ОБЗОРЫ

Обновленный пакет microsoft поднимает уровень групповой работы

Выпустив Office 2007, Microsoft подняла планку возможностей внутриофисного взаимодействия. Однако чтобы полностью реализовать этот потенциал пакета, он должен быть подключен к Office SharePoint Server 2007.

Вверху: Grove 2007 содержит ряд базовых функций управления совещаниями, включая возможность использовать

 их протоколы и решения, в чем это ПО перекрывается с OneNote 2007. Внизу: Outlook 2007 теперь позволяет

управлять задачами, импортированными из различных приложений Office

Как показали тесты eWeek Labs, групповые возможности Office 2007 могут повысить производительность труда, но ИТ-менеджеры должны помочь пользователям преодолеть некоторые сложности применения групповых функций, которые реализуются при объединении приложений Office 2007 с Office SharePoint Server 2007.

В самом элементарном плане Office SharePoint Server 2007 предоставляет пользователям место для хранения информации и совместной работы с контентом с добавлением определенных встроенных в документы возможностей по организации потоков операций (workflow). В ходе тестов мы могли конфигурировать workflow, создав специализированную папку, а затем приглашать других пользователей участвовать в этих операциях в соответствии с предписанными датами и заданиями.

Office SharePoint Server 2007 включает четыре базовых workflow-процесса: утверждение документов, сбор отзывов, сбор подписей и утверждение распоряжений. Нам понравилось, что потоки операций можно запускать на основе условий, скажем, в случае изменения документа.

Если какой-либо документ, скажем файл Word, совместно используется через Office SharePoint Server 2007 или участвует в потоке операций SharePoint, меню кнопки Office для этого документа будет содержать команды, зависимые от ограничений на управление документом в SharePoint.

Например, когда мы открыли документ Word, участвующий в потоке операций SharePoint, у нижнего края ленты Word появился баннер с предупреждением об этом факте. Работая над документом, мы могли регистрировать завершение работы либо инициировать следующий этап workflow непосредственно с помощью кнопки Office, выбрав пункты меню Server или Workflow.

Мы также выяснили, что Word хорошо показывает альтернативы workflow внутри приложения. Когда мы обратились к заданию из приложения Word, оно представило нам форму, позволяющую переназначить задачу или сделать запрос на изменение документа с соответствующим сдвигом сроков работы.

В целом Microsoft проделала серьезную работу, чтобы усовершенствовать управление задачами и предоставить пользователям возможность видеть свои задачи как в SharePoint Server, так и в Outlook - наиболее употребительном приложении для управления персональными делами.

Групповые возможности Outlook

Outlook 2007 может отображать консолидированное представление задач, импортированных пользователем из других приложений Office.

Это крупное усовершенствование, так как пользователю сложно самостоятельно ориентироваться среди многочисленных объектов задач, разбросанных по другим приложениям Office. Скажем, Outlook 2007 может синхронизировать задачи из Office SharePoint Server 2007, Access 2007, Project 2007 и OneNote 2007.

Используя интеграцию с OneNote, мы импортировали протокол совещания и конвертировали принятые решения непосредственно в задачи. Outlook автоматически перенес эти задачи в список дел To-Do List. Если пользователь Outlook пометит их как завершенные, они будут считаться таковыми и в OneNote. Когда задача находится в Outlook, ею можно управлять с помощью стандартных средств управления заданиями этого приложения.

В Outlook появились и другие общие элементы групповой работы, включая поддержку RSS, которую можно использовать для управления внутренней информацией и традиционных RSS-сводок. Например, мы могли подписаться на RSS-ленту Office SharePoint Server 2007, информирующую об изменениях в списке задач на узле SharePoint.

Помимо управления задачами в Outlook 2007 улучшены инструменты, посредством которых пользователи могут совместно работать с календарями и согласовывать время совещаний с внешними пользователями. Усовершенствованные функции управления календарными планами требуют взаимодействия с Exchange Server 2007.

Интеграция OneNote

Для большинства пользователей пакета Office приложение OneNote находится на периферийных ролях, однако теперь все может измениться. В Office 2007 у OneNote появились полезные точки интеграции с Outlook и SharePoint, причем не только в управлении задачами.

Одним из главных усовершенствований является, как уже говорилось, интеграция с календарем Outlook. С OneNote 2007 инсталлируется (для Outlook 2003 или 2007) элемент инструментальной панели, позволяющий импортировать информацию из приглашения на совещание (например, его время, список участников и повестку дня) и автоматически заполнять ею страницу Notebook. В OneNote эта информация организуется в форме, включающей обратную ссылку на пункт календаря Outlook.

Есть в OneNote две новые функции, упрощающую совместную работу с данными сверх того, что предоставляют службы Windows SharePoint Services. Используя новую версию OneNote, мы могли скомпилировать группу страниц и предоставить ее в общий доступ путем создания блокнотов Notebook. Эти блокноты могут разделяться из локальной копии, из копии, хранимой на сетевом диске, или из узла Office SharePoint Server.

Совместная работа с Notebook организуется довольно просто - надо лишь задать местоположение разделяемого ресурса (локальное или на сервере), и OneNote сгенерирует почтовое сообщение со ссылками на разделяемый Notebook для других пользователей.

