Документооборот как услуга

ОБЗОРЫ

Новые продукты предоставляют малому и среднему бизнесу возможности управления документами

Как бы ни называли эту бизнес-модель - приложениями по запросу (on demand), предоставлением ПО как услуги (software as a service, SAAS) или арендой прикладных систем (application service provider), обеспечиваемая ею возможность приобретать и развертывать корпоративные приложения на началах хостинга значительно снижает затраты, связанные с эксплуатацией и поддержкой зачастую весьма сложных систем.

Вверху: SpringCM предоставляет несколько вариантов контроля доступа к документам, позволяя указать, как и когда они могут

использоваться. Внизу: в составе SpringCM имеется мощный инструмент управления потоками работ, определяющий порядок

действий с документами

Сначала предоставление услуг такого рода по запросу получило распространение в области управления отношениями с клиентами (CRM), а теперь все шире используется и в другой сфере - в управлении контентом и документами.

Последняя задача имеет некоторые особенности, из-за которых ее реализация в форме хостинга становится делом весьма непростым. В целом компании довольно осторожно относятся к идее размещения всех своих жизненно важных документов на постороннем сервере, совершенно ими не контролируемом. Кроме того, если рассуждать исключительно с позиций эффективности работы, то постоянно пересылать на внешние серверы документы, которые в ином случае никогда не покинули бы пределов корпоративной сети, представляется не самым лучшим способом использования сетевых ресурсов.

Но для малого и среднего бизнеса система управления документами корпоративного масштаба может оказаться чересчур дорогой платформой, требующей слишком много времени на развертывание. А многие продукты с широкой функциональностью, такие как EMC Documentum, ориентированы на самые мощные решения в области хранения и управления потоками работ, в которых малый бизнес, как правило, не испытывает необходимости. Для таких пользователей привлекательным вариантом было бы простое в развертывании решение, удовлетворяющее большую часть их элементарных потребностей в управлении документами.

Для данного обзора лаборатория eWeek Labs выбрала две системы категории "ПО как сервис" (SAAS): SpringCM одноименной компании и Xythos on Demand производства Xythos Software. Оба продукта легко подготовить к использованию, и оба они удовлетворяют основные потребности в управлении документами, такие как передача документов на обработку, управление ими и отслеживание статуса.

Каждый продукт имеет свои сильные и слабые стороны. SpringCM предоставляет более широкие средства для настройки и управления потоками работ. Однако у него отсутствуют такие функции, как интеграция с RSS-агрегатором. А Xythos on Demand обладает хорошими механизмами уведомления и упрощенным интерфейсом пользователя, но потоками работ управлять не способен.

Как SpringCM (www.springcm. com), так и Xythos on Demand (www.xythosondemand.com) позволяют создать пробные учетные записи сроком на 30 дней. Мы рекомендуем воспользоваться такой возможностью, чтобы выяснить, какой из двух продуктов лучше подходит для удовлетворения потребностей в управлении документами именно вашей компании.

Цены на подобные услуги хостинга часто устанавливаются с учетом многих факторов - количества и типа пользователей, объема хранящихся документов, использования дополнительных функций. Стоимость обоих предложений сопоставима. Первоначально, при развертывании системы в небольшом масштабе, она составит несколько сотен долларов в месяц. Правда, Xythos on Demand обойдется несколько дешевле, чем SpringCM. Более подробную информацию о ценах на эти продукты можно получить по адресам: www.xythosondemand.com/home/xythos/get_started/service_plans.html и www.springcm.com/v2/ index.php?method=Products&sub=Pricing.

SpringCM

Основными особенностями SpringCM версии 3.7 (именно эту версию мы тестировали для данного обзора) являются привлекательный и настраиваемый в широких пределах пользовательский интерфейс, а также несколько специальных функций, позволяющих вводить контент в систему и работать с ним.

Вероятно, наиболее полезной из этих функций оказалась возможность назначить хостинговой службе уникальный электронный адрес (в формате yourmailingaddress@inbound.springcm.com), по которому любой пользователь может направлять документы в виде вложенных файлов, после чего они автоматически добавляются в репозиторий. Если учесть, какое широкое распространение приобрел обмен документами по электронной почте, мы считаем, что это прекрасный способ ввода контента в систему, особенно когда речь идет о документах, поступающих от работающих за пределами компании сотрудников или партнеров.

Кроме того, SpringCM содержит плагин для работы с Microsoft Office. Благодаря этому сотрудники могут непосредственно из офисных приложений автоматически сохранять и читать документы, контролируемые SpringCM. Есть также общедоступные папки (за каждую взимается дополнительная плата), которые позволяют настроить папки, находящиеся вне системы, для хранения представляющих общий интерес документов и доступа к ним.

Возможны и стандартные варианты загрузки, требующие заполнения ряда полей в браузере или загружающие несколько файлов одновременно с помощью специальной Java-программы. Служба поддерживает также папки WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning), позволяющие манипулировать документами посредством простого перетаскивания их с помощью мыши.

Правда, при использовании последнего варианта мы быстро обнаружили одно слабое место нынешней версии SpringCM. Речь идет об интегрированной справочной системе: SpringCM не позволяет получить помощь с учетом контекста. Если мы обращались за справкой, то всегда оказывались на главной странице. Когда мы попытались найти информацию о том, как получить доступ к интерфейсу WebDAV, никаких сведений не обнаружилось. И только поговорив с представителями компании SpringCM, мы получили адрес, по которому расположена информация о доступе к папкам посредством WebDAV через Windows Explorer.

