сообщения и открывания календаря Outlook 2007 работает несколько медленнее Office 2003. Поиск, правда, осуществляется побыстрее, но с меньшей селективностью.
Access 2007
В новом пакете значительно усовершенствованы возможности работы с базами данных Access. Корпорация предлагает готовый набор шаблонных приложений для наблюдения за данными, который чрезвычайно облегчает задачи пользователей, не имеющих опыта работы с базами данных, при отслеживании информации и создании отчетов.
Документы, созданные в двоичных файловых форматах Office 2003 и более ранних
версий пакета, можно легко конвертировать в XML-форматы Office 2007
Понравилась нам и новая автоматизированная функция создания таблиц, хорошо справляющаяся с правильной идентификацией типов данных. Но все же нам удалось поставить ее в тупик, импортировав из Excel нестандартные данные.
Access 2007 теперь интегрируется с формами InfoPath, что в основном лишь помогает повторно использовать формы, созданные другими сотрудниками. Возможно, где-то это пригодится, но мы с трудом представляем себе ситуацию, когда имело бы смысл использовать InfoPath в качестве входного приложения.
С авторами обзора из eWeek Labs Энн Чен и Майклом Кейтоном можно связаться по адресам: anne_chen@ziffdavis.com, michael_caton@ziffdavis.com.