Вверху: пользователи Groove 2007 могут создавать и разделять приложения баз данных с помощью конструктора

форм Groove. Внизу: OneNote 2007 интегрируется с календарем Outlook 2007, что позволяет извлекать

информацию о совещаниях и работать с нею в блокноте

Эта функция пригодна и для синхронизации копий Notebook на разных компьютерах. Отдавая в пользование локальную копию, мы должны убедиться, что одновременно предоставили необходимые права получателям информации, а в Windows XP эта задача требует привилегий администратора ПК. В то же время Office SharePoint Server 2007 позволяет создать специальную библиотеку документов OneNote для управления разделяемыми папками.

Данный метод разделения не является полностью автоматическим. В меню OneNote есть пункт синхронизации, к которому необходимо обращаться для копирования изменений между разными версиями информации. Кроме того, OneNote не имеет механизма арбитража изменений, и наиболее позднее изменение неизбежно перекроет более раннюю правку документа. Проблемы возможны и из-за того, что OneNote постоянно вносит записи в Notebook, даже если в это время пользователь редактирует содержимое Notebook. Чтобы уменьшить эти проблемы, мы могли на время редактирования, хоть это и не очень удобно, переключить Notebook в режим автономной работы, а по окончании правки осуществить его синхронизацию.

Функциональность Groove

Office 2007 предоставил Microsoft возможность усовершенствовать ПО Groove, доставшееся ей в результате покупки одноименной компании в марте 2005 г. Вообще Groove претерпел существенные изменения, однако новую версию выгоднее всего использовать в мире Office, особенно в сочетании с SharePoint Server, Windows SharePoint Services и InfoPath.

Но все же Groove 2007, по крайней мере тематически, еще смотрится некоторым чужаком в пакете Office. Хотя его средства групповой работы можно интегрировать с помощью SharePoint Server или Windows SharePoint Services, это ПО создает внутренне замкнутые островки кооперации в P2P-сети. В корпоративной среде, требующей серьезного контроля над документами, применять Groove 2007 довольно рискованно, хотя этим риском можно управлять, перенеся коммуникационную инфраструктуру Groove внутрь брандмауэра.

Центральной структурой Groove 2007 является P2P-сеть Groove, управляемая либо через совокупность обслуживаемых Microsoft публичных серверов, либо через группу серверов, которую можно купить у Microsoft. Пользователи создают с помощью шаблонов собственные приложения и разделяют их с другими пользователями по локальной сети или через Интернет. Круг подключаемых лиц определяется публичным каталогом Groove, сервисом-издателем локальной сети. Приложение может также разделяться через электронную почту либо по связи между компьютерами (например, от офисного ПК к домашнему).

Microsoft сократила общее число шаблонов Groove, сфокусировавшись на шаблонах, привязанных к базовому комплекту функций.

Нынешние базовые шаблоны охватывают приложения для дискуссий, совместной работы с файлами, формы, календарь и ПО совещаний. Некоторые из приложений покажутся излишними - например, большинству пользователей Office вряд ли понадобится разделяемый календарь, так как эта функция вполне доступна через Outlook и Exchange Server.

Тем не менее одно из главных достоинств Groove состоит в том, что этот компонент позволяет распространить функции, традиционно предназначенные для внутренних пользователей, за пределы организации для работы в совместных проектах. Если Exchange обеспечивает разделение календарей только внутри одной организации, то Groove позволяет разделять тот же календарь, например, и с внешним консультантом проекта. Кроме того, он включает конструктор форм для сбора и совместного доступа к такой несложной информации из баз данных, как списки участников мероприятий или подробности каталога продуктов.

Groove 2007 также поддерживает формы InfoPath, что позволяет повторно использовать формы, созданные пользователями для внутренних процессов. В то же время поддержка InfoPath, по нашему мнению, пока не вполне органична, и чтобы формы компании были совместимы с Groove 2007, их, наверное, еще придется редактировать.

Другой интересной функцией является поддержка библиотек документов Office SharePoint Server. Клиент Groove теперь дает пользователям возможность забирать документы SharePoint для автономного редактирования. Благодаря этому компании могут привлекать партнеров к процессу создания и редактирования документов, не предоставляя им доступ к своей сети. Работник компании может подключиться к контенту SharePoint изнутри брандмауэра, а затем поделиться им, наподобие прокси, с внешним пользователем через сеть Groove. Это также позволяет организовать доступ работников к контенту SharePoint с их домашних ПК.

ИТ-администраторы, не заинтересованные в подобном способе разделения информации, но признающие пользу Groove для коллективной работы, могут строго управлять сетями Groove. Компаниям, желающим эксплуатировать и контролировать внутренние Groove-сети, Microsoft также предлагает продукты Groove Enterprise Management Server 2007 и Enterprise Relay Server 2007.

В процессе инсталляции пакет Groove 2007 можно сконфигурировать для подключения только через Enterprise Relay Server. Как компонент Office, Groove 2007 входит лишь в пакеты Microsoft Office Enterprise 2007 и Microsoft Office Ultimate 2007, и тем самым Microsoft упускает возможность помочь малому и среднему бизнесу в быстрой организации групповых пространств без помощи ИТ-фирм. Однако Groove можно лицензировать как самостоятельный продукт по цене 229 долл. на каждого пользователя.

С техническим аналитиком Майклом Кейтоном можно связаться по адресу: michael_caton@ziffdavis.com.