После загрузки документов SpringCM предоставила нам все стандартные функции управления и маршрутизации документов, необходимые большинству компаний, такие как регистрация входящих и исходящих документов, ведение списков уникальных ключевых слов и атрибутов, управление версиями документов. С регистрацией входящих и исходящих связана одна любопытная функция под названием Nudge User ("подтолкни пользователя"). Она позволила нам направить уведомление тому, кто долгое время не возвращал взятый на обработку нужный нам документ.

Хотя возможности SpringCM по управлению потоками работ не идут ни в какое сравнение с теми, что есть в корпоративных системах высшего класса, мы считаем их достаточно мощными и способными удовлетворить большинство потребностей в маршрутизации документов. SpringCM позволяет создавать как простые потоки работ, состоящие из одного действия (вроде "Джо, посмотри этот документ"), так и более сложные, включающие несколько этапов. Любой созданный поток работ можно сохранить в качестве шаблона для использования в последующем.

Пользователи могут пересылать документы в SpringCM через специальный адрес электронной почты

Когда нужно направить документ за пределы системы, SpringCM открывает доступ ко всем необходимым вариантам через единый интерфейс. Например, если документ посылался из системы SpringCM, мы могли прикрепить к нему сопроводительную записку, отобрать из списка имена получателей, указать способ доставки и форму представления (почта, PDF, факс, почтовый ящик SpringCM), задать параметры безопасности и настройки доступа, в том числе такие как срок действия документа, возможность его дальнейшей пересылки и распечатки, авторское право на документ.

Предприятиям, которые хотят приспособить данный сервис для работы с имеющейся у них Web-инфраструктурой, SpringCM предоставляет ряд удобных опций. На экранах настройки мы могли заменить логотип SpringCM логотипом своей компании и изменить цвета фона и текста таким образом, чтобы они соответствовали используемым на наших сайтах и порталах.

Новые версии и обновления, как и у других продуктов категории SAAS, появляются очень часто. К тому времени, когда вы будете читать данный обзор, должна выйти версия сервиса SpringCM 3.8. Познакомившись с предварительным, демонстрационным ее вариантом, мы увидели, что SpringCM приобретет новый интерфейс пользователя, который в основных чертах воспроизводит стандартный интерфейс Outlook. Другой важной ее особенностью станет возможность целиком клонировать учетную запись SpringCM. Это будет полезно при последующем развертывании сервиса в различных подразделениях или департаментах той или иной компании.

Xythos on Demand

В отличие от системы SpringCM, которая предоставляется только на началах хостинга, у Xythos on Demand есть сходный по функциональности аналог под названием Xythos Enterprise Document Mana-gement Suite, лицензируемый по стандартной схеме. В нем используется тот же интерфейс, что и в Xythos on Demand, но имеются дополнительные возможности, такие как интеграция с потоками работ и с корпоративной службой каталогов.

Вверху: Xythos on Demand имеет простой, но хорошо работающий интерфейс пользователя, через который осуществляется

управление документами и папками. Внизу: имеющаяся в Xythos функция выдачи удостоверений позволяет предоставить

внешним пользователям доступ к документам на определенный срок

На первый взгляд Xythos on Demand выглядит не слишком привлекательно. Небогатый пользовательский интерфейс, выдержанный в серых тонах, правильнее всего было бы назвать скучным. Однако начав работать с этим продуктом, мы обнаружили, что он интуитивно понятен и прост в применении, хотя из этого правила есть несколько серьезных исключений.

Во-первых, нам не понравилось, что слишком много основных функций (управление версиями, настройка прав доступа, создание комментариев, задание свойств документа пользователем) глубоко запрятано в недрах интерфейса администрирования. Но когда мы уяснили, где что находится, пользоваться Xythos on Demand стало гораздо проще.

Нам помогло то обстоятельство, что справочная система Xythos on Demand в отличие от SpringCM работает с учетом контекста. Благодаря этому мы получали необходимые подсказки, связанные с текущим рабочим окном.

Одной из наиболее сильных сторон Xythos on Demand являются функции подписки и уведомления. Пользователи могут подписаться на любые документы и папки. После этого они будут получать уведомления при каждом изменении контента и всякий раз, когда кто-нибудь добавит свой комментарий или прочтет документ.

Более того, Xythos on Demand позволяет подписаться на любую папку и любой контент и получать уведомления через механизм RSS. Мы считаем это отличным дополнением к системе управления документами. Уведомления об изменениях документов, хранящихся в репозитории, можно получать с помощью того же механизма, что применяется для сбора обновлений из блогов и новостных сайтов.

Вместо традиционной регистрации входящих и исходящих Xythos on Demand позволяет просто разрешать или запрещать внесение изменений в те или иные документы. Продукт не предусматривает создание потоков работ в какой бы то ни было форме. Их заменяют простое предоставление коллективного доступа с разграничением полномочий на работу с документами.

Специальные удостоверения позволяют использовать документы, сохраняя определенный контроль над ними, совместно с внешними пользователями и партнерами. Чтобы создать такое удостоверение, достаточно просто указать, позволено ли получателю только читать или еще и вносить в документ изменения, задать срок его хранения и защитить паролем. По завершении этой процедуры мы получили ссылку на документ, которую могли отправить по электронной почте другим пользователям.

Чтобы загружать контент в систему, Xythos on Demand предлагает стандартные варианты, такие как заполнение полей в браузере и плагин для одновременной загрузки нескольких файлов. Установив на своих компьютерах Windows-приложение Xythos Drive, мы получили доступ к репозиториям Xythos, которые выглядели как подключенные диски.

Кроме того, Xythos on Demand эффективно использует механизм WebDAV: создается кнопка Web Folders, которая дает пользователям возможность одним щелчком мыши открыть с помощью Explorer папку с любым контентом.

Главному техническому аналитику Джиму Рапоза можно писать по адресу: jim_rapoza@ziffdavis.com.